4-page Case Study - Posted 9/6/2013
Views: 92
Rate This Evidence:

Администрация городского округа Самара

Администрация г. о. Самара перешла на безбумажный документооборот с помощью Microsoft SharePoint Server 2010

*
* Благодаря решению мы смогли унифицировать все бизнес-процессы, связанные с делопроизводством и документационным обеспечением во всех подразделениях Администрации. Раньше все ведомства работали по своим регламентам. За время реализации проекта была построена единая схема взаимодействия и совместной работы подразделений, система на базе DocTrix Platform обеспечивает его выполнение. Повысилась исполнительская дисциплина, что положительно сказывается на эффективности работы Администрации в целом. *
Наталия Екатеринская,
руководитель Управления делопроизводства, контроля исполнительской дисциплины и архивов Администрации г. о Самара
*
Администрации г.о. Самара требовалось построить безбумажный обмен документами между 33 территориально-распределенными структурными подразделениями в соответствии с распоряжением Правительства №176-р от 12 февраля 2011 года. Требованиям Администрации соответствовали две российские системы: DocsVision и СЭД DocTrix на базе Microsoft SharePoint Server 2010. Выбор был сделан в пользу последней, так как данная система предполагает подключение сотрудников с рабочих компьютеров на разных ОС и с любого мобильного устройства. В настоящий момент Система передана в промышленную эксплуатацию, ежедневно в Системе активно работает от 1800 до 2000 пользователей. Особое внимание уделено безопасности информации: реализован закрытый контур, обеспечена безопасность работы интернет-приемной Администрации г. о. Самара, через которую в СЭД поступают обращения граждан.

О заказчике

Администрация городского округа Самара является исполнительно-распорядительным органом городского округа Самара, наделяемым полномочиями по решению вопросов местного значения и полномочиями для осуществления отдельных государственных полномочий. Администрация городского округа Самара состоит из отраслевых (функциональных) и территориальных органов.

Ситуация

За постановку задачи и формализацию требований со стороны Заказчика отвечала Компания IT-Universe. Требовалось не только собрать и формализовать требования Заказчика, но и смоделировать процессы обработки документов и связанной с ними информации. Были изучены материалы, определяющие правила работы с бумажными документами, проведены интервью с ключевыми сотрудниками-носителями соответствующих компетенций, выявлены центры обработки документов, определены направления и характеристики основных документопотоков.

«Итоговая модель обеспечила применение общих правил обработки документов в соответствии с государственным стандартом документационного обеспечения управленческой деятельности, а также учла специфику работы территориальных и отраслевых подразделений Администрации г.о. Самара. Одной из основных проблем на данном этапе являлся большой объем анализируемых требований, обусловленный широтой функционала проектируемой Системы, а также необходимость непротиворечивого сочетания элементов электронного и бумажного документооборота», – говорит Владимир Малахин, Технический директор IT-Universe.

Решение

Технологической основой системы стали продукты Microsoft SharePoint 2010 и Nintex Workflow 2010. Конфигурация АИС САМАРА разработана на DocTrix Platform 2010.

«В этом проекте мы применили уникальный подход к проектированию системы, соответствующий специфике госучреждений. Индивидуальность СЭД проявляется во всем. Вот один из ярких примеров: если у коммерческих заказчиков чаще всего используется централизованная регистрация документов, то в Администрации г. о. Самары разные подразделения являются разными юридическими лицами. Соответственно, нужно было реализовать регистрацию документов в разрезе юридических лиц, обеспечить для каждого из них свою нумерацию, распределить роли и права доступа. Сотрудники соседних подразделений не видят документов друг друга, но могут найти их с помощью поиска», – рассказывает Аркадий Золотовицкий, директор по производству, i-Sys.

Система интегрирована с интернет-приемной Главы городского округа Самара и все обращения, поступившие от граждан в интернет-приемную, транслируются автоматически в Систему для прохождения процедуры первичной обработки (изучения, регистрации и подготовки обращения к исполнению), при этом Система фиксирует факт регистрации (регистрационно-учетный входящий номер и дату регистрации) в обращении гражданина. Гражданин может проверить факт регистрации своего обращения, открыв отправленное обращение и увидев в нем регистрационно-учетный номер и дату регистрации в АИС САМАРА.

Особое внимание уделено безопасности информации, так как работа в системе ведется не только с документами, но и с персональными данными горожан. Специалисты i-Sys реализовали закрытый контур, в котором хранятся персональные данные физических лиц. Благодаря этому обеспечена безопасность работы интернет-приемной Администрации г. о. Самара, через которую в СЭД поступают обращения граждан.

Чтобы обеспечить быстродействие и бесперебойную работу СЭД, инженеры i-Sys создали для решения ферму SharePoint, состоящую из 5 физических серверов. Failover кластер SQL Server и дисковые хранилища повысили отказоустойчивость и гибкость инфраструктуры, отдельно выделенный сервер приложений с вынесенными службами SharePoint позволил сбалансировать нагрузку на систему, добиться высоких показателей поиска данных.

Преимущества

В настоящий момент Система передана в промышленную эксплуатацию. Работа в Системе осуществляется через браузер, доступ к ней предоставлен более чем 2000 служащим, ежедневно в Системе активно работает от 1800 до 2000 пользователей. В ближайшее время Администрация г. о. Самара планирует подключить к единому информационному пространству все муниципальные бюджетные учреждения (школы, детские сады, поликлиники и пр.), что увеличит количество рабочих мест до 5000.

Ежедневно в Системе создается около 6000 новых записей, добавляется 1500 сканированных документов, размер базы данных увеличивается на 1,5-2 Гб.

Система управления документами и задачами АИС САМАРА – это больше чем современная Система электронного документооборота. Это превосходный инструмент контроля всех бизнес-процессов, связанных с делопроизводством и документооборотом, исполнительской дисциплиной. Система обеспечивает высокую степень управляемости и контролируемости работы со всеми типами и видами документов, задачами и поручениями, что, в конечном итоге, позволяет составить объективное представление о состоянии дел с дисциплиной и объемами рабочей нагрузки, а также повысить оперативность принятия управленческих решений руководящим составом.

Продукты Microsoft

-  Microsoft SharePoint Portal Server 2010
-  Microsoft SQL Server 2008 R2

Дополнительные сведения

Информация о других проектах, реализованных на базе технологий корпорации Майкрософт, доступна по адресам:http://www.microsoft.com/rus/casestudies/ (на русском языке)
или http://www.microsoft.com/resources/casestudies (на английском языке).
За дополнительными сведениями о продуктах и услугах обращайтесь в информационный центр корпорации Майкрософт по телефонам (495) 916–71–71 (Москва), (800) 200–80–01 (все города России).
Адрес корпорации Майкрософт в Интернете: http://www.microsoft.com/ (на английском языке), http://www.microsoft.com/rus/ (на русском языке).

Для получения дополнительных сведений о проекте (решении) посетите сайт: http://sharepoint.microsoft.com/.

Для получения дополнительных сведений о клиенте посетите сайт: http://city.samara.ru/.

Solution Overview



Organization Size: 2000 employees

Organization Profile
Администрация городского округа Самара является исполнительно-распорядительным органом городского округа Самара.

Software and Services
  • Microsoft SharePoint Server 2010
  • Microsoft SQL Server 2008 R2

Vertical Industries
National Government Agencies

Country/Region
Russia

Business Need
  • Business Productivity
  • Mobility
  • SOA and Business Process

IT Issue
  • Document and Records Management
  • High Performance Computing
  • Hosted Messaging and Collaboration
  • Personal Productivity

Languages
Russian

Partner(s)
IT-Universe Интеллектуальные системы (i-Sys)

RSS