מהדקים חגורות
מתוך: בונים עסק / מוסף גלובס - אפריל 2004

"כמויות הדואר האלקטרוני צמחו פי עשרה בשנים האחרונות. ממנהל נדרש כיום לעקוב אחרי כל ההודעות, לעשות תיעדוף חכם של ההודעות ולהפוך את המידע הכלול בהודעה - לפעולה. לצרכים הללו נתפרו פתרונות ייחודיים בגירסת 2003 Outlook, שהוכנסו אליה דגלי תיעדוף, אפשרות לשיוך משימות להודעות דואר ומנגנונים למעקב"

"לפתע, עבודה משותפת על מסמך מסויים, אינה מסתכמת בסבבים בלתי נגמרים של העברת המסמך בין הגורמים הקשורים אליו. מעתה, העבודה על המסמך מלווה בניהול משימות הקשורות אליו, מעקב אחרי עדכונים, מעקב אחרי קישורים המופיעים במסמך ואפשרויות רבות נוספות, הלקוחות מעולם ניהול הפרוייקטים"
מאת: אורי רבין

מהדקים חגורות

סקר בינלאומי שנערך בקרב מנהלי עסקים קטנים ובינוניים, איפשר למיקרוסופט לאבחן במדוייק את צרכיהם העסקיים - ולתפור עבורם חליפה תואמת. מסתבר שאין סתירה בין האצת מהירות הפעולה לבין האטת קצב שריפת המזומנים

בשנת 2001 פנתה מיקרוסופט למנהלי עסקים קטנים ובינוניים בכל העולם בסקר רחב היקף, בשאלה "מה יגרום לכם להצליח?". שני היעדים שזכו לאיזכורים הרבים ביותר על ידי המנהלים היו גיוס לקוחות חדשים; ושימור הלקוחות הקיימים תוך מיזעור תחלופת לקוחות. אחריהם, הוזכרו שני נושאים שתומכים בהשגת היעדים הראשונים: שיווק טוב יותר של החברה, המוצרים והשירותים; ושמירה על יתרון תחרותי.

"בפרשנות שלי, אפשר להסתכל על הנושא כך - איך אני משיג את שני היעדים הראשונים באופן יעיל יותר מהמתחרים שלי?", מציין מאיר ברנד, מנהל שיווק לקוחות עסקיים במיקרוסופט ישראל.

התשובות (ראו גרף) נותחו לעומקן, ושימשו מקור השראה לפיתוח חבילת הפתרונות Office System, שהושקה בשנה שעברה ומהווה נדבך נוסף בחזון מיקרוסופט - מימוש הפוטנציאל. "בפיתוח ה-Office System נעשה שינוי קונספציה, מ'תוכנה' ל'מערכת'", מדגיש ברנד. לדבריו, המערכת מתחלקת לשלושה פתרונות עיקריים, שעונים על הצרכים אשר אופיינו לפי תוצאות הסקר: קשר עם לקוחות, כלומר ניהול המערכת השיווקית; קשר עם אנשים ומידע, כלומר תקשורת ושיתוף מידע; וקישור בין תהליכים עסקיים, כלומר חילופי מידע עם ספקים, לקוחות ומערכות.

ש. מהו שילוב הכלים האופטימלי?
"בנקודות הקצה צריכות להיות מותקנות Windows XP ו-Office 2003, והן צריכות להיות מקושרות לשרת מרכזי עליו תותקן 2003 Windows Small Business Server. מי שיתקין את החבילה הזו במלואה, יוכל להשיג את כל היעדים שהוזכרו לעיל".

שיווק בזמן אמת

ש. ההבטחות נשמעות טוב, אבל חובת ההוכחה עליך.
"נתחיל מניהול המערכת השיווקית. איך עסק קטן מנהל את השיווק שלו כיום? ישנן שתי אופציות: ניהול כל השיווק בתוך הבית או הוצאת השיווק החוצה, לספקים שונים.
"היתרון שבדרך הראשונה הוא, שבעל העסק לרוב מכיר יותר טוב מכולם את העסק שלו ואת סביבתו העסקית. החיסרון עד היום היה באיכות החומרים השיווקיים, שנראו ירודים לעומת תוצרת של גוף מקצועי, כגון משרד פרסום. מי שהוציא את השיווק החוצה קיבל, בהתאם, חומר שיווקי ברמה גבוהה בהרבה. החסרונות היו עלות גבוהה ואיטיות בזמני התגובה - ומהירות תגובה, כידוע, היא הנשק העיקרי של הארגונים הקטנים.
"היום, מערכת ה-2003 Office מאפשרת, לראשונה, לנהל את השיווק בתוך הבית, אך עם זאת, להינות מחומרים שיווקיים באיכות גבוהה ביותר. מצד אחד, לבצע את עבודת השיווק באופן עצמאי, בלי תלות בגורמים חיצוניים שמעכבים את מהירות התגובה של העסק, ומצד שני, הפקת חומרים שיווקיים באיכות גבוהה. בנוסף, עלויות השיווק יפחתו".

ש. עוד לא הוכחת לי איך מושגים היתרונות.
"קח לדוגמא את חברת אטיוד, המתמחה בשיווק מוצרי קידום מכירות. הם עושים שימוש נרחב בתוכנת 2003 Publisher, הכלולה בחבילת ה-2003 Office, ובעזרתה הורידו את התלות שלהם בגרפיקאים ובבתי דפוס חיצוניים.
"זה מאפשר להם תגובה מהירה וגמישות. איך? למשל, באטיוד מפיקים ניירות מכתבים יצירתיים במיוחד, ייעודיים ללקוחות ספציפיים. כלומר, לקוח שמתאימים לו מוצרים מסוג מסויים, ימצא שכל התכתובת של אטיוד מגיעה אליו על גבי נייר מכתבים הכולל דוגמאות למוצרים מסוג זה. הוא רק לא משער כי זכה לקו שלם ופרטי של ניירות מכתבים.
"במקרה שיוצא לשוק מוצר חדש, שמיובא לישראל הן על ידי אטיוד והן על ידי מתחריה, מתאפשר לחברה להוציא דפי מידע וניירת תואמת במהירות שיא, ובכך להגיע ראשונה עם המוצר החדש ללקוחות הפוטנציאליים. בניית נייר מכתבים ייעודי או דף מידע כזה, גוזלת דקות ספורות בלבד, והפקתם מתבצעת במדפסת צבע משרדית בעלות מינימלית. שמירת החומרים בפורמט דיגיטלי על גבי השרת הפרטי ולא אצל ספק חיצוני, מאפשרת מינוף גם לשימושים אחרים, כגון הפצה כהודעת דואר אלקטרוני, יצירת ידיעון אלקטרוני או שילוב באתר האינטרנט".

ש. ומה לגבי מי שאינו מבין בעיצוב גרפי?
"המנהלים בכלל לא אמורים להבין בעיצוב. הרעיון הוא לספק להם תבניות גרפיות מעוצבות מראש, שכל שנדרש מהם הוא לבחור את התבנית המתאימה מבין אלפי תבניות, ואת ערכת הצבעים המתאימה לצרכיהם, מבין עשרות ערכות. כלומר, עומדות לרשותם עשרות אלפי אפשרויות מובנות. את הבחירה מלווה כלי קל וידידותי, והתבניות נחלקות לקטגוריות ורטיקליות בהתאם לצרכים העסקיים.
"לאחר מכן, נותר רק לשתול בתוך התבנית המוכנה את הפרטים המדוייקים ואת לוגו החברה. אגב, תוכנת ה-Publisher כוללת ערכות עיצוב, כלומר סטים של תבניות המאפשרים לעסק לשמור על מראה אחיד לאורך כל הדרך - מכרטיסי הביקור, דרך אתר האינטרנט ועד גלויות ברכה לחג".

ש. התבניות גם מתעדכנות עם הזמן?
"כדי להרחיב את המגוון, נבנה כלי ה-Office Online, שמשמעו קישור התוכנה שרצה על גבי המחשב שלך למאגר תכנים בעל פוטנציאל אינסופי, המתרחב מדי יום. זה נכון לא רק לגבי עיצוב חומרים גרפיים, אלא גם לגבי בניית מסמכים מכל סוג שהוא. מעצב ימצא שם עוד סוגי פונטים ותבניות עיצוב, חשב ימצא שם מאגר בלתי נדלה של נוסחאות מוכנות מראש ל-Excel ועורך דין ימצא אינספור תבניות ל-Word של מסמכים משפטיים".

להפוך מידע לפעולה

ש. הסתדרנו עם השיווק. מה הלאה?
"הפתרון הבא כולל את כל מה שקשור לתקשורת ושיתוף מידע. אחד הנושאים העיקריים בעניין זה, הוא כיצד ניתן להתמודד עם כמויות הדואר האלקטרוני המטורפות של ימינו, שצמחו פי עשרה בשנים האחרונות. ממנהל נדרש כיום לעקוב אחרי כל כמות ההודעות הזו, לעשות תיעדוף חכם של ההודעות ולהפוך את המידע הכלול בהודעה - לפעולה. לצרכים הללו נתפרו פתרונות ייחודיים בגירסת 2003 Outlook, שהוכנסו אליה דגלי תיעדוף, אפשרות לשיוך משימות להודעות דואר ומנגנונים מתוחכמים למעקב אחרי ההודעות.
"בנקודה הזו כדאי להזכיר את נושא דואר הזבל. לפי מחקר שערכה חברת המחקר והייעוץ גרטנר, עובד ממוצע מבזבז יותר מ-15 דקות בכל יום על סינון הודעות דואר זבל. כלומר, עבור כל 10 עובדים שיושבים מול מחשב, מתבזבזות יותר מ-150 דקות עבודה ליום, שהן בממוצע 3,300 דקות לחודש. מכאן יוצא שעסק של 10 עובדים מאבד בכל חודש 55 שעות, כלומר יותר משבוע עבודה מלא של עובד. הבעיה הזו נפתרת ברובה בזכות הגירסה החדשה של תוכנת ה-Outlook וכלי אבטחת המידע של השרת העסקי".

ש. אבל דואר אלקטרוני זה לא הכל.
"נושא חשוב נוסף תחת הטיפול בתקשורת, הוא נושא שיתוף המידע. מחקרים מצביעים ש-80% מהמידע בארגונים, נמצא על גבי המחשבים האישיים של העובדים ובראשי העובדים. עובד שיוצא מהארגון, לוקח איתו את המידע. לכן קריטי להעביר כמה שיותר מידע למרכזי מידע מסודרים, נגישים לכולם, שגם מאפשרים חיפוש נוח. כאן נכנסים כלי ה-Windows SharePoint Services, הכלולים בשרת הארגוני לעסקים קטנים".

ש. איך המידע הופך למשותף?
"בעת השימוש בכלים אלו נבנות אוטומטית סביבות עבודה, ולפתע עבודה משותפת על מסמך מסויים אינה מסתכמת בסבבים בלתי נגמרים של העברת המסמך בין הגורמים הקשורים אליו. מעתה, העבודה על המסמך, מלווה בניהול משימות הקשורות אליו, מעקב אחרי עדכונים, מעקב אחרי קישורים המופיעים במסמך ואפשרויות רבות נוספות, הלקוחות מעולם ניהול הפרוייקטים. במשרד עו"ד אמנון זכרוני, למשל, מצאו כי העבודה על מסמכים משפטיים מורכבים התקצרה בכ-30%".

תהליכים שונים, שפה אחת

ש. אז יש לנו מערכות לשיווק, וכלים לשיתוף ידע, ותבניות שמסייעות בידינו, ואפילו תוכנת דואר אלקטרוני חכמה. מה עם קצת הסתכלות ארגונית?
"אל תשכח את הפתרון השלישי: קישור בין תהליכים עסקיים. לפני יותר משנה, זיהינו במיקרוסופט ישראל את אזורי החיבור של 2003 Office לתוכנות Line of Business, כגון תוכנות ERP או CRM. הרעיון הוא לבנות ממשק שיאפשר למשתמשים לעבוד בחלון של כל אחד מיישומי Office, ולהעביר נתונים לתוך ומתוך חלון צדדי, בו יוצג יישום ארגוני.
"במילים אחרות, במקום שהמשתמש יקפץ בכל עת מתוכנה לתוכנה, ויעתיק ויעביר קטעים בשיטת 'חתוך והדבק' - הוא יישאר בסביבה המוכרת של ה-Office, ובהקשה אחת יבצע העברת נתונים מהיישום הייעודי שלו למסמך ה-Office ובחזרה".

ש. יש היענות מהצד השני, של מפתחי התוכנות הארגוניות?
"יותר מעשרה בתי תוכנה מובילים, שמכסים כ-90% מהשוק המקומי, הצטרפו ליוזמה והתאימו את התוכנות שלהם לעבודה עם מערכת ה-2003 Office. את המיזם מאפיין עקרון בסיסי אחד: לאפשר לארגונים שעובדים עם תוכנות ה- Line of Business ומערכת ה-Office התייעלות וחסכון בזמן.
"המודלים והמתודולוגיה אומצו על ידי מיקרוסופט העולמית, וסניפי החברה ב-14 מדינות באירופה מתחילים ליישם את המודל שפותח בישראל, עם בתי תוכנה בארצותיהם".

ש. באלו תחומים אתה מזהה את עיקר ההתעוררות?
"כבר קיימים פתרונות בתחומי מערכות ה-CRM וה-ERP (Follow Up, Priority, Integral ו-Fin Pro), תוכנות פיננסיות (חשבשבת), תוכנות לחישוב שכר (מיכפל), תוכנות ייעודיות לעורכי דין (עו"דכנית, אסקי ופדאו"ר), חישוב זמני עבודה (לביא TimeTech) ותיעוד דיגיטלי (e-type)".

מתיאוריה למעשה

ש. איפה אפשר ללמוד איך הופכים את הפוטנציאל למציאות?
"רקע כללי ודוגמאות ספציפיות על האפשרויות למיקסום התפוקות בעזרת כלים שונים, שחלקם הוזכרו כאן, ניתן למצוא במגזין מיקרוסופט לעסקים שניתן להורדה מאתר האינטרנט www.microsoft.com/israel/smartbiz. אתר זה מהווה ערוץ אינטראקטיבי ביננו לבין מנהלי העסקים הקטנים והבינוניים, ונקרא כיום על ידי יותר מ-300,000 מנהלים. מרוכז שם גם מידע טכני על המערכות והתוכנות השונות, ואלו יתרונות מציעה כל אחת מהן.
"עבור מי שמעוניין להרחיב את ידיעותיו, חברנו למכללה לעסקים ויחדיו אנחנו מציעים הדרכות שונות למנהלים. מידע על המסלולים ניתן לקבל בטלפון שמספרו 1-700-70-47-70".

באיזה אופן יצמח עסקך?
גיוס לקוחות חדשים - 82%
מזעור תחלופת לקוחות, שמירה על לקוחות קיימים - 80%
שיווק החברה, מוצריה ושירותיה - 56%
שמירה על יתרון תחרותי - 56%
מקור: Small Business Market Overview, A.M.I. Partners, 2001

מיקרוסופט אופיס תדבר עם התוכנות המקומיות בשפה שלהן

מיקרוסופט ישראל פיתחה ממשקים לתוכנות מוקמיות לעסקים קטנים - המודל עושה את דרכו לאירופה
מאת: גלית ימיני
מתוך: הארץ

הקנס שהטיל האיחוד האירופי על החברה בה הוא עובד, לא ממש הטריד את ניל הולוואי, סגן נשיא למכירות של מיקרופסט באירופה, אפריקה והמזרח התיכון, כאשר שהה בשבוע שעבר בישראל. "אנחנו נערער בבית המשפט בלוקסמבורג, בערכאות הגבוהות יותר. להערכתי, התהליכים המשפטיים האלה, יימשכו לפחות בעוד שלוש או ארבע שנים, כך שיש לנו עוד זמן להחליט מה עושים או איך מתמודדים", הוא אומר.
הולוואי ביקר בישראל מסיבה אחרת. מיקרוסופט ישראל פיתחה בשנה האחרונה מודל שיתוף פעולה טכנולוגי ייחודי עם בתי תוכנה מקומיים. הרעיון היה לספק לעסקים קטנים ובינוניים בישראל את מערכת Office 2003 החדשה של מיקרופוסט שתכיל ממשקים מוכנים לכל התוכנות המקומיות בהן משתמשים אותן עסקים- חשבשבת, עו"דכנית, תקדין ותוכנות אחרות.
כדי ליצור את הממשק הזה עבדו מיקרוסופט ישראל ובתי התוכנה יחד במשך כחודשיים ויצרו את הפתרונות.
כ- 26 בתי תוכנה ישראליים השתתפו בתוכנית. הולוואי הגיע לישראל כדי ללמוד מקרוב על התוכנית:
במיקרוסופט אירופה הוחלט באחרונה לאמץ את היוזמה ל-15 מדינות באירופה כבר בששת החודשים הקרובים. בתוך שנה יושם המודל ב- 20 מדינות נוספות- וזאת רק ההתחלה.
העניין מתגלגל באופן הבא.
ביל גייטס, מקיים פעמיים בשנה "שבוע חשיבה", בו כל עובדי החברה מתבקשים להציע לו רעיונות כיצד ניתן לשפר את מוצרי החברה. האחראי על הפרויקט, משולם גולבינסקי, שלח את הרעיון לביל גייטס במסגרת שבוע זה.

גייטס התלהב מאד מהרעיון, והורה מיד לקבוצת המוצר המפתחת את אופיס, לבדוק אם ניתן להכניס את שיתוף הפעולה הזה בסטדנרט קבוע לגרסת הבאה של חבילת התוכנה שתצא לשוק בעתיד. בינתיים, הוא הפיץ את הרעיון של הסניף הישראלי בין ראשי הסניפים במדינות. הולוואי הבין את הרמז והחליט לאמץ את המודל באירופה.

המערכות הארגוניות ידברו אחת עם השנייה.
"באנו לבתי התוכנה הקטנים ואמרנו להם: הנה זו הפעם הראשונה שאופיס מתממשק עם XML (סטנדרט בינלאומי) ולכן אפשר באמצעות התקן הזה לממשק גם בין תוכנות ארגוניות שונות דרך האופיס, וגם בין האופיס לתוכנות ארגוניות" מספר מנכ"ל מיקרוספט ישראל, אריה סקופ, "כך יוצא שזה בכלל לא חשוב באיזה תקן כתבו את המערכות המקוריות - האופיס מאפשר להכנס לכל תוכנה מבלי להזדקק להמרות מיותרות, וכך הוא מאפשר למערכות ארגוניות של עסקים קטנים לדבר אחת עם השנייה.

"למשל עורך דין שכותב מסמך וורד יכול - בלי לצאת מהמסמך - לעלעל בתוכנות פסקי דין שונות ולהעלות חומרים הנחוצים לו בעת כתיבת המסמך. לחשבשבת למשל, יש עניין להראות נתונים בצורת גרפים, ועכשיו היא יכולה לעשות זאת דרך האקסל, במקום לבנות ממשק תוכנה מיוחד משלה. מבחינת בתי התוכנה הישראליים, זה שדרוג לתוכנה שלהם. מבחינת המשתמש מדובר בנוחות גדולה יותר- הוא אינו צריך ללמוד להשתמש בתוכנות שונות, מספיק שהוא יודע להפעיל אופיס, ובאמצעותו הוא מפעיל את כל המערכות הארגוניות. כך נותר לנו להפוך את אופיס לכלי עסקי מרכזי לעסקים קטנים."

גולבינסקי רץ ברחבי ישראל עם המודל והציג אותו בכנסים שונים. הוא הראה אותו לרואי חשבון, עורכי דין, אדריכלים, שמאים ובעלי עסקים קטנים. מיקרוסופט ישראל השיקה כ-1.5 מיליון שקל בפרויקט, ולאחר שביל גייטס התלהב מהרעיון, המטה נתן לסניף המקומי כ- 200 אלף דולר נוספים כדי לסייע לקבוצת המוצר בפיתוח עתידי של התוכנה.

"המודל הזה הוא תוצאה של הקשבה נכונה לצרכים של הלקוחות" מסביר הולוואי, "הגעתי לביקור הזה כדי ללמוד מהסניף המקומי. כאן בישראל נוצרה מערכת אקולוגית מאד טובה בין מיקרוסופט ישראל לסביבה ואנחנו מאד רוצים להעתיק את המודל הזה למדינות נוספות באירופה. בניגוד למה שחושבים על תאגידים אמריקאיים, אנחנו מנסים לתת כמה שיותר חופש פעולה ועצמאות, להנהלה המוקומית בכל מדינה."

לא מתערבים בסכסוך עם הממשלה.
ואכן הולאווי, אף שהוא אחראי על כל פעילויות מיקרוסופט מול הממשלות השונות, לא התערב כאשר מיקרוסופט ישראל נקלעה לסכסוך מתוקשר עם איציק כהן, סגן החשב הכללי באוצר והממונה על המחשוב בממשלה. "הפרסומים על מה שקרה כאן בממשלה, יצאו בכל העולם, ועקבנו אחרי זה", מסביר הולוואי "סקופ עידכן אותנו בזמן אמת בכל מה שקורה, ואנחנו משאירים לו את המקום והדרך לשפר ולתקן את כל מה שקרה. המו"מ עם ממשלת ישראל נמצא בסמכותו."

כזכור, כאשר ממשלת ישראל עמדה לפני כמה חודשים לחדש את הסכם המסגרת שלה עם מיקרוסופט, לתשלום חודשי עבור שכירות ותחזוקה שוטפת של תוכנות אופיס וחלונות של מיקרוסופט, נקלע המו"מ בין השתיים למבוי סתום. כהן דרש ממיקרוסופט מחירים נמוכים יותר, והצהיר על כוונת הממשלה להחליף את תכונות מיקרופוסט בתוכנות המבוססות על הקוד הפתוח לינוקס. בסופו של דבר החליטה הממשלה לא לחדש את חוזה העדכון השנתי השוטף של התוכנות, כפי שעשו מרבית הארגונים הגדולים בישראל, אלא לנצל אופציה בחוזה לרכוש את התוכנות לבעלותה ולהפסיק לשלם דמי שימוש שנתיים. הממשלה אמרה כי הצעד יוזיל את עלויות המחשוב ויאפשר בעתיד את מערכות מיקרוסופט בלינוקס. סקופ מדווח ששליש ממשרדי הממשלה אתם נערך המו"מ כעת יחתמו בכל זאת על הסכם שכירות ותחוזקה שנתי עם מיקרוסופט - בדיוק כפי שהיה בעבר - בשל צרכים ייחודיים של אותם משרדים. "יש משרדים שלמרות הנחייה של הממשלה לעשות Buyout לתוכנות, מבקשים את חוזה העדכונים השוטפים. אז זה לא יעשה כחלק מהסכם מסגרת כולל כפי שהיה בעבר, אלא מול כל משרד בנפרד: אנחנו צופים שזה יקרה עם כשליש מהמשרדים", מסביר סקופ. בשבועות הקרובים ידווח סקופ להולוואי על תוצאות המהלך והמו"מ עם המחודש מול הממשלה. הולוואי מקווה שפתרון משבר עם הממשלה הישראלית יהווה גם הוא דוגמה למדינות אירופאיות אחרות, כפי שמודל בתי התוכנה המקומיים יאומץ כעת ברחבי אירופה.