מצא את הדרכים הטובות ביותר לשיתוף מידע

יש לך מסמך, תמונה, גיליון נתונים או סתם מחשבה שברצונך לשתף עם לקוחות או עמיתים לעבודה? למד חמש דרכים קלות לשתף מידע ואת היתרונות והחסרונות של כל אחת מהן.

בדף זה

	1. דואר אלקטרוני
	2. הודעות מיידיות (IM)
	3. אתרי סביבת עבודה משותפת
	4. שימוש בשירותי פקס
	5. אמצעי אחסון (תקליטורים, תקליטורי DVD, תקליטונים והתקני USB)

1. דואר אלקטרוני

דואר אלקטרוני הוא מהיר ופשוט, וככל הנראה אתה כבר יודע איך הוא עובד. שימוש ב-Microsoft Office Outlook 2003 כדי לשלוח ולקבל דואר אלקטרוני עובד נהדר לשיתוף מחשבות, נושאים ושאלות. צירוף קבצים לדואר אלקטרוני הוא דרך נהדרת לשתף מסמכים וכמויות מידע גדולות יותר ממה שהודעות דואר אלקטרוני לבדן יכולות להכיל. שתף קבצים שלדעתך עשויים להיות שימושיים לעמיתיך לעבודה, או בקש מעמיתים לעיין בקובץ ולשלוח אותו חזרה עם עריכתם.

יתרונות

אתגרים

למעלה

2. הודעות מיידיות (IM)

כשאתה רוצה תגובה מיידית, ככל הנראה אתה מעוניין בשיחה, וזה בדיוק מה ששירות שליחת הודעות מיידיות מספק - שיחה דו-כיוונית אלקטרונית. באמצעות תוכנות הודעות מיידיות כמו Microsoft Windows Messenger ושירותים כמו MSN Messenger, ביכולתך לשאול שאלות ולשתף מחשבות באופן אינטראקטיבי, כמו גם לדעת מיד אם מישהו מחובר לאינטרנט ויכול לדבר. אתה יכול אפילו לקבוע אם אחרים יראו שאתה מחובר או לא.

יתרונות

אתגרים

למעלה

3. אתרי סביבת עבודה משותפת

אתר של סביבת עבודה משותפת הוא כנראה הדרך הנוחה ביותר לשתף פעולה במסמכים ובפרוייקטים. באמצעות אתר סביבת עבודה משותפת ב-Office 2003, אתה ועמיתיך לעבודה יכולים לשתף מסמכים ולהעיר עליהם, לתחזק רשימות של מידע חשוב - כגון משימות, אתרים קשורים ואנשי קשר - ולעדכן זה את זה בסטטוס של פרוייקט נתון. ביכולתך אפילו לקבל התראות בדואר האלקטרוני בדבר שינויים של פריטים (כמו סטטוס של משימה). ביכולתך לגשת לאתרי סביבת עבודה משותפת כאשר אתה מחובר לרשת של החברה.

הערה: אתה זקוק ל-Windows SharePoint Services ב-Microsoft Windows Server 2003 כדי להגדיר אתר סביבת עבודה משותפת.

יש גם שני אתרים מתמחים של סביבת עבודה משותפת שאתה יכול להשתמש בהם: אתר סביבת עבודה של מסמכים וסביבות עבודה של פגישות. לאחר שהגדרת את אתרי סביבת העבודה המשותפת האלה, ביכולתך לפתוח אותם בכל דפדפן אינטרנט או בחלונית המשימות 'סביבת עבודה משותפת' ב-Microsoft Office Excel, ב-PowerPoint וב-Word 2003.

יתרונות

אתגרים

למעלה

4. שימוש בשירותי פקס

למה להדפיס מסמך רק כדי שתוכל להעביר אותו דרך מכשיר פקס? באמצעות שירותי הפקס הזמינים בכמה מתוכנות Office, ביכולתך לחבר את המחשב האיש שלך ישירות לספק שירותי פקס, שישלח את הפקס עבורך - ולעולם לא תיאלץ להדפיס את המסמך שלך. אם העבודה שלך מחייבת שליחה בפקס של מסמך - כגון חוזה לחתימה, הזמנת רכישה לאישור או טופס רישום - שירותי פקס ייעלו אותה באופן ניכר.

יתרונות

אתגרים

למעלה

5. אמצעי אחסון (תקליטורים, תקליטורי DVD, תקליטונים והתקני USB)

לפעמים הדרך הפשוטה ביותר לשתף מידע היא פשוט להעתיק את הקובץ שלך להתקן אחסון ולתת אותו (או לשלוח אותו) למישהו. זוהי דרך נוחה לשתף מצגות, תמונות דיגיטליות, סרטי וידאו וקובצי שמע עם עמיתיך לעבודה ועם לקוחות, או לשאת קבצים בין העבודה לבית. אם הנמען אינו מחובר לרשת, או שהקובץ גדול במיוחד, לפעמים זו עדיין הדרך הטובה ביותר. תקליטונים יכולים להכיל רק קבצים קטנים יותר, אבל ביכולתך לאחסן נתונים רבים יותר בתקליטור הניתן לכתיבה, ואף יותר בתקליטור DVD הניתן לכתיבה.

אפשרות אחרת היא התקן אחסון מסוג Universal Serial Bus (USB), הכולל כונני flash USB קטנים במיוחד. באמצעות כוננים אלה ניתן לאחסן ולהעביר קבצים בין מחשב להתקן בעל יציאת USB פעילה ותקינה. בדרך כלל הם יכולים להכיל את כמות מידע שמאות תקליטונים יכולים להכיל. בנוסף, כמה מההתקנים מציעים הגנה באמצעות סיסמה לצורך הגנה על המידע.

יתרונות

אתגרים

מאמרים קשורים

מידע על המוצר

למעלה