यह एक महत्वपूर्ण तथ्य है कि अंग्रेज़ी या अन्य किसी भी भाषा का कितना ही प्रभाव होने के बाद भी Office 2003 हिंदी का एक महत्वपूर्ण आकर्षण ये है कि इसमें ऑफ़िस अनुप्रयोगों के साथ आने वाली उपयोगी युक्तियाँ भी हिंदी में उपलब्ध हैं. ‘टिप ऑफ़ द डे’ यानी ‘आज की युक्ति’ ऑफ़िस अनुप्रयोगों का एक महत्वपूर्ण आकर्षण रही है. ऑफ़िस अनुप्रयोगों के साथ कार्य करते समय आप न केवल विस्तृत मदद पा सकते हैं बल्कि आपको सुझाई जाती हैं ऐसी उपयोगी युक्तियाँ जो आपके कार्य को बनाती हैं और भी आसान. दरअसल ये है काम करने का स्मार्ट तरीका ! यहाँ पर आपको कुछ सामान्य युक्तियों के अलावा Word, PowerPoint, Excel और Outlook के उपयोग से संबंधित कुछ उपयोगी युक्तियाँ बताई जा रही हैं. ये और ऐसी ढेरों युक्तियाँ आपको मिलेंगी Office 2003 हिंदी के साथ.

• सामान्य युक्तियाँ
• Microsoft Word
• Microsoft PowerPoint
• Microsoft Excel
• Microsoft Outlook

सामान्य युक्तियाँ :-

मदद का उपयोग करने के लिए कुंजीपटल शॉर्टकट्‍स

मदद कार्य फलक और मदद विंडो का उपयोग करने के लिए कुंजीपटल शॉर्टकट्‍स
मदद फलक वह कार्य फलक है जो सभी Office मदद सामग्री तक पहुँच उपलब्ध कराता है. किसी कार्य फलक की तरह, मदद फलक सक्रिय अनुप्रयोग के भाग के रूप में दिखाई देता है. मदद विंडो विषय और अन्य मदद सामग्री प्रदर्शित करता है और एक विंडो की तरह, लेकिन पृथक रूप में, सक्रिय अनुप्रयोग के आगे दिखाई देता है.

मदद कार्य फलक में

• F1
  मदद कार्य फलक प्रदर्शित करें.
• F6
  मदद कार्य फलक और सक्रिय अनुप्रयोग के बीच स्विच करें.
• TAB
  मदद कार्य फलक में अगले आइटम का चयन करें.
• SHIFT+TAB
  मदद कार्य फलक में पिछले आइटम का चयन करें.
• ENTER
  चयनित आइटम के लिए कार्य संपन्न करें.
• नीचे तीर और ऊपर तीर
  किसी सामग्री तालिका में, अगले और पिछले आइटम का क्रमश: चयन करें.
• दायाँ तीर और बायाँ तीर
  किसी सामग्री तालिका में, चयनित आइटम क्रमश: विस्तृत और संक्षिप्त करें.
• ALT+बायाँ तीर
  पिछले कार्य फलक पर वापस आएँ.
• ALT+दायाँ तीर
  अगले कार्य फलक पर जाएँ.
• CTRL+स्पेसबार
  फलक विकल्पों का मेनू खोलें.
• CTRL+F1
  वर्तमान कार्य फलक बंद करें और पुन: खोलें.
• दायाँ तीर
  कोई +/- सूची विस्तृत करें.
• बायाँ तीर
  कोई +/- सूची संक्षिप्त करें.

• TAB
  अगले छुपे पाठ या हाइपरलिंक, या किसी भी विषय के ऊपर सभी दिखाएँ या सभी छुपाएँ का चयन करें
• SHIFT+TAB
  पिछले छुपे पाठ या हाइपरलिंक, या किसी Microsoft Office वेब साइट लेख के ऊपर ब्राउज़र दृश्य बटन का चयन करें
• ENTER
  चयनित सभी दिखाएँ, सभी छुपाएँ, छुपे पाठ, या हाइपरलिंक के लिए कार्य संपन्न करें
• ALT+बायाँ तीर पिछले मदद विषय पर वापस आएँ.
• ALT+दायाँ तीर अगले मदद विषय पर जाएँ.
• CTRL+P
  वर्तमान मदद विषय मुद्रित करें.
• नीचे तीर और ऊपर तीर
  वर्तमान में प्रदर्शित मदद विषय में ऊपर या नीचे, क्रमश:, थोड़ा स्क्रॉल करें.
• PAGE UP और PAGE DOWN
  वर्तमान में प्रदर्शित मदद विषय में ऊपर या नीचे, क्रमश:, अधिक स्क्रॉल करें.
• ALT+U
  बदलें कि क्या मदद विंडो सक्रिय दस्तावेज़ से जुड़ी हुई (टाइल्ड) या उससे अलग (अनटाइल्ड) दिखाई दे.
• SHIFT+F10
  मदद विंडो के लिए आदेशों का एक मेनू प्रदर्शित करें; आवश्यक है कि मदद विंडो पर सक्रिय फ़ोकस हो (मदद विंडो में कोई आइटम क्लिक करें).

Office सहायक (Office Assistant)
Office सहायक ध्यान भंग करता है

निम्न में से कोई एक अपना कर देखें:
कोई अन्य सहायक चुनें

• सहायक पर राइट-क्लिक करें, और तब शॉर्टकट मेनू पर सहायक चुनें क्लिक करें.
• उपलब्ध सहायक देखने के लिए गैलरी टैब पर, वापस या अगला क्लिक करें.
  नोट कुछ सहायक अन्य सहायकों से ज़्यादा सक्रिय होते हैं. सहायकों में सबसे कम सक्रिय Office लोगो होता है.

Office सहायक के स्थान परिवर्तन को सीमित कर

• सहायक क्लिक करें, और तब विकल्प क्लिक करें.
• विकल्प टैब पर, जब रास्ते में हों तब ले जाएँ चेक बॉक्स रिक्त करें.
  नोट यह विकल्प रिक्त करने से फ़्लोटिंग उपकरण पट्टियों का स्थान परिवर्तन भी सीमित हो जाता है.
• सहायक को अपनी स्क्रीन पर किसी अन्य स्थान तक खींच कर ले जाएँ.
• मदद मेनू पर, Office सहायक छुपाएँ क्लिक करें.
• सहायक क्लिक करें, और तब विकल्प क्लिक करें.
• विकल्प टैब पर, Office सहायक का उपयोग करें चेक बॉक्स रिक्त करें.
• सहायक क्लिक करें, और तब विकल्प क्लिक करें.
• विकल्प टैब पर, ध्वनियाँ सुनाएँ चेक बॉक्स रिक्त करें.

इस सुविधा का उपयोग करने के लिए आप किसी टैबलेट PC पर Microsoft Office 2003 चला रहे होने चाहिए.

• यदि इंक आरेखण और लेखन या इंक एनोटेशन उपकरण पट्टी दिखाई नहीं दे रही है, तो उपकरण पट्टी प्रदर्शित करने के लिए इंक टैप करें.

• इंक आरेखण और लेखन या इंक एनोटेशन उपकरण पट्टी पर, पेन नाम के पास वाला तीर टैप करें, जहाँ पेन नाम पेन के प्रकार और रंग का वर्णन करता है, जैसे फ़ेल्ट टिप (नीला).

• किसी पेन का चयन करें.
  नोट आप Microsoft Word में टिप्पणी संचयकों में पेन बदल नहीं सकते.

Office प्रोग्राम्स में उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस या मदद की भाषा परिवर्तित करना

उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस या मदद की भाषा परिवर्तित करने के लिए, आपके संगठन द्वारा Microsoft Office 2003 बहुभाषीय उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस पैक खरीदा और बंटित किया गया होना चाहिए, और उसे स्थापित किया गया होना चाहिए. विवरणों के लिए, अपने सिस्टम व्यवस्थापक से संपर्क करें.

• Microsoft Windows XP में, Windows प्रारंभ मेनू पर, सभी प्रोग्राम को इंगित करें, Microsoft Office उपकरण को इंगित करें, और तब Microsoft Office 2003 भाषा सेटिंग क्लिक करें.
  Windows 2000 में, Windows प्रारंभ मेनू पर, प्रोग्राम्स को इंगित करें, Microsoft Office उपकरण को इंगित करें, और तब Microsoft Office 2003 भाषा सेटिंग क्लिक करें.
• उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस और मदद टैब पर, निम्न में से कोई एक कार्य करें:
  - इसमें Office 2003 प्रदर्शित करें बॉक्स में, जो भाषा आप चाहते हैं उसे क्लिक करें.
  - मदद इसमें प्रदर्शित करें बॉक्स में, जो भाषा आप चाहते हैं उसे क्लिक करें.
  नोट कुछ Office घटक, उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस या मदद के लिए भाषा परिवर्तित करने को समर्थन नहीं देते. अधिक जानकारी के लिए, Microsoft Office 2003 Resource Kit देखें.

Microsoft Word

दस्तावेज़ों की तुलना करना और मर्ज करना

• कोई दस्तावेज़ खोलें.
• उपकरण मेनू पर, दस्तावेज़ों की तुलना कर मर्ज करें क्लिक करें.
• उस दस्तावेज़ का चयन करें जिसकी आप उस प्रतिलिपि से तुलना करना चाहते हैं जो वर्तमान में खुली है.
• मर्ज करें के पास के तीर को क्लिक करें, और तब निम्न में से कोई एक कार्य करें:
• चयनित दस्तावेज़ में तुलना के परिणाम प्रदर्शित करने के लिए, मर्ज करें क्लिक करें.
• परिणामों को उस दस्तावेज़ में प्रदर्शित करने के लिए जो वर्तमान में खुला है, वर्तमान दस्तावेज़ में मर्ज करें क्लिक करें.
• परिणामों को नए दस्तावेज़ में प्रदर्शित करने के लिए, नए दस्तावेज़ में मर्ज करें क्लिक करें.

नोट्‍स

• श्रेष्ठ संभावित मर्ज परिणामों को सुनिश्चित करने के लिए, यह सुनिश्चित करें कि विकल्प संवाद बॉक्स (उपकरण मेनू पर विकल्प क्लिक करें) सुरक्षा टैब पर मर्ज की परिशुद्धता बढ़ाने के लिए रैंडम संख्या संग्रहीत करें चेक बॉक्स चयनित है.
• यदि आपने एक फ़ाइल में दस्तावेज़ के एकाधिक संस्करण सहेजने के लिए फ़ाइल मेनू पर संस्करण आदेश का उपयोग किया है, और यदि आप वर्तमान संस्करण की पिछले संस्करण से तुलना करना चाहते हैं, तो आपको पहले पिछले संस्करण को किसी भिन्न नाम के तहत पृथक फ़ाइल के रूप में सहेजना होगा.

किसी स्लाइड शो के दौरान सूचक को छिपाएँ

स्लाइड शो उपकरण पट्टी पर सूचक तीर को क्लिक या टैप करें, तीर विकल्प इंगित करें, और तब छुपा हुआ क्लिक करें या टैप करें.
नोट यदि आप स्वचालित विकल्प चुनते हैं, तो माउस को तीन सेकंड तक न चलाने के बाद सूचक छिप जाता है. जब आप माउस को फिर से चलाते हैं तो सूचक फिर से प्रदर्शित हो जाता है.
विशेष युक्ति - आपके सूचक को छिपाने के बाद, वह तब तक छिपा रहता है जब तक कि आप सूचक विकल्प सबमेनू पर अन्य आदेशों में से किसी एक को नहीं चुनते हैं या प्रस्तुति से बाहर नहीं निकलते हैं.

किसी प्रस्तुति को वेब पर प्रकाशित करना

यदि आप चाहते हैं कि दूसरों के पास आपकी वेब प्रस्तुति की पहुँच हो, तो जब आप फ़ाइल के लिए कोई स्थान चुनते हैं तब आपको किसी वेब सर्वर या अन्य उपलब्ध कंप्यूटर को निर्दिष्ट करना आवश्यक है.

• उस प्रस्तुति या वेब पेज को खोलें जिसे आप वेब पर प्रकाशित करना चाहते हैं.
• फ़ाइल मेनू पर, वेब पेज के रूप में सहेजें क्लिक करें.
• फ़ाइल का नाम बॉक्स में, वेब पृष्ठ के लिए कोई नाम लिखें .
• इस प्रकार में सहेजें बॉक्स में, निम्न में से कोई एक कार्य करें:
• अपने वेब पेज के लिए पेज शीर्षक पट्टी पाठ का चयन करें.
• प्रकाशित करें क्लिक करें और निम्न में से एक या अधिक कार्य करें:
• फ़ाइल का नाम बॉक्स में, वेब पृष्ठ के लिए कोई स्थान निर्दिष्ट करें, या जिस स्थान का आप उपयोग करना चाहते हैं उसके लिए ब्राउज़ करें क्लिक करें. यदि आप प्रकाशित प्रतिलिपि का नाम उस स्रोत फ़ाइल से अलग रखना चाहते हैं जिससे इसे प्रकाशित किया गया था, तो नया नाम निर्दिष्ट करें.
• प्रकाशित करें क्लिक करें.

विशेष युक्ति - आपके प्रकाशित करने के तुरंत बाद यह देखने के लिए कि आपकी प्रकाशित प्रस्तुति कैसी दिखती है, वेब पेज के रूप में प्रकाशित करें संवाद बॉक्स में प्रकाशित वेब पेज ब्राउज़र में खोलें चेक बॉक्स का चयन करें.

• तुलना की जाने वाली कार्यपुस्तिकाओं को साथ-साथ खोलें.
• Window मानू पर, इससे साथ-साथ तुलना करें क्लिक करें.
• साथ-साथ तुलना करें उपकरण पट्टी पर, निम्न में से कोई एक कार्य करें:
• कार्यपुस्तिकाओं में तुलना रोकने के लिए साथ-साथ बंद करें क्लिक करें.

नोट यदि आप दो कार्यपुस्तिकाएँ खोलते हैं, तो विंडो मेनू पर आदेश में इनमें से कोई एक कार्यपुस्तिका होगी. उदाहरण के लिए, आप "workbook1.xls" और "workbook2.xls" खोलते हैं. "workbook1.xls" देखते हुए, विंडो मेनू आदेश को workbook2.xls के साथ साथ-साथ तुलना करें के रूप में दिखाता है.

यदि आपने साथ-साथ तुलना करें उपकरण पट्टी बंद कर दी है लेकिन आप उसे पुनर्प्रदर्शित करना चाहते हैं, तो उपकरण मेनू पर अनुकूलित करें क्लिक करें, उपकरण पट्टियाँ टैब क्लिक करें, और तब उपकरण पट्टियाँ सूची में साथ-साथ तुलना करें का चयन करें.

Microsoft Outlook

Outlook विंडो में जानकारी देखने के तरीकों के बारे में

प्रत्येक Microsoft Outlook फ़ोल्डर, जैसे इनबॉक्स और कैलेंडर, एक डिफ़ॉल्ट लेआउट में अपने आइटम्स प्रदर्शित करता है, वह एक दृश्य कहलाता है. यह दृश्य उस फ़ोल्डर में उपलब्ध कई मानक दृश्यों में से एक है. दृश्य, जो कि कोई दृश्य प्रकार, फ़ील्ड्‍स, रंग, फ़ॉन्ट्‍स, और कई अन्य सेटिंग्स से लिखा जाता है, वह आपको एक फ़ोल्डर में आइटम्स देखने के लिए विभिन्न तरीके प्रदान करता है.

उदाहरण के लिए, पता कार्ड्‍स दृश्य में, संपर्क फ़ोल्डर देखते हुए, आप ब्लॉक्स में नाम और पता प्रदर्शित कर सकते हैं जो कागज के व्यवसाय कार्ड्‍स के समान दिखाई देता है. यह दृश्य कोई संपर्क के मेल के पते को खोजने का एक सुविधाजनक तरीका है. फ़ोन सूची दृश्य में, आप विवरणों के साथ, जैसे नौकरी का शीर्षक और विभाग का नाम, स्तंभों में, तालिका पंक्तियों में संपर्कों को देख सकते हैं. यह दृश्य किसी संपर्क का टेलीफोन नंबर या नौकरी का शीर्षक त्वरित रूप से खोजने के लिए सहायक है.

आप विवरणों की मात्रा को नियंत्रित करने में भी दृश्यों का उपयोग कर सकते हैं जो विवरणों पर बल देने या विश्लेषण करने में आपकी मदद करने के लिए Outlook फ़ोल्डर्स में संग्रहीत आइटम्स और फ़ाइलों के लिए प्रकट होता है. उदाहरण के लिए, आप एक फ़िल्टर बनाते हुए एक दृश्य में परिवर्तन कर सकते हैं या आइटम्स का तरीका परिवर्तित करते हुए समूहीकृत कर सकते हैं, सॉर्ट कर सकते हैं, या व्यवस्थित कर सकते हैं. आप कस्टम दृश्य भी बना सकते हैं.