אחת לתקופה ארוכה מגיח לו איזה יישום קטן שמצליח לשנות ללא היכר את שגרתנו עם המחשב האישי. אני רוצה לשתף אתכם באחד כזה ששינה את חיי לאחרונה ומהווה צעד קטן אך מהותי להידוק האינטואיטיביות הכה מתבקשת בין הגולם שמולנו לבינינו, בני האנוש.

גם המאורגנים ביותר שבינינו, הבונים מערך היררכי מסודר להפליא של תיקיות מקוננות בתוך תיקיות ומשקיעים מחשבה וזמן יקר בנתינת שם בעל משמעות לכל קובץ שהם שומרים במחשב האישי, עדיין משקיעים זמן רב מדי באיחזור של המידע אותו הם מחפשים. והדגש כאן הוא על המידע שנחוץ לי ברגע נתון. לא רק שליפה מהירה ככל שניתן של המסמך הספציפי, אלא מעבר לכך - ריכוז כל פיסת מידע אפשרית בנושא, כולל הודעות דואר אלקטרוני, גליונות אקסל, תמונות, קבצי מוסיקה, מסמכי טקסט ומה לא, בעצם.

תחשבו לרגע איך זה לשבת מול ה- PC או ה-Laptop שלכם, ובקליק אחד תוך שניות ספורות לקבל את כל המידע האישי (מקומי) והחיצוני\ארגוני הרלוונטי לאותו נושא. Too good to be true? קראו הלאה...

מה זה בעצם Windows Desktop Search?

ה- Windows Desktop Search ממפה את כל המידע במחשב האישי שלכם כך שניתן יהיה למצוא אותו בקלות לאחר מכן ע"י חיפוש טקסט פשוט של כל מילה שהיא המופיעה בשם הקובץ או בתוכנו. התוכנה יוצרת אינדקס של כל המידע במחשב האישי שלכם, כולל שמות תיקיות, קבצי הפעלה, מסמכים, הודעות מייל, אנשי קשר וכיוצ"ב. האינדקס כולל גם את כל הטקסט בתוך המסמכים עצמם. חשוב להדגיש את ההבדל בין ה- Windows Desktop Search לחיפוש הרגיל (F3) של Windows - בגלל שהאינדוקס מתבצע מראש, אין צורך לחכות שהחיפוש יעבוד זמן רב (לפעמים שעות!) כדי למצוא מסמכים, זה קורה מיידית, כך שההבדל עצום בחוויות החיפוש שהכרתם עד כה.
ניתן כמובן להגדיר שלא יבצע אינדקס לכל המסמכים במחשב, אלא רק לתיקיות ספציפיות, או רק לדיסק הקשיח ולא להודעות הדואר האלקטרוני שלי, שליטה על האם לבצע אינדקס גם לנספחים (attachments) של הודעות הדואר וכו'.


צילום מסך 1: בחירת התיקיות ותוכנות הדואר שברצוננו לאנדקס

אין שום ממשק מיוחד להתרגל אליו, העניין מסתכם בעיקר בסרגל כלים חביב ונגיש שמתווסף לכם בתחתית המסך, בו ניתן פשוט להריץ חיפוש טקסט ולקבל בשברירי שנייה את התוצאות המתבקשות.
ניקח למשל את הדוגמא בצילום המסך הבא, שנלקח מיד לאחר שהקלדתי את המילה "vista" לתוך סרגל הכלים למטה:


צילום מסך 2: חיפוש מהיר ויעיל באמצעות Windows Desktop Search

ראשית ניתן לראות כי התוצאות מחולקות לקטגוריות:
- תכניות (Programs) - שניתן להריץ ישירות מתוך תוצאות החיפוש, במקרה זה נמצאה תוכנת ה- Vista Upgrade Advisor
- פריטי אאוטלוק ותוכנות תקשורת אחרות - הודעות דואר, נספחים, פגישות וכו'
- קבצי מולטימדיה - תמונות, וידאו וכיוצ"ב
- קבצים אחרים כלשהם - מצגות, מסמכי וורד, קבצי Zip ועוד

שנית, נוכל לתת עוד Enter אחד ולקבל את המסך המלא והעשיר יותר של התוכנה, המאפשר עיון מתקדם בתוצאות החיפוש, כולל תצוגה מקדימה של המסמכים שנמצאו:


צילום מסך 3: עיון מתקדם בתוצאות החיפוש

אני יכול לסנן גם כאן את תוצאות החיפוש לפי סוג הקובץ ולקבל רק את הודעות הדואר האלקטרוני בנושא, או רק את המסמכים בנושא וכיוצ"ב. סינון נוסף יכול להתבצע לפי תאריך, מחבר, גודל, סוג קובץ, מיקום בדיסק ועוד. שימו לב שאני יכול גם לבצע פעולות ישירות מתוך התצוגה המקדימה (Forward, הדפסה וכיוצ"ב).

שלישית, במידה ולא מצאתי את אשר חיפשתי במחשב האישי, אני יכול בלחיצה אחת לעבור ולחפש את אותו ערך ב- Web ולקבל את תוצאות חיפוש האינטרנט בנושא מבלי לפתוח דפדפן בחלון נפרד ולהתחיל להקליק שם את פרטי החיפוש מחדש.

בנוסף, קיימת אפשרות יעילה ביותר ואולי אף החשובה מכל לארגונים עסקיים, של קישור ה- Windows Desktop Search עם הפורטל הארגוני מבוסס SharePoint Portal Server, כך שניתן לקבל תוצאות חיפוש גם מהפורטל הארגוני ישירות למחשב האישי, ולייצר פתרון חיפוש End to End מהיר ויעיל לארגון.

יש אפשרות לקבל את סרגל החיפוש גם מתוך אאוטלוק, אם אתם מעדיפים.

בנוסף, המוצר כולל תוסף Anti Phishing שניתן להפעיל מתוך תפריט האפשרויות של Windows Desktop Search, ובכך להתמודד טוב יותר עם מזימות שנועדו לגנוב מידע אישי עליכם כגון סיסמאות, מספרי כרטיסי אשראי וכו'. התוסף של Microsoft Anti-Phishing Filter Add-in חוסם אתרים שדווחו כחשודים ע"י שותפינו בתעשייה, ואף מזהיר אתכם במידה והוא מזהה כי אתר מסוים ערוך באופן מעורר חשד שעלול לחשוף את המידע האישי שלכם.

ואם כבר בתוספים עסקינן, כדאי לציין כי למוצר יכולת לחפש גם בתוך קבצי PDF ע"י הורדת תוסף מהלינק הבא - http://addins.msn.com

מעבר לתמיכה ביותר מ-200 סוגי קבצים שונים, לבתי תוכנה יש אפשרות לנצל את מנוע החיפוש האישי הזה גם למציאת תכנים בפורמטים קנייניים שלהם באמצעות ממשק ה- iFilter, המאפשר להרחיב את יכולת האינדוקס ולמנף את Windows Desktop Search ליישומי צד שלישי.

גילוי נאות - כמה טיפים ועצות ממי שהיה שם
ראשית, האינדוקס הראשוני לוקח זמן רב יותר באופן ניכר מהאינדוקסים השוטפים הקלילים, וכאשר רצים עם חומרה "גבולית" (דרישות מינימום של מערכת ההפעלה) עלולים לחוש האטה בפעולת המחשב, ועל כן מומלץ לתזמנו בהתאם. יש מקום לציין שבגרסה האחרונה (והבשלה יותר) חל שיפור עצום בנושא זה.

שנית, למרות שקיימות אפשרויות שליטה מסוימות על תזמון ביצוע האינדוקס, לרוב יש להמשיך מספר שניות עד כמה דקות בכדי שתוצאות האינדוקס יתעדכנו (בהתאם למידת הפעילות של המחשב). למשל, אם קיבלתם הודעת דואר אלקטרוני חדשה, ומייד גררתם אותה הצידה לקובץ PST אחר, כאשר תנסו לחפש את ההודעה מתוך סרגל החיפוש מייד לאחר ששיניתם את מיקומה, התוכנה תמצא אמנם את ההודעה, אך כשתקליקו עליה סביר להניח שהמערכת לא תצליח לפתוח את ההודעה (מאחר ומיקום ההודעה שונה ועדיין לא הספיק להתעדכן באינדקס). תמיד ניתן להקיש קליק ימני על זכוכית המגדלת של ה- Windows Desktop Search בצד ימין למטה ולבחור ב- Index Now בכדי לזרז את העניינים.

לסיכום - 5 סיבות למה להתחיל להשתמש עכשיו!
1. כי זה נותן לכם מקום אחד ויחיד לחפש ממנו. כבר שכחתי איך עושים קליק ימני - Advanced Find באאוטלוק. אין צורך לבזבז זמן על כמה שיטות וממשקי חיפוש.
2. כי אפשר לחפש כל, אבל כ-ל דבר במחשב שלכם! לא צריך להגביל את עצמנו לחיפוש מסמכים בלבד - חפשו כל דבר העולה על רוחכם - אנשי קשר, מספר טלפון שרשמתם איפשהוא, כתובת IP, קבצי ini, פשוט כל דבר. נסו ותראו!
3. כי אפשר למצוא ולהריץ תכניות הפעלה ויישומים מהיר יותר, במקום ללכת את "כל הדרך" של Start-Programs, גלילה וכו'. ואני לא מדבר על Calc.exe, אלא יישומים שבאמת אין לכם מושג באיזה תיקיית תוכניות הם התקינו את עצמם או תחת איזה שם.
4.כי אפשר למצוא בקלות הודעות דואר אלקטרוני לפי חיתוכים שונים ישירות מממשק החיפוש, כפי שניתן לראות בצילום המסך הבא:




בדוגמא לעיל רשמנו בסרגל החיפוש From:yann to:yoss (שמות חלקיים זה מספיק) וקיבלנו את כל פריטי האאוטלוק שנשלחו אליי מ- Yannick (ידידי אשר בצרפת), בסדר כרונולוגי. כמובן שחיפוש כזה מעלה בתוצאותיו גם פגישות באאוטלוק וכיוצ"ב, במידה וקיימות.
5. כי המחיר שווה לכל נפש - הורדה חינם. נותנים לך - תיקח. מקסימום תסיר
כי גם לכם מגיע לחפש מהיר, יעיל ולקבל תוצאות טובות יותר.
May the source (code) be with you
יוסי
לינק להורדה: http://desktop.msn.com