4-page Case Study - Posted 11/5/2013
Views: 23
Rate This Evidence:

AAA Auto a. s.

SAM Assessment ušetřil AAA Auto 30 procent nákladů na nákup licencí a zkrátil proces implementace nových aplikací a SW na desetinu

Skupina AAA Auto provozuje 32 poboček ve třech zemích a zaměstnává přes 1 800 lidí. V roce 2012 prošla analýzou SAM Baseline dle ISO 19770. Jejím výsledkem byla sada doporučení pro zlepšení i základní směrnice v oblasti nakládání se software. V roce 2013 firma navržené změny za podpory společnosti DNS naimplementovala, optimalizovala klíčové procesy týkající se nakládání se software a prošla druhým stupněm analýzy – SAM Assessment. To jí přineslo výrazné finanční i časové úspory a zároveň také dokonalý přehled o veškerém software napříč všemi 32 pobočkami.

Firma má všechny licence na software centrálně pod kontrolou

Jednou z klíčových změn plynoucích z provedeného Software Asset Managementu byla centralizace nákupu a také správy licencí na software. Firma na základě doporučení společnosti DNS vytvořila s využitím auditního a evidenčního nástroje centrální evidenci všech licencí.. V ní lze nalézt informace o tom, na kterých konkrétních počítačích se dané licence nacházejí, kteří konkrétní zaměstnanci je využívají, jednotlivá licenční čísla a samozřejmě i všechny předepsané pořizovací doklady dle ISO 19770. Ty jsou zde k dispozici v elektronické podobě. V centrální evidenci licencí je také uveden údaj o pořizovací ceně licence i o konci podpory daného software od výrobce, což je klíčové zejména pro operační systémy Microsoft Windows a kancelářské balíky Microsoft Office. Firma tedy přesně ví, kdy a na kterých konkrétních počítačích jí skončí podpora nainstalovaného software. Zároveň je například v případě krádeže notebooku schopna přesně doložit cenu ukradených OEM licencí na software. Totéž se týká i případné kontroly legálnosti software na libovolné pobočce. Získání všech požadovaných dokladů k software na počítačích v dané pobočce v elektronické formě je otázkou desítek sekund. Centrální evidence software je také provázána s HR systémem, čímž je efektivně pokryta agenda navrácení volných licencí po odchodu pracovníka z firmy a přidělení licencí novému zaměstnanci.

Nakládání s veškerým software i instalace aplikací na koncové stanice má nyní na starosti dedikovaný IT Asset Administrator

Na základě doporučení společnosti DNS byla také vytvořena pozice IT Asset Administrator. Ten ve firmě mimo jiné zodpovídá za nakládání se software a má na starosti novou centralizovanou evidenci. IT Asset Administrator zároveň převzal veškerou administraci týkající se instalací software na koncové stanice. Ty nově probíhají jen ve dvou okamžicích – pokud je pořízen do firmy nový počítač anebo pokud je schválena žádost uživatele o instalaci nového software. Dříve tyto požadavky na instalace software řešili všichni pracovníci IT v rámci svých časových možností. Tím, že tyto úkony prováděli nekoordinovaně, trvala jim vzdálená instalace software zbytečně dlouho. Vytvořením postu IT Asset Administratora se proces implementace nových aplikací a SW od schválení požadavku příslušným oddělením, kde zaměstnanec pracuje, zkrátil na desetinu.

Přesný přehled o licencích přinesl volbu optimálního licenčního programu i dočasné instalace specializovaných programů

Po centralizaci všech dokladů a informací o využívaných licencích na software firma vytvořila standardní sadu SW, kterou musí mít každý uživatel na svém počítači nainstalovánu. Na jejím základě byl také upraven a rozšířen jednotný image umožňující rychlejší instalaci nových počítačů. Byl také nastaven centralizovaný proces, na základě kterého si mohou uživatelé požádat u IT Asset Administratora o instalaci dalšího software, který pro svoji práci potřebují. Ten se primárně přiřazuje z volných licencí či z freeware aplikací. Pokud není volná licence a software je zároveň v seznamu povolených otestovaných programů kompatibilních s firemní infrastrukturou, dojde k jeho nákupu. Díky přesné evidenci všech licencí mohla firma zvolit optimální licenční programy i typy licencí. Navíc u specifických produktů, které zaměstnanci potřebují obvykle jen dočasně jako např. Microsoft Visio nově dochází také k dočasným instalacím a následným odinstalacím aplikací pro dané zaměstnance. Jednu licenci na software tak v průběhu roku může firma využít postupně u více zaměstnanců a tím znatelně ušetřit. Díky plánované certifikaci dle ISO 19770, následně přijatým opatřením, centralizaci nákupu a volbě optimálních licenčních programů dosáhnou ve skupině AAA Auto během tří let celkové úspory za licence na software ve výši 30 % nákladů.

SAM přinesl jasné vymezení odpovědnosti za software

V souvislosti se SAM Assessmentem došlo také k vytvoření opatření vymezujících odpovědnost za software nainstalovaný na počítačích. To se týká zejména uživatelů, kteří musejí mít k dispozici administrátorská práva a zaměstnanců z oddělení vývoje software, kteří mají přístup k předplatnému MSDN. Ti nyní nesou právní odpovědnost za to, jaký software na počítače sami instalují, včetně toho, že mají povinnost nastudovat si i jednotlivá licenční ujednání.

Audity software probíhají jednou měsíčně

Již v první fázi, kdy probíhala certifikace dle SAM Baseline, si firma pořídila nástroje pro evidenci používaného software na jednotlivých počítačích. Ty nyní pravidelně využívá. IT Asset Administrator provádí v průměru jednou měsíčně kompletní audit používaného software. Tak kontroluje, zda všechen nainstalovaný software, i u uživatelů s administrátorskými právy, byl řádně nahlášen, zaevidován a archivován v centrálním systému. V rámci pravidelných auditů dochází také ke kontrole, zda příslušní uživatelé zastávají nahlášené pracovní pozice a mají tedy k dispozici jen ty aplikace, které potřebují ke své práci. Tím je zajištěno efektivní nakládání s pořízeními licencemi na software.

Díky SAM je možné nákupy software plánovat dlouho dopředu

Certifikace SAM Assessment přinesla skupině AAA Auto také možnost efektivně plánovat nákupy software do nových poboček a dlouhodobě plánovat obnovu software, kterému končí podpora od výrobce. IT oddělení je tak schopno obratem předložit přesnou kalkulaci nákladů na software při otevření pobočky s požadovaným počtem zaměstnanců na jednotlivých pozicích a má i přehled o tom, kolik bude nutné v budoucích letech investovat např. do přechodu z Windows XP na Windows 7 a kolik volných licencí na Windows 7 má k dispozici.

AAA Auto bude v SAM pokračovat

Skupina AAA Auto v roce 2013 při v nezávislém auditu společnosti DNS dosáhla u 4 z 10 sledovaných kritérií v oblasti SAM nejvyššího ze čtyř možných stupňů hodnocení. Jejím cílem je v následujících letech dosáhnout tohoto nejvyššího hodnocení u všech sledovaných oblastí. Firma proto již teď školí vlastního SAM Managera, který dovede firmu k požadovanému cíli a který také zajistí optimalizaci všech procesů v oblasti nakládání se software napříč celou skupinou.

Hlavní přínosy

  • Zkrácení procesu implementace nových aplikací a software na desetinu
  • Možnost efektivně plánovat nákupy software do nových poboček
  • Možnost dlouhodobě plánovat obnovu software, kterému končí podpora od výrobce.
  • Jasné vymezení právní odpovědnosti za to, jaký software instalují na počítače uživatelé, kteří musí mít administrátorská práva, včetně zavedení povinnosti nastudovat si i jednotlivá licenční ujednání.
  • Nastavení centralizovaného procesu, na základě kterého si mohou uživatelé požádat u IT Asset Administratora o instalaci dalšího software, který pro svoji práci potřebují
  • U specifických produktů, které zaměstnanci potřebují obvykle jen dočasně jako např. Microsoft Visio nově dochází k dočasným instalacím a následným odinstalacím aplikací pro dané zaměstnance a tím i efektivnějšímu využití těchto licencí
Solution Overview




Organization Profile
AAA AUTO působí na trhu již 21 let. Ze své základny v ČR expandovala i do dalších zemí regionu. Působí v České republice, Slovensku a Rusku. Největší objem prodejů a obratu dosáhla firma v roce 2008 - 60 557 automobilů a 293,9 mil. eur. Průměrně nabízí 7 000 automobilů denně. Podle studie společnosti Ernst & Young se skupina AAA AUTO v roce 2007 dostala do první desítky největších distributorů automobilů v Evropě.

Business Situation
Skupina AAA Auto provozuje 32 poboček ve třech zemích a zaměstnává přes 1 800 lidí. V roce 2012 prošla analýzou SAM Baseline dle ISO 19770. Jejím výsledkem byla sada doporučení pro zlepšení i základní směrnice v oblasti nakládání se software. V roce 2013 firma navržené změny chtěla začít implementovat.

Solution
Firma změny začala za pomoci společnosti DNS implementovat. Optimalizovala klíčové procesy ohledně nakládání se software a prošla druhým stupněm – SAM Assessment. V souvislosti se SAM Assessment došlo také k vytvoření opatření vymezujících odpovědnost za software nainstalovaný na počítačích a k vytvoření pozice IT Asset Administratora zodpovědného za SAM procesy ve firmě.

Software and Services
Unspecified Product

Vertical Industries
Automotive, Industrial Equipment & Aerospace

Country/Region
Czech Republic

Business Need
Corporate Software Licensing

IT Issue
Asset Management

Languages
Czech

Partner(s)
DNS a.s.

RSS