אמץ לך שיטות חכמות יותר לעבודה עם דואר אלקטרוני

כיום, האינטרנט הוא בבחינת כלי נבחר לתקשורת עסקית. יש שמעריכים שהפופולריות העצומה שלו הניבה 275 מיליון תיבות דואר. על פי הערכות אחרות, 60 אחוזים מהנתונים העסקיים הקריטיים מועברים כיום באמצעות דואר אלקטרוני.

לרוע המזל, האינטרנט יכול להיות מסוכן באותה מידה שהשימשו בו נפוץ. תכנים של דואר אלקטרוני שימשו כראיות בבתי משפט. המחיקה של הודעת דואר אלקטרוני לא בהכרח מעלימה אותה. במרבית המקרים, ניתן לשחזר אותה. לכן, הדואר האלקטרוני שאתה שומר עלול לפגוע בך. הדואר האלקטרוני שאתה מוחק עדיין יכול לפגוע בך.

	עצה: Office Outlook 2003 כולל את האפשרות החדשה קרא את כל הודעות הדואר הסטנדרטי בטקסט רגיל , המאפשרת לך להציג את כל הודעות הדואר האלקטרוני בתבנית של טקסט רגיל. אם אתה חושש מהאיום של וירוס או של סוג אחר של סקריפט זדוני המתפשט דרך הודעות דואר אלקטרוני המשתמשות בעיצוב מהודר יותר, כמו HTML או Rich Text Format (RTF), תוכל להשתמש באפשרות זו כדי למנוע מ-Outlook 2003 לעבד תבניות אלה. מידע נוסף.

עקרונות מדיניות איתנים ותוכנות דואר אלקטרוני חזקות מספקים הגנה
עקרונות מדיניות איתנים לגבי שימוש העובדים בדואר אלקטרוני ותוכנות טובות יגנו עליך מפני מבוכה, גניבות, אובדן לקוחות ותביעות משפטיות - לא כל שכן אובדן הכנסה, תפוקה, ובמקרה הגרוע ביותר - אובדן העסק שלך.

מומחים רבים בתחום אבטחת המחשבים טענו שמחשב בטוח הוא מחשב כבוי. אבל עסקים לא יכולים לכבות את המחשבים שלהם, ממש כשם שהם לא יכולים לחזור להשתמש בעיפרון, בנייר ובדואר רגיל.

שיטות ועקרונות מדיניות חכמים לניהול דואר אלקטרוני יגנו עליך מפני תביעות משפטיות, גניבה של סודות מקצועיים ומבוכה. לדוגמה, מדיניות שמגדירה במפורש אילו הודעות דואר אלקטרוני יש למחוק ואילו יש למחוק. בנוסף לכך, מומלץ להשתמש בתוכנות העסקיות להגנה על התכתובות הפנימיות והחיצוניות.

השאלה הראשונה היא: איך תשמור את הודעות הדואר האלקטרוני שמהוות, מבחינתך, רשומות עסקיות חשובות? לשאלה זו חשיבות מכרעת אם אתה נוהג להשתמש בדואר אלקטרוני לצורך העברת מידע כגון חוזים ועקרונות מדיניות של החברה. אילו הם פרטי המידע שגופי פיקוח עשויים לדרוש ממך להמציא. האם אתה יכול לקבל גישה מהירה וקלה למידע ספציפי הממוין לפי תאריך, שולח/נמען או נושא? אם לא, מומלץ להשתמש בשמירה בארכיון של דואר אלקטרוני באופן אוטומטי.

תוכנה עסקית שתסייע לך לארגן הודעות דואר אלקטרוני תוכל לעשות לך חיים קלים יותר - ועל אחת כמה וכמה בטוחים יותר. Microsoft Office Small Business Edition 2003 מותאמת במיוחד לצרכים של בעלי עסקים קטנים ושל העובדים שלהם. שימוש בתוכנה המוכרת אך המשופרת Outlook 2003 הוא דרך אחת להפעיל בקרה יומיומית על זרימת הדואר האלקטרוני שלך. לדוגמה, התוכנה מציעה:

• תיקיות חיפוש שבאמצעותן ניתן לקבץ הודעות לפי שולח או תאריך, או לפי רצפי הודעות שיח.



• סינון דואר זבל (spam), שניתן להתאים אישית את דרגת חומרתו.



• רשימת שולחים בטוחים, שמאפשרת קבלת הודעות רק משולחים שאתה מציין.



• רשימת השולחים החסומים, אשר מנתבת שולחים שחסמת לתיקיית דואר הזבל. תכונה זו תחסום גם קבצים מצורפים בלתי-רצויים וקבצים גדולים משולחים שאינם כלולים ברשימת השולחים הבטוחים שלך.

על אף ש-Outlook2003, הכולל את 'מנהל אנשי הקשר העסקיים', מוכוון לאנשי קשר עסקיים, הרי שהוא גם כלי ארגוני שימושי במיוחד. 'מנהל אנשי הקשר העסקיים' מאפשר למשתמשים לקשר באופן אוטומטי כתובות דואר אלקטרוני, פגישות, פתקים ומשימות לרשומות של אנשי קשר עסקיים והזדמנויות מכירה.

אמנם אף אחת מהתכונות הללו אינה קשורה בהכרח לארגון הודעות דואר אלקטרוני, הרי שההפחתה בכמות דואר הזבל והדואר הבלתי רצוי היא יתרון של ממש.

בעלי עסקים קטנים, שאין ברשותם התקציבים השמנים שמהם נהנים תאגידים גדולים, הם הנפגעים העיקריים מההשלכות של ניהול לקוי של דואר אלקטרוני או התנהגות בלתי-הולמת בקשר אליו.

צמצם סיכונים
ישנם צעדים שבעל/מנהל העסק הקטן יכול לנקוט כדי לצמצם סיכונים. אחד האמצעים שחשיבותם מכרעת הוא פרסום של מדיניות ברורה, מנוסחת היטב וניתנת לאכיפה, המפרטת את הפעולות והתכנים המקובלים והבלתי-מקובלים הקשורים לדואר אלקטרוני. יש להגדיר מפורשות תוכן פוגע, בלתי-הולם ובר-תביעה משפטית או כזה שעלול לפגוע בדרך אחרת בעסק. העובדים שלך צריכים לדעת שדואר אלקטרוני הוא הרבה יותר מסתם שיחה.

אם יש צורך בפיקוח על תחנות העבודה של העובדים, יש לציין זאת במפורש במדיניות. במילים אחרות, יש ליידע את העובדים על כך שיתבצע פיקוח על הפעילויות שלהם ולהסביר להם את הסיבה לכך. חברות מסוימות לא מתייחסות לנושא של שימוש בציוד של החברה לצורך ניהול עסקים פרטיים באינטרנט. חברות אחרות אוסרות על כך באופן מפורש.

בארה"ב, חוק הפרטיות בתקשורת אלקטרונית משנת 1986 מתיר לחברות להתייחס לכל הודעות הדואר האלקטרוני שנשלחות ממכשירים של החברה או שמתקבלות בהם כרכוש של החברה. האם זהו המצב גם בחברה שלך? כדאי לברר.

רצוי לבחון את מדיניות החברה בעניין דואר אלקטרוני באופן סדיר, כדי לוודא שהיא עולה בקנה אחד עם הדין המקומי.

תוכנות אמורות לסייע בהגנה על התכתובת שלך
התוכנות שהעסק שלך משתמש בהן אמורות לעזור לך להגן על התכתובות הפנימיות והחיצוניות שלך באינטרנט ובכך לעזור לך להגן על החברה שבה אתה עובד. מרבית התוכנות המיועדות לעסקים כוללות רמות שונות של תכונות אבטחה ופרטיות, חומות אש, מסנני דואר זבל (spam) וכדומה.

Microsoft Office Small Business Edition 2003 כוללת שתי תכונות עיקריות לפרטיות ולאבטחה, שמצריכות מידה קטנה של התערבות מצדך. הצפנה וחתימה דיגיטלית מסייעות במידה ניכרת במניעת גישה בלתי-מורשית לתכתובת אלקטרונית ושיבושה:

• תכונת ההצפנה מצפינה נתונים משודרים כדי למנוע גישה בלתי-מורשית. איש לא יוכל לקרוא את הנתונים מלבד הנמען. ניתן להפעיל ולהשבית את התכונה בקלות.



• תוכנת Outlook גם מציעה יכולת של חתימה דיגיטלית, המאמתת את תקפות ההודעות. החתימה הדיגיטלית מבררת את זהות השולח, בדומה לתג זהות אלקטרוני. Outlook תפנה את המשתמשים לאתר אינטרנט של מיקרוסופט לקבלת מידע על אופן ההשגה של חתימות דיגיטליות.

יתרונה של Small Business Edition טמון בשילוב של תכונות ידידותיות לעסקים, הצפנה וחתימה דיגיטלית והמראה המוכר כל-כך של התוכנה. התוכנה מציעה גם יכולת קריאה ושינוי (בכפוף להרשאה) של הודעות דואר אלקטרוני אשר אובטחו במסגרת תוכנית IRM (ניהול זכויות מידע) של מיקרוסופט.

עקרונות מדיניות איתנים בכל הנוגע לתקשורת, מידע מאורגן היטב ותוכנה גמישה, עתירת תכונות וקלה לשימוש - כל אלה יתרמו להצלחה שלך בניהול העסק - ובהגנה עליו.