4-page Case Study - Posted 2/2/2011
Views: 80
Rate This Evidence:

Alsi

Казахстанская ИТ-компания ALSI, оптимизирует документооборот с Microsoft Office SharePoint Portal Server

*
* Экономия средств и ресурсов при разработке приложений в среде SharePoint очевидна - мы рационально используем свое время, используя готовые API, мы сразу приступаем к реализации решения для конкретной бизнес задачи. Кроме того, благодаря новшествам, которые мы получили в SharePoint 2010, процесс разработки обещает быть еще продуктивнее и интереснее *

Елена Синяева
Начальник отдела разработки программного обеспечения
компании «ALSI»

*
*
* Перед нами стояла задача создать единую информационную базу для оптимизации бизнес процессов внутри компании. Нужен был простой и интуитивно понятный инструмент для координации рабочих приоритетов. Необходимо было вести контроль над выполнением задач, автоматизировать документооборот, а также сплотить коллектив *

Елена Синяева
Начальник отдела разработки программного
обеспечения компании «ALSI»

*
*
* Благодаря SharePoint я экономлю кучу времени, которое раньше тратил на электронную переписку и согласование. Данный сервис позволяет мне эффективно спланировать мой рабочий день и задачи, для достижения самого высокого результата! *

Арсен Ашимов
PR-менеджер компании
«ALSI»

*
Портал Microsoft Office SharePoint Portal Server 2007 стал основой для оптимизации процесса управления проектами и создания системы электронного документооборота в компании «ALSI». Компания получила эффективные инструменты работы с информацией. При помощи портала был реализован учет рабочего времени, интернет-трафика и расходов на мобильную связь по каждому сотруднику. Многие задачи проекта были решены при помощи стандартных возможностей Sharepoint. В рамках развития портального решения, в «ALSI» планируется переход портала на платформу Microsoft SharePoint Server 2010.

О компании

Компания «ALSI» осуществляет поставки высокотехнологичного оборудования (компьютеров, многопроцессорных серверов и графических станций, оригинальной периферии и проекционного оборудования, телекоммуникационной и сетевой техники, расходных материалов), а также сопутствующих услуг; производит компьютеры собственной сборки на базе процессоров Intel; реализует крупные проекты республиканского значения в сфере ИТ. «ALSI» успешно работает на рынке компьютерных и информационных технологий Казахстана с 1991 года. Компания Специалисты «ALSI» осуществляют сопровождение проектов любой сложности на всех этапах его жизненного цикла (сюда входят консультации, разработка проекта, внедрение, техническая поддержка и сервисное обслуживание).

Под эгидой компании «ALSI» функционирует учебный центр для специалистов, предлагающий курсы и тестирование «Prometric Thomson Learning» и «VUE», одноименная сеть компьютерных магазинов, Интернет-Магазин компьютерной техники www.alsi-online.kz, а также Сервисный центр, осуществляющий обслуживание проданного оборудования.

Головной офис компании располагается в городе Алматы, крупные филиалы работают в Астане и Атырау; кроме того по всему Казахстану функционирует сеть региональных офисов.

В общей сложности в компании «ALSI» работает более 500 специалистов. Квалификацию персонала подтверждают многочисленные компетенции и различные статусы партнерства с мировыми лидерами IT-индустрии.

Ситуация

В компании «ALSI» отсутствовала система автоматизации электронного документооборота. Для обмена информации сотрудники использовали средства электронной почты, что не обеспечивало эффективное обсуждения и утверждение материалов. В рамках «чистки» почтовых ящиков сотрудников, периодически исчезала важная информация о проектах.

При огромном опыте, накопленном специалистами компании за годы работы на ИТ-рынке, сложности с поиском нужной информации в информационной системе «ALSI» практически сводили базу знаний и опыта на «нет». Некоторые задачи было проще решить заново «с нуля», чем искать уже предложенное когда-то, пускай и успешное решение.

«Перед нами стояла задача создать единую информационную базу для оптимизации бизнес процессов внутри компании. Нужен был простой и интуитивно понятный инструмент для координации рабочих приоритетов. Необходимо было вести контроль над выполнением задач, автоматизировать документооборот, а также сплотить коллектив», - рассказывает Елена Синяева, начальник отдела разработки программного обеспечения компании «ALSI».

В компании «ALSI» назрела необходимость в инструментах, позволяющих централизовано вести управление проектами (с согласованием соответствующей документации и учетом поданных заявок) и осуществлять контроль действий каждого отдельного сотрудника в рамках проектов.

Решение

Проект внедрения Microsoft Office Sharepoint Portal Server стартовал в 2007 году. К порталу получили доступ все сотрудники компании, как в основных офисах, так и в подведомственных компьютерных магазинах, сервисных центрах и других дочерних организациях.

В процессе внедрения решения, реализованный портал был кастомизирован под корпоративный стиль и требования «ALSI». Ниже приведен скриншот одной из страниц портала, где от имени компании сотрудники холдинга поздравляются с днем рождения. Параллельно SharePoint производит рассылку поздравительных открыток и уведомлений руководителям соответствующих структурных подразделений. Аналогичным образом приветствуются новые сотрудники (новичкам приходят приветственные письма со ссылками на рекомендованные wiki-страницы, позволяющие быстрее влиться в коллектив).

Многие страницы портала связаны с личным профилем отдельных пользователей. К примеру, на портале реализован раздел «Биллинг», где каждый сотрудник видит информацию только по своим личным звонкам. Для общего доступа эти данные закрыты. Также учитывается интернет-трафик. При помощи «личных» разделов проводятся голосования на важные корпоративные темы и тестируются рекламные кампании, для чего применяется метод фокус-групп.

Профили пользователей так же связаны с базой данных посещений рабочих мест, поэтому портал позволяет контролировать присутствие сотрудников на работе.

«Трудности в проекте были связаны с переходом на электронный документооборот. Необходимо было пересмотреть и оптимизировать логику большинства бизнес-процессов, прежде чем мы смогли их перевести в электронный вид, увязав с рабочими процессами SharePoint Portal Server. С точки зрения разработчиков, которые занимались разработкой веб-частей и рабочих процессов, все было выполнимо, так как серверная объектная модель SharePoint позволяла нам реализовать практически любую идею», - говорит Елена Синяева.

На портал SharePonit Portal Server 2007 были перенесены многие общекорпоративные бизнес-процессы: непосредственно управление проектами, согласование документации, автоматизация документооборота, контроль над выполнением отдельных задач сотрудниками, управление взаимоотношениями в коллективе, учет заявок и т.п.

«Сотрудники нашей компании ежедневно использует SharePoint Portal Server для решения текущих бизнес задач. Мы широко применяем обсуждения, опросы, извещения, публикуем новости структурных подразделений компании. Библиотеки и списки используем как контейнеры для хранения данных, рабочие процессы для утверждения документации, службы Excel для получения аналитических данных и т.д.», отмечает Елена Синяева.

Портал на базе Microsoft Office SharePoint Portal Server 2007 полностью справился с возложенными на него задачами. Дальнейшее развитие решения в компании «ALSI» связывают с проектом перехода на платформу Microsoft SharePoint Server 2010.

Преимущества

Внедрение портала на базе Microsoft Office SharePonit Portal Server 2007 позволило существенно оптимизировать рабочее время сотрудников. Электронный документооборот дал возможность быстрее ставить задачи, принимать решения и отслеживать результат. В масштабах такой компании, как «ALSI», экономия времени сотрудников приводит к существенной финансовой выгоде. Таким образом, введение электронного документооборота позволило оптимизировать финансовые затраты.

«Благодаря SharePoint я экономлю кучу времени, которое раньше тратил на электронную переписку и согласование. Данный сервис позволяет мне эффективно спланировать мой рабочий день и задачи, для достижения самого высокого результата!», - рассказывает Арсен Ашимов, PR-менеджер компании «ALSI».

«Экономия средств и ресурсов при разработке приложений в среде SharePoint очевидна - мы рационально используем свое время, используя готовые API, мы сразу приступаем к реализации решения для конкретной бизнес задачи. Кроме того, благодаря новшествам, которые мы получили в SharePoint 2010, процесс разработки обещает быть еще продуктивнее и интереснее», - рассказывает о практике использования Microsoft Office SharePoint Portal Server 2007 Синяева Елена.

Все сотрудники получили простой инструмент для доступа к корпоративной базе знаний, что упростило поиск необходимой в повседневной работе информации, а также обмен опытом между специалистами. Вся информация доступна в режиме реального времени. В то же время средства SharePoint, обеспечивают компанию статистическими данными о работе сотрудников.

В ближайшей перспективе за счет развития решения и введения более совершенных инструментов руководство «ALSI» рассчитывает на дальнейшую оптимизацию рабочего времени своих сотрудников. Планируется использование социальных возможностей, создание внутрикорпоративных блогов.

«Мы верим, что только сплоченный коллектив способен решать самые амбициозные бизнес-задачи, а атмосфера сотрудничества в компании благотворно влияет на производительность персонала. Упрощение взаимодействия внутри группы позволяет сотрудникам выполнять задачи более эффективно», - отмечает Елена Синяева.

© Корпорация Microsoft, 2010. Все права защищены.
Solution Overview



Organization Size: 400 employees

Organization Profile

Компания «ALSI», уже 19 лет успешно работает на казахстанском рынке компьютерных и информационных технологий, завоевав за это время лидирующие позиции. На сегодняшний день компания осуществляет поставки высокотехнологичного оборудования, а также сопутствующих услуг; производит компьютеры собственной сборки на базе процессоров Intel; реализует крупные проекты республиканского значения в сфере ИТ.


Business Situation

Компания испытывала необходимость в формализации документооборота между сотрудниками и создании инструмента контроля соблюдения корпоративных регламентов. Требовалась среда для централизованного управления проектами.


Solution

Для решения поставленных задач в ИТ-инфраструктуру «ALSI» был внедрен Microsoft Office SharePoint Portal Server 2007.


Benefits

 Экономия рабочего времени сотрудников, благодаря повышению скорости постановки задач и принятия решений;  Упрощение сбора статистики, необходимой для анализа деятельности компании;  Повышение доступности информации из корпоративной базы знаний;  Оптимизация финансовых расходов за счет введения электронного документооборота.


Software and Services
  • Microsoft Sharepoint Server
  • Microsoft Office SharePoint Server 2007
  • Microsoft SharePoint Server 2010

Vertical Industries
IT Services

Country/Region
Kazakhstan

Business Need
Collaboration

Languages
Russian

RSS