4-page Case Study - Posted 6/10/2013
Views: 147
Rate This Evidence:

Wojskowy Instytut Medyczny

Wojskowy Instytut Medyczny zbudował środowisko aplikacyjne wspierające zarządzanie operacyjne oraz finansowe w 38 klinikach. Fundamentem rozwiązania jest platforma Microsoft SharePoint Server 2010.


*
* Doszliśmy do wniosku, że
w długofalowym interesie Instytutu leży – tam gdzie to możliwe – zachowanie samodzielności w dziedzinie oprogramowania aplikacyjnego. Środki
zewnętrzne, jak sądziliśmy, należało wykorzystać do budowy platformy do rozwoju i integracji tego oprogramowania,
a także na podniesienie wewnętrznych kompetencji technologicznych. Dziś wiemy na pewno, że było to podejście słuszne, w każdym razie
w naszej konkretnej sytuacji
*

Grzegorz Gielerak
Dyrektor Wojskowego Instytutu Medycznego w Warszawie.

*


 
*
* Formularze elektroniczne zmieniły organizację naszej pracy. Ruch to zdrowie, ale teren Instytutu jest duży i w tym biegu można było spędzić nawet pół dnia, zbierając wszystkie konieczne podpisy i pieczątki – i to zakładając, że wszystkie osoby są na miejscu, a nie w innym ‘obiegu’. Teraz wystarczy wypełnić wniosek i uruchomić obieg elektroniczny, który powiadomi wszystkie odpowiednie osoby o potrzebie zajęcia się sprawą *

ppłk Piotr Murawski, Szef Oddziału Teleinformatyki w Wojskowym Instytucie Medycznym w Warszawie.
Company

*


 
*
* Model powstał pierwotnie w Excelu i był strojony kilka lat. Dopiero gdy nabraliśmy pewności co do jego kształtu, przenieśliśmy go do odrębnej aplikacji. Obecnie każdy kierownik kliniki może sprawdzić swoje obciążenie i plany finansowe a w ramach innych aplikacji zestawić te informacje z liczbą świadczeń określonego typu które może przeprowadzić do końca kwartału, półrocza czy roku. Natychmiast widzi, w których obszarach jest największa dynamika przyrostu kosztów i kiedy zacznie brakować środków, jeśli dynamika ta utrzyma się. Dzięki naszej aplikacji kierownik kliniki może optymalizować liczbę i rodzaj świadczeń by zmieścić się w budżecie do końca okresu. W efekcie Instytut jako całość maksymalizuje wykorzystanie zasobów, nie przekraczając ograniczeń budżetowych *

ppłk Piotr Murawski,
Szef Oddziału Teleinformatyki w Wojskowym Instytucie Medycznym w Warszawie.

*


 
*
* Aplikacji mamy wiele, ale dzięki integracji zapewnianej przez portal każda z nich, może udostępniać innym ‘swój’ fragment modelu danych. Analizy i raporty wykonywane w ramach poszczególnych aplikacji, np. z perspektywy medycznej czy technicznej można więc badać w kontekście budżetu czy faktycznych wydatków – i odwrotnie *

ppłk Piotr Murawski
Szef Oddziału Teleinformatyki w Wojskowym Instytucie Medycznym w Warszawie.

*

 “Portal SharePoint w powiązaniu z platformą Windows Server zapewnia nam m.in. zarządzanie użytkownikami, bezpieczne uwierzytelnienie, uniwersalny dostęp do zasobów bez względu na miejsce i urządzenie, (…), łatwość integrowania aplikacji, wsparcie dla automatyzacji procesów, (…), jednolite środowisko do gromadzenia i współdzielenia informacji, a także środowisko do publikowania aplikacji... lista jest oczywiście znacznie dłuższa”.

ppłk Piotr Murawski, Szef Oddziału Teleinformatyki w Wojskowym Instytucie Medycznym w Warszawie.

Wojskowy Instytut Medyczny w Warszawie to jedna z największych placówek ochrony zdrowia w Polsce. W 38 klinikach oraz zakładach pomocniczych pracuje ok. 3500 osób, obsługujących rocznie ok. 70 tys. pacjentów. Instytut jest jednocześnie jednostką naukową, prowadzącą pionierskie badania w wielu dziedzinach medycyny, m.in. genetyki molekularnej.

Od pięciu lat Instytut intensywnie informatyzuje swoją działalność. W ramach Oddziału Teleinformatyki, a także we współpracy z firmami zewnętrznymi, powstała platforma „TeleMedNet”. Obejmuje ona liczne aplikacje wspierające prace naukowo-badawcze, obieg spraw i dokumentów, zarządzanie zasobami, zlecanie badań zewnętrznych i transportu, a także budżetowanie i śledzenie wykorzystania dostępnych środków wg rodzajów oraz wg jednostek organizacyjnych.

Aplikacje platformy „TeleMedNet” udostępniane są użytkownikom za pośrednictwem ujednoliconego środowiska portalowego, u podstaw którego leży platforma Microsoft Office SharePoint Server 2010, serwer baz danych SQL Server 2008 R2, a także usługi katalogowe Active Directory platformy Microsoft Windows Server 2008 R2.

„Aplikacje „TeleMedNet” ściśle się ze sobą integrują. To sprawia, że istnieje możliwość bardzo elastycznego definiowania i automatyzowania procesów wewnętrznych, a także, że wszelkie rejestrowane zdarzenia możemy łatwo śledzić i raportować w kontekście finansowym. Wysoka sprawność w wykorzystaniu dostępnych środków to jeden z głównych celów informatyzacji” – tłumaczy Grzegorz Gielerak, Dyrektor Wojskowego Instytutu Medycznego w Warszawie.

Zintegrowane środowisko aplikacyjne i powiązane z nim inwestycje w infrastrukturę stanowiły inwestycję o wartości ok. 22 mln zł finansowaną ze środków Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. Środki te dały impuls do realizacji w sposób innowacyjny prac naukowo-badawczych w dziedzinie medycyny bez których nie byłyby one możliwe.

„Po pierwsze, zamiast nosić papier między piętrami i zbierać rozliczne podpisy, ludzie zajmują się produktywną pracą. Po drugie, dzięki zdefiniowanym zastępstwom, nieobecność osoby nie wstrzymuje biegu procesów. Po trzecie, przejrzystość działa bardzo dyscyplinująco. Jeśli ludzie wiedzą, że ich decyzje i wydatki są jawne i łatwe do raportowania, są znacznie ostrożniejsi w dysponowaniu środkami. Wszystko to oczywiście rodzi oszczędności, które sumarycznie wielokrotnie przekroczą inwestycje w informatykę” – podkreśla Piotr Murawski.

Sytuacja

Wojskowy Instytut Medyczny (WIM) w Warszawie to jedna z największych placówek ochrony zdrowia w Polsce. W 38 klinikach oraz zakładach pomocniczych pracuje ok. 3500 osób, obsługujących rocznie ok. 70 tys. pacjentów. Instytut jest jednocześnie jednostką naukową, prowadzącą pionierskie badania w wielu dziedzinach medycyny.

Od kilku lat Instytut intensywnie informatyzuje swoją działalność, zarówno w części białej, jak i w obszarze zarządzania. Katalizatorem tego procesu są środki z Unii Europejskiej, dzięki którym WIM był w stanie sfinansować nowoczesną infrastrukturę informatyczną, w tym nowoczesne platformy oprogramowania serwerowego. Same aplikacje, z nielicznymi wyjątkami, tworzone są tymczasem przez zespół pracujący w ramach Działu Informatyki WIM.

„Doszliśmy do wniosku, że w długofalowym interesie Instytutu leży – tam gdzie to możliwe – zachowanie samodzielności w dziedzinie oprogramowania aplikacyjnego. Środki zewnętrzne, jak sądziliśmy, należało wykorzystać do budowy platformy do rozwoju i integracji tego oprogramowania, a także na podniesienie wewnętrznych kompetencji technologicznych. Dziś wiemy na pewno, że było to podejście słuszne, w każdym razie w naszej konkretnej sytuacji” – wyjaśnia Grzegorz Gielerak, Dyrektor Wojskowego Instytutu Medycznego w Warszawie.

Rozwiązanie

Wojskowy Instytut Medyczny zbudował środowisko aplikacyjne wykorzystując w tym celu nowoczesne platformy serwerowe Microsoft. Jego kluczowym elementem został portal oparty na platformie Microsoft Office SharePoint Server.

„Portal SharePoint w powiązaniu z platformą Windows Server zapewnia nam m.in. zarządzanie użytkownikami, bezpieczne uwierzytelnienie, uniwersalny dostęp do zasobów bez względu na miejsce i urządzenie, jednokrotne logowanie do wielu aplikacji, łatwość integrowania aplikacji, wsparcie dla automatyzacji procesów, integrację z aplikacjami biurowymi Microsoft Office, jednolite środowisko do gromadzenia i współdzielenia informacji, a także środowisko do publikowania aplikacji... lista jest oczywiście znacznie dłuższa” – wylicza Piotr Murawski, Szef Oddziału Teleinformatyki w Wojskowym Instytucie Medycznym w Warszawie.

Mniej żmudnej pracy

Pierwszą aplikacją, która została udostępniona w portalu WIM był system wspierający gromadzenie informacji na potrzeby zgłoszeń sprzętu medycznego do NFZ. Wybór tego właśnie obszaru nie był ani trochę przypadkowy. Jeśli urządzenie jest wykorzystywane do świadczenia usług medycznych w ramach NFZ, sprzęt taki musi być zgłoszony do Funduszu z odpowiednią metryczką. Metryczka jest zaś… bardzo szczegółowa.

„Do niedawna proces gromadzenia danych o urządzeniu, by wypełnić metryczkę NFZ zgodnie ze stanem faktycznym, zajmował niejednokrotnie kilka tygodni. A trzeba pamiętać, że urządzeń są u nas tysiące. Portal zasadniczo uporządkował ten obszar, a jednocześnie oszczędził całej organizacji sporo żmudnej pracy. Dziś danych nie trzeba szukać – po prostu są. W poszczególnych klinikach są osoby odpowiedzialne za ich aktualność, więc przygotowanie formalnego zgłoszenia sprowadza się do kilku kliknięć” – opowiada Piotr Murawski.

Obiegi zamiast biegania

Gdy szlaki zostały przetarte, a użyteczność portalu nie budziła wątpliwości, WIM rozpoczął systematyczne przenoszenie do portalu procesów obiegowych i powiązanych z nimi formularzy. Obecnie wszystkie wnioski i zlecenia wewnętrzne mają już postać elektroniczną, a ich przebiegiem sterują przepływy stanowe zdefiniowane za pomocą oprogramowania Datapolis Workbox.

„Formularze elektroniczne zmieniły organizację naszej pracy. Ruch to zdrowie, ale teren Instytutu jest duży i w tym biegu można było spędzić nawet pół dnia, zbierając wszystkie konieczne podpisy i pieczątki – i to zakładając, że wszystkie osoby są na miejscu, a nie w innym ‘obiegu’. Teraz wystarczy wypełnić wniosek i uruchomić obieg elektroniczny, który powiadomi wszystkie odpowiednie osoby o potrzebie zajęcia się sprawą” – mówi Piotr Murawski.

Obiegi mają swoje czasy standardowe, a ponadto dla każdej osoby zdefiniowane zostały domyślne zastępstwa. Obieg jest więc sprawny – nieobecność tej czy innej osoby nie wstrzymuje procesów obiegu.

Redukcja liczby formularzy

Uruchomienie obiegu wymaga zwykle wypełnienia formularza elektronicznego. Przenosząc dotychczasowe obiegi do portalu Dział Informatyki WIM dokonał standaryzacji układu, a także racjonalizacji zawartości formularzy.

„Jeszcze nie tak dawno każdy typ zlecenia posiadał swój odrębny wzór formularza. Obecnie użytkownik najpierw wypełnia standardowe pola, a dopiero później decyduje, czego formularz ma dotyczyć: badań zewnętrznych, transportu czy też innej usługi. Im mniej formularzy, tym łatwiej i szybciej można uruchomić obieg i wrócić do innych zajęć” – podkreśla Piotr Murawski.

Optymalizacja zasobów i kosztów

Wojskowy Instytut Medyczny samodzielnie rozwija aplikacje wspierające różne sfery działalności. Jednym z kluczowych obszarów jest planowanie budżetowe i bieżące zarządzanie dostępnymi środkami w taki sposób, by spożytkować je możliwie najlepiej, a jednocześnie nie postawić żadnej z klinik w sytuacji braku możliwości prowadzenia normalnej działalności.

„Budżetowanie i kontroling w służbie zdrowia to obszar dość specyficzny. Z jednej strony zależy nam na efektywności na poziomie kliniki, z drugiej zaś – to jakie zabiegi będą wykonywane, a więc jakie będą ich skutki budżetowe, nie jest decyzją biznesową, lecz medyczną. Wypracowaliśmy jednak algorytmy i stworzyliśmy w ramach platformy narzędzia, dzięki którym jesteśmy w stanie podejmować rozsądne, a można by nawet rzec sprawiedliwe, decyzje finansowe – pomimo różnorodnych ograniczeń” – podkreśla dyrektor Grzegorz Gielerak.

Oto przykład. Po wstępnym rozdzieleniu budżetu na kliniki wykorzystanie budżetu jest śledzone na tle zarówno dynamiki bieżących potrzeb, jak i potrzeb historycznych. Na tej podstawie wyliczane są online limity wydatków w podziale na kliniki do końca roku budżetowego. Uwzględniają one statystyczne rozkłady historyczne oraz aktualną wynikającą z „życia” dynamikę zmian liczby pacjentów.

„Model powstał pierwotnie w Excelu i był strojony kilka lat. Dopiero gdy nabraliśmy pewności co do jego kształtu, przenieśliśmy go do odrębnej aplikacji. Obecnie każdy kierownik kliniki może sprawdzić swoje obciążenie i plany finansowe, a w ramach innych aplikacji zestawić te informacje z liczbą świadczeń określonego typu które może przeprowadzić do końca kwartału, półrocza czy roku. Natychmiast widzi, w których obszarach jest największa dynamika przyrostu kosztów i kiedy zacznie brakować środków, jeśli dynamika ta utrzyma się. Dzięki naszej aplikacji kierownik kliniki może optymalizować liczbę i rodzaj świadczeń by zmieścić się w budżecie do końca okresu. W efekcie Instytut jako całość maksymalizuje wykorzystanie zasobów, nie przekraczając ograniczeń budżetowych” – mówi Piotr Murawski.

Integracja aplikacji i danych

Algorytmy i modele nie tłumaczą jednak wszystkiego. Tak szerokie możliwości w dziedzinie analiz, prognoz i raportowania są możliwe, ponieważ portal udostępnia aplikacjom jednolity model danych, przechowywany w ramach zintegrowanej z portalem platformy Microsoft SQL Server.

„Aplikacji mamy wiele, ale dzięki integracji zapewnianej przez portal każda z nich, może udostępniać innym ‘swój’ fragment modelu danych. Analizy i raporty wykonywane w ramach poszczególnych aplikacji, np. z perspektywy medycznej czy technicznej można więc badać w kontekście budżetu czy faktycznych wydatków – i odwrotnie”– tłumaczy Piotr Murawski.

Oprócz ogólnego narzędzia do budżetowania i planowania wydatków, WIM stworzył także – analogiczne pod względem logiki i konstrukcji – dedykowane narzędzie do śledzenia kosztów aptecznych. Dzięki integracji aplikacji zapewnianej przez portal oraz wspólnemu modelowi danych zmiany dokonane w budżecie aptecznym są automatycznie odzwierciedlane w budżecie ogólnym – i vice versa.

Uniwersalna platforma dostępowa

Przeniesienie procesów realizowanych za pomocą dokumentów papierowych do portalu sprawiło, że możliwa stała się praca zdalna.

„Zainteresowanie pracą zdalną, w szczególności z domu, przerosło nasze najśmielsze oczekiwania. Zdalne dostępy posiada obecnie kilkaset osób. Portal sprawił, że delegacja, wyjazd, czy nawet choroba nie wpływają znacząco na tempo procesów. Ludzie chcą być na bieżąco” – mówi Piotr Murawski.

Portal zapewnia dostęp nie tylko do aplikacji przeglądarkowych. Za jego pośrednictwem możliwe jest uruchomienie w trybie terminalowym tradycyjnych aplikacji, wykorzystywanych np. w badaniach naukowych, jak ma to miejsce w przypadku pakietu narzędzi Statistica.

Praca grupowa i koordynacja działań

Praca grupowa w WIM to znacznie więcej, niż poczta i kalendarze. Jednym z ciekawszych obszarów jest serwis pozwalający zgłaszać nowe projekty oraz wnioski racjonalizatorskie, zarówno w obszarach medycznych, jak i organizacyjnych. Każdy projekt czy inicjatywa jest następnie oceniana i opiniowana.

„Zgłaszanie i opiniowanie projektów ma wiele zalet. Każda propozycja musi mieć solidne uzasadnienie. Poza tym, inicjatywy często można łączyć, uruchamiając projekt rozwiązujący całą klasę problemów, a nie jedynie kilka problemów punktowych. To też formalny proces zapobiegający dublowaniu wydatków - oszczędzone w ten sposób środki można wykorzystać w innych obszarach”– kwituje Grzegorz Gielerak.

W tym kontekście warto wspomnieć, że równolegle WIM zbudował serwis, w którym kierownicy klinik publikują planowane lub dające się przewidzieć zamówienia publiczne. Ten prosty zabieg pozwala komasować zamówienia, co oprócz potencjalnie niższych cen daje korzyść w postaci mniejszej liczby prowadzonych postępowań przetargowych.

Współpraca ma też inne oblicze. W Instytucie działa serwis wiki, zwany WIMipedią, który w zamiarze ma systematyzować wiedzę na temat diagnostyki i leczenia różnych jednostek chorobowych. Istnieje także dedykowany serwis i forum dla osób prowadzących projekty. Oprócz nich w intranecie działa cały szereg pomniejszych serwisów, zarówno dostępnych dla wszystkich, jak i tworzonych i utrzymywanych przez pracowników poszczególnych klinik.

Korzyści

Wojskowy Instytut Medyczny wykorzystał platformę serwerową i portalową Microsoft do budowy zintegrowanego środowiska aplikacyjnego. Gotowe funkcje oraz możliwości samodzielnego rozwoju aplikacji na jednolitej platformie okazały się dla WIM-u najlepszą z dostępnych propozycji rynkowych. Instytut zrealizował swój cel, jakim było utrzymanie kompetencji w dziedzinie merytoryki aplikacji i ich rozwoju, przy standaryzacji w dziedzinie infrastruktury i technologii informatycznych. Realizacja założonego planu pozwoliła Wojskowemu Instytutowi Medycznemu uzyskać konkretne efekty finansowe i organizacyjne:
  •  Oszczędność czasu i zasobów dzięki eliminacji procesów papierowych
  •  Lepsza organizacja i uelastycznienie codziennej pracy
  •  Poprawa dyscypliny finansowej we wszystkich obszarach działalności
  •  Realistyczne budżetowanie i planowanie prac klinik
  •  Optymalizacja i obiektywizacja wszelkich inicjatyw wewnętrznych
  •  Poprawa komunikacji wewnętrznej


Microsoft SharePoint Server 2010

Microsoft Office SharePoint Server 2010 to produkt serwerowy umożliwiający łatwe budowanie wewnętrznych i publicznych serwisów WWW. Oferuje bogatą paletę gotowych do użycia funkcji, umożliwiających m.in. tworzenie, akceptowanie i publikowanie treści, prowadzenie analiz biznesowych i raportowanie, wyszukiwanie informacji w sieci firmowej, a także budowanie wydziałowych i osobistych witryn WWW. Office SharePoint Server 2010 to także wydajna i skalowalna platforma do budowania aplikacji biznesowych wykorzystujących technologie Microsoft SQL Server i Microsoft .NET. Środowisko Office SharePoint Server można wdrożyć w centrum danych klienta lub też jako usługę internetową w chmurze - w ramach usług Microsoft Office 365. Więcej informacji na temat Office SharePoint Server 2010 można znaleźć w Internecie pod adresem: http://office.microsoft.com/pl-pl/sharepoint-help 

Oprogramowanie i usługi                                                   Sprzęt
• Oprogramowanie
− SharePoint Server 2010
− Windows Server 2008 R2
− Microsoft Exchange
− Microsoft Lync
− Microsoft Project
− Datapolis Workbox
− Statistica
• Serwery Dell
• Macierz dyskowa Dell/EMC
• Infrastruktura sieciowa D-Link



Projekt „TeleMedNet – medyczna platforma naukowo - diagnostyczna”
jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka

Dotacje na innowacje - Inwestujemy w waszą przyszłość

Więcej informacji

Informacje na temat produktów i usług Microsoft można uzyskać kontaktując się z polskim oddziałem firmy:

Microsoft Sp. z o.o.
Al. Jerozolimskie 195 A
02-222 Warszawa
Tel. +48 (22) 594 10 00
Faks +48 (22) 594 14 01
http://www.microsoft.com/poland

Informacje na temat projektu można uzyskać kontaktując się z:

Wojskowy Instytut Medyczny
ul. Szaserów 128
04-141 Warszawa
Tel. +48 (22) 681 76 66
Faks +48 (22) 515 05 00
http://www.wim.mil.pl
„Projekt TeleMedNet”

Solution Overview




Business Situation
Realizując strategię informatyzacji I mając możliwość pozyskania środków z Unii Europejskiej Wojskowy Instytu Medyczny stanął przed wyborem sposobu I technologii do rozwoju aplikacji. Instytutowi zależało, by utrzymać kontrolę nad merytoryką I procesem rozwoju aplikacji.

Solution
Wojskowy Instytut Medyczny zbudował kompleksową platformę aplikacyjną, wykorzystującą możliwości w dziedzinie rozwoju aplikacji I zarządzania procesami zawarte w Microsoft Office SharePoint Server oraz Microsoft Windows Server.

Benefits
Oszczędność czasu I zasobów dzięki minimalizacji liczby procesów “papierowych”; lepsza organizacja I elastyczność pracy; poprawa dyscypliny finansowej we wszystkich obszarach działalności Instytutu; realistyczne budżetowanie i planowanie; optymalizacja i obiektywizacja wszelkich inicjatyw wewnętrznych; poprawa komunikacji wewnętrznej

Software and Services
Microsoft SharePoint Server 2010

Vertical Industries
Health Provider

Country/Region
Poland

Business Need
  • Business Intelligence and Reporting
  • Financial Management

IT Issue
Risk Analytics and Reporting

Languages
Polish

RSS