4-page Case Study - Posted 10/26/2010
Views: 49
Rate This Evidence:

Akademisk Boldklub

AB udliciterer driften til Microsoft og binder organisationen bedre sammen

ABs ledelse og medarbejdere blev mere mobile og gjorde it-driften mere stabil og sikker ved at udskifte den gamle serverinstallation med Microsoft Business Productivity Online Services. Løsningen giver også adgang til SharePoint 2007,
hvilke på sigt kommer til at binde organisation, trænere, spillere og eksterne partnere langt tættere sammen.

Udfordring

En aldrende it-infrastruktur baseret på egendriftede servere gjorde Akademisk Boldklub afhængig af ekstern konsulentbistand, når der skulle foretages selv små ændringer eller der opstod systemfejl – hvilket skete ofte. Samtidig havde medarbejderne ikke ekstern adgang til mails eller dokumenter, ligesom infrastrukturen reelt ikke understøttede informationsdeling og effektivt samarbejde.

Primære krav til løsningen
AB ønskede en stabil og brugervenlig hostet løsning, der gjorde ansatte i stand til at tilgå dokumenter og mails, uanset om de befandt sig på virksomhedens netværk eller ej. Samtidig skulle løsningen fremme samarbejdet i såvel ABs egen organisation som
med eksterne partnere.

Løsningen
Med en løsning baseret på Microsoft Business Productivity Online Services (BPOS) blev AB i stand til at lægge alle data – herunder mails og dokumenter - på en hostet serverstruktur og tilgå dem fra en vilkårlig placering. AB er tillige ved at migrere data, så klubben bl.a. kan drage fordel af fuld SharePoint Online-funktionalitet.

Fordele
  • Adgang til data fra en vilkårlig, ekstern netforbindelse fremmer mobilitet og produktivitet
  • Langt mere stabil og velfungerende infrastruktur
  • Videns- og dokumentdeling via SharePoint Server 2007 fremmer samarbejde internt i organisationen samt med eksterne partnere
  • Minimerer behov for ekstern konsulentbistand svarende til årlig besparelse på ca. 30.000 kroner
  • Ingen uforudsete ekstraudgifter til vedligehold og opdatering
*
* Når vi i dag gemmer et dokument, ligger det rent fysisk på en server hos Microsoft. Derfor skal vi ikke bekymre os om sikkerhedskopiering,
opgraderinger eller om hardwaren fungerer. Vi har endda fået et spam-filter, hvilket vi heller ikke havde før.    *


Ronny Saul
adm. direktør
Akademisk Boldklub

*
Som virksomhed er Akademisk Boldklub atypisk i den forstand, at ’forretningen’ – rimeligt eller ej – aldrig opfattes som bedre end 1. holdets seneste præsentation på grønsværen. For tiden er arenaen 1. division, men såvel eksponering som omsætning vil vokse betydeligt, hvis AB opfylder sin vision om at rykke op i SAS Ligaen i 2010. AB har dog mange lighedspunkter med andre mellemstore virksomheder, bl.a. ved at klubben reelt ikke har ressourcer til at drive en serverinstallation. Hvilket ABs administrerende direktør Ronny Saul erkendte efter flere år med jævnlige it-nedbrud. Nedbruddene gav en masse spildtid og gjorde det nødvendigt at tilkalde eksterne konsulenter, så medarbejderne igen kunne komme på mailsystemet eller åbne dokumenter på netværket.

- It-systemet var rasende ustabilt og vi skulle tit betale dyre konsulenttimer for at få det op at køre igen. Vi skulle også have hjælp, hver gang vi f.eks. skulle have sat en ny mailkonto op. Det var ikke tilfredsstillende, konstaterer Ronny Saul. Derfor besluttede AB at
tegne abonnement på Microsoft Business Productivity Online Services, der gav adgang til ekstern serverplads og en lang række onlineudgaver af kendte Microsoft-tjenester såsom Exchange og SharePoint.

Slipper for alle driftsproblemerne
- Når vi i dag gemmer et dokument, ligger det rent fysisk på en server hos Microsoft. Derfor skal vi ikke bekymre os om sikkerhedskopiering, opgraderinger eller om hardwaren fungerer. Vi har endda fået et spam-filter, hvilket vi heller ikke havde før, siger Ronny Saul.

- Det lyder måske banalt, hvilket det vel også er. Men det er virkelig en stor administrativ byrde at slippe for, når man ikke skal bekymre sig om den basale it-drift, tilføjer han. Ronny Saul håber, at udliciteringen gør klubben i stand til at spare ca. 30.000 kroner årligt på ekstern konsulentbistand.

I dag kan ABs medarbejdere også tilgå mail og dokumenter, selv om de ikke sidder på klubbens eget netværk. Desuden er det i dag blevet nemmere at sætte nye mailkonti op til såvel fastansatte som løst tilknyttede medarbejdere, hvilket igen sparer tid og løbende omkostninger.

*
* Det er virkelig en stor administrativ byrde at slippe for, når man ikke skal
bekymre sig om den basaleit-drift    *


Ronny Saul
adm. direktør
Akademisk Boldklub

*

AB skruer selv op og ned for it-budgettet
- Hvor IT før var en ukendt variabel udgiftspost, er det i dag en post, vi selv kan skrue op og ned for. Det er langt mere tilfredsstillende set fra min stol. Især samtidig med at vores infrastruktur i dag fungerer langt bedre end førhen, siger Ronny Saul.

I skrivende stund er AB ved at flytte dokumenter til SharePoint Online, hvor de fastansatte medarbejdere også er oprettet som brugere. Frem mod foråret 2010 ventes yderligere 100 brugere – herunder trænere, elitespillere, samarbejdspartnere etc. – at komme på SharePoint Online. Desuden har konsulentvirksomheden Bosholdt & Bennich gennemført undervisning af brugerne i SharePoint og Microsoft Office 2007.

- Jeg tror, at SharePoint Online kommer til at gøre en stor forskel. Dels vil vi kunne binde organisationen bedre sammen, dels vil det give en række forretningsfordele at kunne arrangere og koordinere med eksterne partnere mere effektivt end i dag, siger han. Ronny
Saul ser også frem til, at AB – via SharePoint Online – får adgang til funktionaliteterne i den kommende SharePoint Server 2010, men ”vel at mærke uden selv at skulle opgradere eller udskifte noget som helst.”

Partner Thomas Østergaard Nielsen fra konsulenthuset Klestrup Partners hjælper AB med at gøre brug af mulighederne og vurderer, at klubben vil høste store fordele ved at have udliciteret en stor del af it-driften til Microsoft.

- AB er en dynamisk organisation og vil – ligesom mange andre mindre og mellemstore vækstvirksomheder – gerne have adgang til en infrastruktur i koncernklassen. Det får de nu, men uden det besvær, der normalt følger med, siger Thomas Østergaard Nielsen.

Ud over Exchange Online og SharePoint Online får AB også adgang til Microsoft Office Live Meeting og Microsoft Office Communications Online, hvilket klubben dog venter lidt endnu med at gøre brug af.

---------------------

Uvildig rådgivning: Business Advisers, Steen Helmer, mobil 4040 9099, steen@bizad.dk

Uddannelse: Bosholdt & Bennich, Michael Bosholdt, mobil 20 70 13 62, mb@bbit.dk

Implementering og service: Klestrup Partners, Thomas Østergaard Nielsen, mobil: 29 65 14 12, tn@klestrup-partners.dk
Solution Overview



Organization Size: 30 employees

Organization Profile
Akademisk Boldklub (AB) er stiftet i 1889 og har gennem tiderne vundet det danske mesterskab i fodbold ni gange. AB er en professionelt drevet klub med et førstehold, der spiller i 1. division og som arbejder målrettet mod en oprykning til Danmarks bedste foldboldrække, SAS Ligaen, i 2010. AB har hjemmebane på Gladsaxe Stadion.


Software and Services
  • Microsoft Online Services
  • SharePoint Online
  • Exchange Online
  • Microsoft Office Live Meeting

Vertical Industries
Amusement/Gambling/Recreation/ Perf Arts/ Spectator Sports

Country/Region
Denmark

Languages
Danish

Partner(s)
Bosholdt & Bennich Business Advisers Klestrup Partners

RSS