2 page Case Study - Posted 4/23/2013
Views: 10
Rate This Evidence:

AutoCont CZ a.s.

Moderní kanceláře šetří ročně miliony

Společnost AutoCont CZ a.s. se v Brně přestěhovala do nové kancelářské budovy. Moderní kancelářské prostory, které poskytují teamu pracovníků zázemí upoutají na první pohled. Na jednotlivých pracovištích vás zaujme absence běžných telefonních přístrojů na pracovním stole a přítomnost moderních zařízení Microsoft RoundTable pro videokonference v jednacích místnostech. Celé regionální centrum Brno využívá od počátku dubna 2009 ke komunikaci se zákazníky a dalšími pobočkami společnosti Sjednocené komunikace (Unified Communications). Základními stavebními kameny tohoto řešení se stala platforma Microsoft. Pracovníci tak denně v praxi využívají produkty Exchange 2007 a Office Communications Server 2007.

Situace

Proč se přistoupilo k realizaci sjednocené komunikace v regionálním centru Brno?
Naše RC řešilo problém s plánovanou rekonstrukcí prostor na Kounicově ulici. Vzhledem k množství zaměstnanců, kteří v Brně pracují, jsme zvolili variantu přestěhování celého obchodního zastoupení do nových kancelářských prostor. Takové stěhování vedle přemístění jednotlivých pracovišť našich obchodních specialistů a divizí si vyžádalo i zásadní obměnu serverového zázemí Informačních a komunikačních technologií, které používají naši pracovníci ke své práci,” objasňuje Martin Stejskal, ředitel RC Brno. „ Rozhodli jsme se používat ve velké míře nové technologie, které nám přes počáteční investici zajistí rychlou návratnost a budoucí úsporu běžných provozních nákladů, především na poplatcích za telekomunikaci a provoz vozidel.

Řešení

Jak vypadá používání v praxi?
Sjednocenou komunikaci (Unified Communications) využívá ve společnosti AutoCont více jak 770 zaměstnanců působících po území celé České a Slovenské republiky. Exchange server 2007 umožňuje všem pracovníkům číst si svoji elektronickou poštu nejenom v zaměstnání, nebo na svých mobilních telefonech, ale i pomocí webového rozhraní, které je součástí serveru, na jakémkoliv počítači připojeném do internetu. Pracovníci tak mohou reagovat velmi rychle na dotazy svých kolegů, ať jsou kdekoliv, nebo si mohou vyžádat konzultaci od kolegů. Veškerá komunikace je tak šifrována a zabezpečena proti případnému zneužití. Elektronická komunikace patří mezi základní prvek styku se zákazníky AutoContu. Denně pomocí e-mailu dostávají zaměstnanci velké množství informací od obchodních partnerů a zákazníků, kteří zasílají požadavky na cenové kalkulace produktů, nebo řešení. Žádají o různé informace, konzultace a upřesnění. Používání e-mailu je denní rutina každého pracovníka. Vedle toho zaměstnancům pomáhají funkce Kalendáře plánovat efektivně pracovní dobu jednotlivců, svolávat schůzky, porady, nebo organizovat obsazení zasedaček, sdílených automobilů, projekční techniky apod.

Office Communication Server je oproti tomu pro mnoho zaměstnanců příjemnou novinkou. AutoCont ověřoval jeho využití od roku 2008 a sloužil hlavně pro rychlé zasílání zpráv mezi jednotlivými pracovníky, nebo pro videokonference. Na RC Brno je navíc integrován s telefonní ústřednou umístěnou v datovém centru Ostrava.

Místo klasického telefonu, který až na pár výjimek v Brně nenajdete, používají pracovníci náhlavní soupravy připojené ke svým pracovním notebookům. Výhodou je, že i když si přemístíte pracoviště, zůstane Vám zachováno Vaše telefonní číslo. Dá se říct, že vás následuje všude, kam se v rámci AutoContu připojíte do sítě LAN, nebo všude kde se připojíte do internetu. Pokud však přece jen často cestujete, máte možnost si nechat zaslat zanechaný hlasový vzkaz (záznamník) na Váš e-mail, nebo Vám dojde do poštovní schránky oznámení, kdo se Vám v kolik hodin snažil dovolat a zastihl vás. Práce s tímto typem komunikace je velmi jednoduchá, příjemná a nevyžadovala žádné speciální zaškolení pracovníků.

Obrovskou výhodou a úsporou je využívání možností videokonferencí. Představa cesty po dálnici D1 do Prahy na školení, nebo poradu byla vždy plná očekávání. Přijedu včas, nezdržím se někde v koloně u dopravního omezení nebo havárie? Stojí mi opravdu za to být pět hodin v autě, kvůli dvěma hodinám jednání? A to jedeme z Brna! Což teprve kolegové z Ostravy, nebo Karlových Varů?

Dnes to již umí AutoCont zorganizovat jinak. Pomocí elektronické pošty rozešle pozvánku na poradu, nebo školení. Kolegové se připojí ze svých pracovišť nebo domova a mohou sledovat, dotazovat se a připomínkovat vše jako by byli osobně přítomni v místě konání. Také je-li potřeba, lze takové školení zaznamenat a může jej kdykoliv shlédnout zpětně. Navíc lze kdykoliv diskutovat mezi jednotlivci, nebo řešitelským týmem nad dokumenty, připomínkovat je a on-line upravovat.

A finanční úspora? Obrovská! Ušetří se čas pracovníka na cestách a pohonné hmoty. Reálně lze hovořit o sta tisících korun měsíčně.

Přínosy

Přínosy řešení Sjednocené komunikace :

  • Pružnost díky mobilitě (rychlá reakce na dotazy nebo pružná konzultace problémů s kolegy)
  • Efektivní plánování pracovní doby, schůzek a zdrojů jako jsou jednací místnosti, sdílené automobily, projekční technika, apod.
  • Organizování školení, na které se účastnící mohou připojit odkudkoliv nebo si je ze záznamu přehrát
  • Náhrada klasických telefonů náhlavními soupravami
  • Úspora telekomunikačních poplatků
  • Rychlá adopce řešení bez nutnosti speciálních školení
  • Video konference nahradily služební cesty
  • Reálné úspory v řádech stovek tisíc korun měsíčně
*
* Rozhodli jsme se používat ve velké míře nové technologie, které nám přes počáteční investici zajistí rychlou návratnost a budoucí úsporu běžných provozních nákladů, především na poplatcích za telekomunikaci a provoz vozidel.Rozhodli jsme se používat ve velké míře nové technologie, které nám přes počáteční investici zajistí rychlou návratnost a budoucí úsporu běžných provozních nákladů, především na poplatcích za telekomunikaci a provoz vozidel. *

Martin Stejskal
Ředitel Regionálního Centra Brno

*
Solution Overview




Software and Services
  • Windows Server 2008
  • Microsoft Office Communications Server 2007
  • Microsoft Exchange Server 2007
  • Microsoft Office Professional 2007

Vertical Industries
IT Services

Country/Region
Czech Republic

Business Need
  • Cost Containment
  • Unified Communications

IT Issue
High Availability

Languages
Czech

RSS