4-page Case Study - Posted 9/12/2011
Views: 84
Rate This Evidence:

Arcadis Sp. z o.o.

Enterprise Subscription, czyli jak dostosować licencjonowanie do zmienności biznesu.

Polski oddział korporacji Arcadis docenił elastyczność wynikającą z wykorzystania subskrypcji oprogramowania Microsoft.

Sytuacja
Działalność Arcadis

Arcadis to trzecia w Europie i dziesiąta na świecie firma świadcząca usługi inżynierskie i doradcze w sektorach infrastruktury, środowiska i budownictwa. Założona w 1888 r. w Holandii jako towarzystwo na rzecz rekultywacji nieużytków firma jest dziś globalną korporacją zatrudniającą ok. 16 tys. ludzi w Europie, obu Amerykach i Azji.

W Polsce Arcadis zatrudnia ok. 450 osób w biurach zlokalizowanych w Warszawie, Wrocławiu, Rzeszowie, Szczecinie, Katowicach i Lublinie. Firma jest w Polsce liderem w projektowaniu infrastruktury transportowej. Lista inwestycji realizowanych przez Arcadis w Polsce obejmuje m.in. odcinki autostrad A1, A2 i A4, drogi ekspresowe S1, S5, S7, S8 i S19, południową i wschodnią obwodnicę Warszawy, obwodnicę Wrocławia, Olsztyna i wiele innych. Firma posiada także wieloletnie doświadczenie w doradztwie środowiskowym, zwłaszcza w zakresie rekultywacji oraz w analizach wpływu inwestycji na środowisko.

*
* Liczba użytkowników zmienia się wraz z naszym biznesem, nawet z kwartału na kwartał. Postanowiliśmy, że wykorzystamy metodę licencjonowania oprogramowania Microsoft, która z góry zakłada zmienność liczby faktycznie wykorzystywanych licencji. *

Bogusław Augustynowicz
dyrektor działu IT
w polskim biurze Arcadis

*
Potrzeba spójności

W ramach korporacyjnej strategii polska spółka Arcadis zobowiązała się do ujednolicenia wersji oprogramowania do końca 2011 r. Potrzeba ta miała jednak szersze podłoże, wynikające z rozproszenia pracowników wspólnie pracujących nad plikami dotyczącymi dużych projektów infrastrukturalnych.

„Pracujemy nad projektami, które są realizowane w wielu biurach jednocześnie. Nad jednym projektem pracuje na przykład Rzeszów, Katowice i Warszawa. Aby współpraca rzeczywiście miała miejsce, wszyscy muszą korzystać z tych samych wersji oprogramowania. W innym razie są problemy - coś się otwiera lub nie, formatowanie dokumentu każdy widzi inaczej. Szczególnie mocno odczuliśmy to w przypadku Excela, który w różnych wersjach nieco inaczej obsługuje makra… takie rzeczy koniec końców trafiają do IT, więc spójność to także nasz interes” – mówi Bogusław Augustynowicz, dyrektor działu IT w polskim biurze Arcadis.

Do rozwiązania pozostał wszakże problem sposobu licencjonowania i liczby licencji. W Arcadis sprawa ta wcale nie jest oczywista, jako że spora część pracowników Arcadis pracuje w trybie kontraktowym.

„Liczba użytkowników zmienia się wraz z naszym biznesem, nawet z kwartału na kwartał. Postanowiliśmy, że wykorzystamy metodę licencjonowania oprogramowania Microsoft, która z góry zakłada zmienność liczby faktycznie wykorzystywanych licencji” – wyjaśnia Bogusław Augustynowicz.

Rozwiązanie
Rozliczenia raz w roku

Arcadis zdecydował się podpisać z Microsoft umowę Enterprise Subscription. Zgodnie z jej założeniami, firma nie kupiła licencji na oprogramowanie, lecz nabyła prawo do jego użytkowania. Umowa została podpisana na trzy lata i w związku z tym co rok Arcadis płaci jedną trzecią wartości licencji za liczbę stanowisk korzystających z oprogramowania na dzień rozliczenia.

„Taka konstrukcja jest w praktyce korzystna. Zapewnia nam możliwość spełnienia wymogów korporacyjnych, a jednocześnie pozwala dostosować wielkość opłat do zmieniającej się skali organizacji. Jeśli w ciągu roku liczba użytkowników zmniejszy się, w kolejnym okresie płacimy mniej” – mówi Bogusław Augustynowicz.

Oznacza to, że jeśli np. w ciągu roku liczba pracowników wzrośnie, nowi pracownicy do czasu kolejnego rozliczenia korzystają z oprogramowania za darmo.

Zawsze najnowsze wersje

Podpisanie umowy Enterprise Subscription jest jednoznaczne z uczestnictwem w programie Software Assurance. Dzięki niemu w okresie obowiązywania umowy firma ma prawo do korzystania z najnowszej dostępnej wersji produktów, na które opiewa umowa. W przypadku Arcadis umowa obejmowała pakiet Office, a także licencje dostępowe (CAL) dla Windows Server 2008 R2, Exchange Server 2010, SharePoint Server 2010, Lync Server 2010.

Serwery także w subskrypcji

Software Assurance może obejmować także licencje serwerowe i Arcadis korzysta z tej możliwości. Umowa w tej sprawie została podpisana jeszcze w 2010 r. Również w tamtym przypadku Arcadis zdecydował się na Enterprise Subscription.

„Środki na IT zawsze są ograniczone w stosunku do potrzeb, a Enterprise Subscription pozwala lepiej wykorzystać dostępny budżet. W przypadku serwerów umowa Enterprise Subscription sprawdziła się bardzo dobrze i wszystko wskazywało na to, że pozyskanie licencji dla stacji roboczych w tym trybie będzie co najmniej tak samo, jeśli nie bardziej, opłacalne” – podkreśla Bogusław Augustynowicz.

Koniec „śledzenia” licencji

Ewidencję oprogramowania wykorzystywanego przez Arcadis prowadzi właściwie sam Microsoft, w Centrum Obsługi Licencji Zbiorczych (Volume Licensing Service Center).

„Microsoft prowadzi dedykowany portal, w którym możemy łatwo sprawdzić ile i jakich licencji mamy prawo użytkować. Dla działu IT to jest wygoda, bo przy zmienności i braku jednolitości oprogramowania, nasze remanenty licencyjne były częste i czasochłonne” – mówi Bogusław Augustynowicz.

Korzyści

Podpisując umowę Enterprise Subscription polski oddział Arcadis poradził sobie z kilkoma wyzwaniami jednocześnie:

  • użytkownicy mogą zdalnie współpracować nad plikami bez ryzyka problemów z otwieraniem i formatowaniem dokumentów czy działaniem makr
  • firma ujednoliciła i dostosowała swoje oprogramowanie do standardów przyjętych przez całą międzynarodową korporację
  • firma jako całość zyskała możliwość lepszego wykorzystania środków przeznaczonych na wsparcie IT – dzięki rozłożeniu w czasie wydatków na licencje
  • sposób licencjonowania oprogramowania został dostosowany do naturalnej zmienności stanu osobowego firmy
  • rozliczenia należności z tytułu subskrypcji prowadzone są raz do roku i pozwalają oszczędzić nie całkiem małe kwoty – poprzez brak konieczności kupowania licencji „na zapas”
  • pracownicy Arcadis mogą zawsze korzystać z najnowszych wersji oprogramowania Microsoft

Enterprise Subscription Agreement

Program licencji grupowej Enterprise Subscription Agreement przeznaczony jest dla firm, które posiadają co najmniej 250 komputerów i nie chcą kupować licencji na własność, a jedynie uzyskać czasowe prawo do użytkowania poprzez zakup subskrypcji. Umowa zawierana jest na trzy lata a płatności wnoszone są w rocznych ratach. Subskrybujący musi zamówić co najmniej jeden z produktów wchodzących w skład platformy na wszystkie posiadane przez firmę komputery. W porównaniu z programem Enterprise Agreement, umowa Enterprise Subscription Agreement oferuje 15% niższe koszty nabycia. Ponadto, wnoszone opłaty odzwierciedlają faktyczną liczbę komputerów w przedsiębiorstwie na początku każdego kolejnego roku umowy - możliwa jest fluktuacja liczby komputerów.

Więcej o programie Enterprise Subscription Agreement: http://www.microsoft.com/pl-pl/licencje/licensing-options/enterprise.aspx.

Wartość i korzyści umowy Enterprise Agreement i Enterprise Subscription Agreement dla dużych organizacji.

Solution Overview




Organization Profile

Arcadis to trzecia w Europie i dziesiąta na świecie firma świadcząca usługi doradcze i inżynierskie w sektorach infrastruktury, środowiska i budownictwa. Założona w 1888 r. w Holandii jako towarzystwo na rzecz rekultywacji nieużytków jest dziś globalną korporacją zatrudniającą ok. 16 tys. ludzi. Arcadis ma silną pozycję na rynkach Europy, USA, Ameryki Południowej i Azji.111


Third Party Software
  • Serwery ok. 10

  • Stacje robocze ok. 450-500


Software and Services
  • Windows 7
  • Windows Server 2008 R2
  • Microsoft Office 2010 Suites
  • Microsoft SharePoint Server 2010
  • Microsoft SQL Server 2008 R2 Enterprise
  • Microsoft SQL Server 2008 R2 Standard
  • Microsoft Exchange Server 2010

Vertical Industries
  • Architecture, Engineering & Construction
  • Logistics
  • Power & Utilities

Country/Region
Poland

Business Need
  • Collaboration
  • Corporate Software Licensing
  • Enterprise Project Management
  • Unified Communications

IT Issue
  • Desktop, Device and Server Management
  • Interoperability
  • Software + Services

Languages
Polish

RSS