שימוש בתכונות האבטחה של Office
|
אנשים רבים משתמשים מדי יום במוצרי Microsoft Office בעבודתם, וגם בבית. מערכת Microsoft Office 2003 כוללת תכונות אבטחה מובנות המסייעות לך להגן על המידע שלך. המשך לקרוא כדי ללמוד איך תוכל להשתמש בתכונות אלה כבר היום כדי לשפר את מערך ההגנה שלך ולחסום מבקרים לא רצויים. על אף ששום פתרון אינו יכול להעניק הגנה מושלמת, האמצעים הללו ישפרו מאוד את הסיכוי שהמידע הפרטי שלך אכן יישאר פרטי.
צעד ראשון: השתמש בסיסמה כדי להגן על קבצים
ב- Word, Excel, PowerPoint וביישומים אחרים מקבוצת התוכנות Microsoft Office 2003 יש הגנה בסיסמה ('הגנת קבצים') המסייעת במניעת גישה לא מורשית למידע הרגיש שלך. יש שתי רמות הגנה: לקריאה-בלבד, והגנה בסיסמה.
ברמת לקריאה-בלבד, כל אדם יכול לקרוא במסמך נתון, אך רק בעלי סיסמה יוכלו לערוך בו שינויים. מסמך שמוגן בסיסמה יוכל להיפתח רק על ידי מי שמחזיק בסיסמה.
איך להשתמש בהגנת 'לקריאה-בלבד':
1. | פתח את הקובץ. |
2. | בתפריט כלים, לחץ על אפשרויות, ולאחר מכן לחץ על אבטחה. |
3. | בתיבה סיסמה לשינוי, הקלד את הסיסמה הרצויה, ולאחר מכן לחץ על אישור. |
4. | בתיבה הזן מחדש סיסמה לשינוי, הקלד שוב את הסיסמה, ולאחר מכן לחץ עלאישור. |
כדי להגן על קובץ בסיסמה:
1. | פתח את הקובץ. |
2. | בתפריט כלים, לחץ על אפשרויות, ולאחר מכן לחץ על אבטחה. |
3. | בתיבה סיסמה לפתיחה, הקלד את הסיסמה הרצויה, ולאחר מכן לחץ על אישור. |
4. | בתיבה הזן מחדש סיסמה לפתיחה, הקלד שוב את הסיסמה, ולאחר מכן לחץ עלאישור. |
צעד שני: התאם את רמות האבטחה לפקודות מאקרו
פקודת מאקרו הן אוספים של פקודות שאפשר להפעילן בנוהל מקוצר כדי לשמור רצף מקשים מסוים או להפוך משימות שכיחות לאוטומטיות. לדוגמה, אפשר ליצור מאקרו להדפסה אוטומטית של הכתובת שלך בתבנית מכתב כאשר אתה לוחץ על צירוף מקשים מסוים. לפעמים האקרים משתמשים בשיטה זו כדי ליצור וירוסי מאקרו העלולים להסב נזק חמור למחשבך. תוכל לשפר את האבטחה של מסמכיך אם תתאים את רמת האבטחה של פקודות מאקרו בכל התוכניות מקבוצת Microsoft Office.
כדי להתאים את רמת האבטחה של פקודות מאקרו ב- Word, Excel, PowerPoint ומסמכי Office אחרים:
1. | בתפריט 'כלים', בחר בפריט 'אפשרויות'.  עצה: אם אינך רואה את הפריט 'אפשרויות', חכה עד שהתפריט ייפרס לגמרי. ייתכן שהפריט מוסתר. |
2. | לחץ על הכרטיסייה אבטחה. |
3. | תחת אבטחת מאקרו, לחץ על אבטחת מאקרו. |
4. | לחץ על הכרטיסייה רמת אבטחה, ובחר את הרמה הרצויה. עצה: מומלץ לקבוע את רמת אבטחת המאקרו ל'גבוהה' ולהסיר את הסימון מהתיבה 'תן אמון בכל התוספות והתבניות המותקנות'. פעולה זו תגביר את אבטחת פקודות המאקרו הזמינות כרגע בתוכניות Office. |
צעד שלישי: הקפד להשתמש בקביעות במנגנון Office Updates כדי לעדכן את התוכנות שלך
ייתכן שאתה כבר מכיר את Microsoft Update, שהוא כלי מקוון לעדכון שלMicrosoft Windows® ו- Internet Explorer. Office Update הוא כלי דומה, שמעדכן את תוכניות Office שברשותך, וביניהן Word, Excel ו- PowerPoint.
אם עוד לא הזדמן לך להשתמש ב- Office Update, זה הזמן להכיר את הכלי השימושי הזה. אם כבר מזמן לא ביקרת, תכנן ביקור חוזר במהרה. פעולתו של כלי זה מיטבית כאשר מקפידים להשתמש בו בקביעות. לכן, אם זו הפעם הראשונה או החמש-עשרה שאתה משתמש ב- Office Update, הקפד לקבוע לעצמך לוח זמנים סדיר לעדכונים, ולנהוג לפיו.
כדי לעדכן את Word, Excel, PowerPoint או יישומים אחרים מקבוצת Office בעזרת Office Update:
1. | פתח את דפדפן האינטרנט שלך ועבור אל Office Update. |
2. | חפש את המילה הורדות (Downloads). ממש מתחתיה תראה את Office Update. |
3. | בתיבה Office Update, לחץ על בדוק עדכונים. |
4. | Office Update יסרוק את המחשב ויחזיר רשימה של עדכונים קריטיים ולא-קריטיים ל- Word, Excel, PowerPoint ותוכניות אחרות מקבוצת Office. |
5. | Office Update יציג לפניך את רשימת העדכונים המומלצים. סקור את העדכונים. שמור את הפריטים שברצונך להוריד על ידי סימונם. לחץ על התיבות הרצויות כדי להסיר את הסימון מכל פריט הורדה שאינך מעוניין בו. |
6. | Office Update ישאל אם ברצונך להתחיל בפעולת ההורדה וההתקנה כעת. בחר באפשרות Yes או No על פי הרצוי. |
התחל להפעיל נהלי אבטחה טובים יותר כבר היום
אם תתחיל מיד לנקוט את האמצעים האלה, תוכל לשפר את אבטחת הנתונים שלך מייד. ואולם אבטחה היא עניין לטווח רחוק ולא רק לטווח המיידי. תוכל להמשיך לשפר את רמת האבטחה במחשבך אם תשתמש בחומת אש, תקפיד לעדכן את כל התוכנות שלך, ותחזיק במנוי מעודכן לתוכנת אנטי-וירוס. כדי לברר פרטים נוספים, עיין במדור הגנה על המחשב האישי שלך.