4-page Case Study - Posted 6/29/2013
Views: 44
Rate This Evidence:

PURO Hotel

Dynamiczna działalność PURO Hotel wsparta innowacyjnymi aplikacjami Microsoft Office 365

*
* „Wartością dodaną przeprowadzonej migracji jest zadowolenie naszych pracowników z użytkowania systemu. Nie musieli oni przechodzić szkoleń z obsługi rozwiązania, ponieważ już wcześniej korzystali z wersji lokalnie hostowanej. Obsługa Office 365 jest dla nich szybka i intuicyjna”.
 
*

Piotr Kłak,
Menadżer IT,
PURO Hotel

*
Microsoft Office 365 w nowoczesnej sieci hoteli PURO Hotel usprawnił komunikację pomiędzy pracownikami oraz pozwolił zoptymalizować obieg dokumentów. Użytkownicy rozwiązania zyskali dostęp do poczty, kontaktów, kalendarza i witryn aplikacji SharePoint z urządzeń przenośnych, dzięki czemu ich praca jest znacznie wydajniejsza i wygodniejsza.

Potrzeby biznesowe

Puro Hotels Sp. z o.o. to firma o norweskim rodowodzie rozwijająca w Polsce sieć nowoczesnych hoteli. Na rynku polskim aktywnie funkcjonuje od 2011 roku, kiedy otwarto pierwszy hotel sieci – PURO Hotel we Wrocławiu. Kolejne obiekty zostaną otwarte w Krakowie, Poznaniu, Gdańsku i Warszawie.

Sieć oferuje wysokiej jakości usługi hotelarskie. Placówki są nowoczesne pod każdym względem – począwszy od możliwości zdalnego sterowania temperaturą i oświetleniem w pokoju, przez dostęp do Internetu w technologii „N” o prędkości do 300Mb/s, po możliwość zamawiania usług poprzez tablet i komunikowanie się z wykorzystaniem tego urządzenia.

Rozwój sieci hotelowej, a co za tym idzie – konieczność wprowadzania nowych usług i zarzadzania nimi, oraz usprawnienie komunikacji między pracownikami stały się dla PURO Hotel priorytetem. Firmie zależało głównie na ujednoliceniu obiegu dokumentów, polityki e-mail oraz komunikacji wewnętrznej.

„Chcemy ułatwić swoim pracownikom wykonywanie codziennych obowiązków związanych z obsługą obiektów i gości, a także umożliwić oferowanie klientom wysokiej klasy usług, w tym tych związanych z wykorzystaniem innowacyjnych technologii” – komentuje Łukasz Piekarski, Dyrektor Operacyjny hotelu Wrocław, PURO Hotel.

W rezultacie PURO Hotel zdecydował się na migrację używanych już rozwiązań firmy Microsoft w wersji hostowanej lokalnie – Exchange, SharePoint i Lync – do wersji online – Microsoft Office 365. Cele migracji zostały wyraźnie określone – firmie zależało na usprawnieniu obiegu dokumentów i informacji oraz komunikacji wewnątrz firmy, co umożliwiłoby pracownikom efektywniejsze wykonywanie zadań. Co więcej, rozwiązanie miało być w pełni outsourcowane celem minimalizacji kosztów na IT.

„Już wcześniej korzystaliśmy z aplikacji SharePoint, Exchange i Lync, z których byliśmy bardzo zadowoleni. Ponadto opcja korzystania z rozwiązań Microsoft bez inwestycji we własną infrastrukturę była dla nas bardzo ważna. Decyzja o wdrożeniu Office 365 stała się zatem oczywista” – mówi Przemysław Wieczorek, Członek Zarządu, PURO Hotel.

Rozwiązanie

PURO Hotel zdecydował się na licencje usługi Microsoft Office 365 w planach E2 i E3, dedykowanych dla firm wymagających narzędzi do komunikacji i współpracy, a także możliwości odczytywania oraz prostej edycji dokumentów za pośrednictwem aplikacji Office Web Apps.

Partnerem wdrożeniowym PURO Hotel została firma CYBER, która współpracowała z siecią hoteli praktycznie od samego początku jej istnienia. CYBER specjalizuje się w tworzeniu profesjonalnych rozwiązań biznesowych opartych na technologiach internetowych, multimedialnych oraz telekomunikacyjnych, a także hostingu i outsourcingu IT.

Wdrożenie Office 365 polegało na migracji danych z lokalnie hostowanych aplikacji SharePoint, Exchange i Lync do wersji online.

„Migracja do wersji chmurowej była oczywista. Wszyscy pracownicy już przed wdrożeniem rozwiązania używali na swoich komputerach systemu Windows oraz lokalnych aplikacji, takich jak SharePoint czy Exchange, stąd wersje online były w tym przypadku znakomitym uzupełnieniem i usprawnieniem dla ich codziennej pracy związanej z korespondencją mailową oraz obiegiem dokumentów. Wersje te stanowią kompletne i – co ważne – jednorodne środowisko pracy” – komentuje Piotr Kłak, Menadżer IT, PURO Hotel.

Z rozwiązania korzysta obecnie 45 osób.

Jak to działa?

Migracja do Exchange Online pozwoliła na zwiększenie pojemności skrzynki pocztowej do 25 GB, przy jednoczesnej gwarancji bezpieczeństwa przechowywanych informacji i ich wymiany dzięki zastosowaniu skutecznych zabezpieczeń. Co więcej, licencja w planie E3 oferuje archiwum dokumentów i informacji bez limitu.

Exchange Online umożliwia pracownikom pełen dostęp do kontaktów i archiwum maili z dowolnego urządzenia przenośnego połączonego z Internetem. Aplikacja pozwala też na współdzielenie kalendarzy oraz planowanie spotkań i zadań.

Z kolei SharePoint Online jest miejscem zapisywania dokumentów i informacji, które są dostępne dla wszystkich pracowników firmy. Po migracji do wersji chmurowej pojawiły się nowe możliwości aplikacji: tworzenie zabezpieczonych bibliotek dokumentów, list plików, a także kreowanie witryn projektowych czy funkcjonalnej strony WWW.

SharePoint Online pozwala na współpracę w czasie rzeczywistym nad różnymi ofertami czy projektami. Dzięki rozwiązaniu możliwe jest też udostępnianie dokumentów współpracownikom bez konieczności wysyłania ich mailem czy umieszczania na platformie FTP.

„SharePoint Online umożliwia przede wszystkim synchronizację pracy. Jest to dla nas bardzo ważne, aby wszystkie działania przebiegały bez zakłóceń” – mówi Przemysław Wieczorek, Członek Zarządu, PURO Hotel.


Z kolei Lync Online pozwala na bieżący kontakt przy użyciu komunikatów oraz przekazu dźwięku i obrazu. Aplikacja umożliwia również udostępnianie pulpitu innym użytkownikom Office 365 oraz zewnętrznym współpracownikom czy kontrahentom.

Oprócz aplikacji Microsoft SharePoint Online, Exchange Online i Lync Online, pracownicy firmy korzystają również z Office Web Apps do przeglądania i edytowania dokumentów biurowych, takich jak Word, Excel, PowerPoint, Access, OneNote przy użyciu przeglądarek (Internet Explorer, Firefox, Safari).

Korzyści

PURO Hotel osiągnął wiele korzyści dzięki migracji do Office 365, wśród których można wymienić:

  • Usprawnienie komunikacji w firmie

Komunikator Lync Online pozwala pracownikom na korzystanie z opcji audio- i wideokonferencji, jak też rozmowy chat. Ponadto, mają możliwość udostępniania dokumentów na pulpicie komputera innej osoby.

„Dzięki komunikatorowi Lync Online od razu widać, które osoby są dostępne, a które zajęte. Aplikacja umożliwia pracownikom bycie w stałym kontakcie, co pozwala zaoszczędzić czas marnowany do tej pory na telefony do osób, których nie ma w danej chwili na stanowisku pracy” – komentuje Łukasz Piekarski, Dyrektor Hotelu we Wrocławiu, PURO Hotel.

  • Ograniczenie liczby wyjazdów służbowych

Komunikator Lync Online umożliwił również zredukowanie liczby wyjazdów służbowych.

„Dzięki usłudze Microsoft Lync Online możliwe stało się organizowanie spotkań online z wykorzystaniem technologii audio i wideo. Pozwoliło to na wygenerowanie znacznych oszczędności, które musielibyśmy przeznaczyć na organizację podróży służbowych. Obecnie w każdym momencie możemy zorganizować tele- czy wideokonferencję i wymienić się z uczestnikami istotnymi dokumentami i informacjami” – mówi Przemysław Woźny, Dyrektor Finansowy, PURO Hotel.

  • Usprawnienie edycji i obiegu dokumentów

SharePoint Online pozwala na automatyzację obiegu dokumentów i informacji. Przykładowo, świetnie sprawdza się w dziale księgowości – umożliwia skanowanie wszystkich faktur i umieszczanie ich w bibliotece, w której przypisywane są do nich informacje, np. o dacie do zapłaty czy już dokonanej płatności.

Dzięki Office 365 udało się również zautomatyzować proces nanoszenia poprawek w dokumentach, bez żmudnej konieczności przesyłania między sobą tzw. „ostatecznej wersji”.

„Osoba edytująca dokument ma ciągły podgląd, kto w danej chwili go poprawia czy przegląda. Aplikacja umożliwia także jednoczesną pracę na tym samym dokumencie, dzięki opcji udostępniania pulpitu. Podczas konferencji online mogę zaznaczyć odpowiednim kolorem obszary dokumentu, który omawiam z rozmówcą i nanieść poprawki. Mam wówczas pewność, że dobrze się zrozumieliśmy” – mówi Tymoteusz Skuza, Dyrektor Sprzedaży, PURO Hotel.

  • Ograniczenie kosztów na IT

Korzystanie z Microsoft Office 365 nie wymaga inwestycji finansowych w zakup i dalsze utrzymywanie własnej infrastruktury IT w postaci serwerów czy zatrudnienia specjalisty sprawującego nadzór nad jej prawidłowym funkcjonowaniem.

Płatność za korzystanie z Office 365 dokonywana jest w cyklu miesięcznym, z możliwością rezygnacji z wybranej funkcjonalności bądź całej usługi w dowolnym momencie. Co więcej, możliwa jest także zmiana planu licencji w zależności od zmiennych potrzeb firmy czy liczby pracowników.

„Rozwiązanie umożliwia stworzenie dodatkowych stanowisk pracy lub ich ograniczenie, w zależności od bieżących potrzeb firmy, co przekłada się na opłatę jedynie za te funkcjonalności i taką liczbę licencji, z których firma faktycznie korzysta” – komentuje Robert Słomka, właściciel CYBER.

  • Wzrost wydajności pracowników

Zaoferowanie użytkownikom dostępu do poczty e-mail, dokumentów, kontaktów i kalendarzy przy użyciu większości urządzeń przenośnych z dowolnej lokalizacji z dostępem do Internetu znacznie zwiększyła produktywność działania. Pracownicy pozostają ze sobą w stałym kontakcie, informując się na bieżąco o statusie wykonywanego zadania.

  • Wsparcie dla pracowników

Aplikacja została wyposażona w witrynę, poprzez którą możliwa jest kompleksowa obsługa użytkownika, jeśli ma jakikolwiek problem z systemem. Komunikator Lync Online spełnia rolę narzędzia komunikacji serwisanta z użytkownikiem.

„Wartością dodaną przeprowadzonej migracji jest zadowolenie naszych pracowników z użytkowania systemu. Nie musieli oni przechodzić szkoleń z obsługi rozwiązania, ponieważ już wcześniej korzystali z wersji lokalnie hostowanej. Obsługa Office 365 jest dla nich szybka i intuicyjna” – komentuje Piotr Kłak, Menadżer IT, PURO Hotel.

  • Migracja zakończona sukcesem

Do wdrożenia zakończonego sukcesem przyczyniło się profesjonalne podejście partnera wdrożeniowego do procesu migracji oraz zaangażowanie i otwartość na projekt ze strony PURO Hotel.

Wdrożone rozwiązanie okazało się słuszną decyzją – firma usprawniła komunikację wewnętrzną, podwyższając produktywność pracowników.

„Nasi pracownicy zyskali kompleksowe rozwiązanie, które ułatwia im wykonywanie codziennych obowiązków. Przykładowo, możliwość przypisywania zadań niweluje problem związany z ich realizacją na czas” – mówi Tymoteusz Skuza, Dyrektor Sprzedaży, PURO Hotel.

„Ze względu na dynamiczny rozwój sieci, a co za tym idzie – przybywaniem nowych pracowników – planujemy dalsze wprowadzanie pakietów E3 z lokalnie instalowanym Office Pro Plus” – podsumowuje Piotr Kłak, Menadżer IT, PURO Hotel.

Solution Overview



Organization Size: 30 employees

Organization Profile
PURO Hotel to nowa sieć hoteli na rynku polskim. Pierwszy hotel sieci to PURO Hotel we Wrocławiu. Kolejne obiekty zostaną otwarte w Krakowie, Poznaniu, Gdańsku i Warszawie.

Business Situation
Rozwój sieci hotelowej, a co za tym idzie – konieczność wprowadzania nowych usług i zarzadzania nimi, oraz usprawnienie komunikacji między pracownikami stały się dla PURO Hotel priorytetem. Firmie zależało głównie na ujednoliceniu obiegu dokumentów, polityki e-mail oraz komunikacji wewnętrznej.

Solution
W rezultacie PURO Hotel zdecydował się na migrację używanych już rozwiązań firmy Microsoft w wersji hostowanej lokalnie – Exchange, SharePoint i Lync – do wersji online – Microsoft Office 365. Cele migracji zostały wyraźnie określone – firmie zależało na usprawnieniu obiegu dokumentów i informacji oraz komunikacji wewnątrz firmy, co umożliwiłoby pracownikom efektywniejsze wykonywanie zadań. Co więcej, rozwiązanie miało być w pełni outsourcowane celem minimalizacji kosztów na IT.

Benefits
  • Usprawniona komunikacja wewnątrz firmy
  • Kompletne i jednorodne środowisko pracy
  • Generowanie oszczędności dzięki technologii chmury
  • Usprawniony obieg dokumentów i informacji
  • Ograniczenie liczby wyjazdów służbowych
  • Wzrost wydajności pracowników
  • Możliwość pracy zdalnej

Software and Services
Microsoft Office 365

Vertical Industries
  • Accommodation
  • Amusement/Gambling/Recreation/ Perf Arts/ Spectator Sports
  • Food Service
  • Travel

Country/Region
Poland

Business Need
  • Business Productivity
  • Cost Containment

IT Issue
  • Document and Records Management
  • Personal Productivity
  • Cloud Services

Languages
Polish

Partner(s)
CYBER

RSS