"התחברות למערכת אופיס 2003, היא מהפיכה אמיתית בתחום, גם עבור משתמשים שאינם עובדי ידע. המימשק המוכר של אופיס יקל על כל אחד להכניס ולאחזר נתונים", אומר יקי פיפקביץ, מנכ"ל משותף בבית התוכנה למערכות עיבוד וחישוב זמן עבודה, לביא טיימטק.

כמי שמלווה את שוק המערכות לניהול זמן עבודה כבר עשרים שנה, קשה להפתיע את יקי פיפקוביץ', מנכ"ל משותף בבית התוכנה לביא טיימטק, ברעיונות חדשים. אבל בכל זאת, כאשר הוצגו בפניו האפשרויות והאופציות הנפתחות עם ההתממשקות לאופיס 2003 - הוא נדלק. "אני לא יודע מי יוכל להרשות לעצמו לעבוד מהיום ללא השידוך הזה", קבע בהתלהבות.

לביא טיימטק - מקבוצת תים - עוסקת באיסוף ועיבוד המידע שמאחורי שעוני הנוכחות. בעבר הרחוק עובדים דיווחו נוכחות והיעדרות באמצעות בטפסים. כיום נמצאים בשימוש מסכי דיווח ייעודיים. אך עם שילוב מערכת עיבוד המידע ובסיס הנתונים של לביא טיימטק, כשברקע אופיס 2003, נפתחה למעשה הדלת לעולם ה"מוכר" של אופיס, לכל עובד היכול להשתמש באקסל או וורד המוכרים לו - לצורכי דווח למערכת לביא.

עד היום - משחזר יקי - נקטו עובדים וארגונים בשיטות שונות לעידכון הדיווח החסר. חלק עשו זאת באמצעות דו"חות ידניים או טפסים שהועברו למחלקת משאבי אנוש בכל פרק זמן קבוע. אחרים דיווחו באמצעות האינטרנט, והיו גם כאלה שעיצבו לעצמם טאמפלט תבנית באקסל, מילאו בו את הנתונים ושלחו אותו בדוא"ל למדור שכר, או לממונים עליהם.

"דיווח השעות של עובדים כמו אנשי תמיכה, טכנאים וכדומה - שעבדו מחוץ למשרד - היה תמיד בעייתי", אומר יקי. "במקרים רבים הדיווח הידני הצריך הקלדה מחודשת של פקידה לתוך מערכת הנוכחות. כמובן שלעובד לא היתה שום גישה לנתונים, ובכל פעם שרצה לברר כמה ימים או כמה שעות עבודה צבר עד לרגע מסויים - הוא היה צריך לבקש ממדור כח אדם או שכר להפיק לו דו"ח.


"התחברות בסיס הנתונים למערכת אופיס 2003, היא מהפיכה אמיתית בתחום. כל עובד מקבל עתה, לצד החלון הראשי של וורד או אקסל - חלון שדרכו הוא מתחבר ישירות לבסיס הנתונים. מתוך חלון הצד הוא יכול לעדכן נתונים חסרים, לבדוק כמה שעות עבד עד לאותו רגע ממש, כמה ימי חופשה מגיעים לו, לחשב אם שעות העבודה המוקדשות לפרוייקט הולמות את הכמות שסוכמה עם הלקוח, וכמובן לדלות מחלון הצד טקסטים ולשלבם בישום האופיס שבחלון הראשי.

"בדרך זו", אומר יקי, "הופך למעשה כל עובד בארגון - למשתמש קצה במערכת לביא, היכול לדלות ממנה מידע אישי בזמן אמיתי, בכפוף לרוחב ההרשאות שנקבע לו. זוהי בשורה טובה לאלפי לקוחות לביא טיימטק הפזורים בארץ, באירופה ובארצות הברית, שהיום יכולים להיכנס לתוך המערכת בצורות מגוונות - החל מרשת האינטראנט, דרך הרשת הגלובלית, באמצעות טלפון רגיל ואפילו בתקשורת סלולרית..."

יקי משוכנע שמי שמפתח ישומי איסוף נתונים ולא יכנס מתחת למטריה של אופיס 2003 - ימצא עצמו רטוב בחוץ. "העלאת בסיסי נתונים ושילובם בישומי אופיס - תהפוך לסטנדרט, ובין השאר היא גם תפחית את הכמויות העצומות של נייר שעדיין עוברות במשרד", מתנבא יקי. "על ידי שילוב של מערכות דיווח שעות וחישוב שכר בסביבת אופיס 2003 - פעולות כמו קליטת נתונים, עיבודם וקבלת התוצאה, יעשו תוך שניות, מבלי שהם ייצרו אף פיסת נייר.

"מאחר שמדובר במימשק מוכר ופופולרי כל כך, כמו זה של ישומי אופיס, הרי שאפילו אחרון המשתמשים, גם אם אינו עובד ידע - ידע לדווח על שעות העבודה שלו ולקבל את התוצאות המבוקשות..."