הוויעוד הווירטואלי דרך האינטרנט מאפשר לך לקיים פגישות מבלי לצאת מהמשרד

אנשים נוהגים להתלונן על פגישות עסקיות מסיבות רבות. במקרים רבים, המחיר - בזמן ובהוצאות נסיעה - הוא הסיבה הראשונה ברשימה.

עולם הטכנולוגיה פותח פתח לשיטות חדשות לעריכת פגישות עסקיות - שיטות שיכולות לחסוך בנסיעות ואפילו להניב תוצאות טובות יותר. שתיים מהאפשרויות החדשות הן ויעוד באמצעות האינטרנט והעברת הודעות מיידיות.

	עצה: מה קורה כאשר נבצר ממישהו להשתתף בפגישה וירטואלית? אין שום בעיה. כלי ויעוד כמו Microsoft Live Meeting יאפשרו לך להקליט מצגות, כולל הצלילים וקובצי השמע. אחרי הפגישה אפשר לפרסם את ההקלטה דרך האינטרנט, כדי שתגיע גם למי שלא השתתף בפגישה.

מבוא לוויעוד דרך האינטרנט
כדי לקיים ויעוד וירטואלי דרך האינטרנט, אין צורך להזמין כרטיסי טיסה או לשלם את התעריף של מחלקת עסקים. האמצעים הטכנולוגיים של ימינו מאפשרים לך להקרין מצגות של שקופיות ולשתף מסמכים עם קבוצה קטנה או גדולה של אנשים - שכל אחד מהם יושב מול מסך המחשב האישי שלו. המשתתפים בדרך כלל מתקשרים אל מוקד טלפוני ייעודי לקבלת חיבור קולי אל המפגש.

ומכיוון שאין צורך בפריטי חומרה או תוכנה מיוחדים, העלות של פגישה וירטואלית נמוכה בהרבה מעלות הנסיעות למרחקים גדולים. כל שדרוש הוא מכשיר טלפון, מחשב אישי עם חיבור לאינטרנט ודפדפן.

איך זה עובד? בעזרת Microsoft Office Live Meeting, כלי נפוץ לוויעוד דרך האינטרנט, יושב הראש, או מנחה הפגישה, יכול לקבוע מועד לפגישה ולהזמין את המשתתפים. המשתתפים מתחברים לאתר Live Meeting בשעה הייעודה, והפגישה מתחילה.

המנחה מאפשר למשתתפים לראות את מה שקורה בשולחן העבודה שלו במהלך הפגישה דרך Live Meeting. כל מה שהמנחה מעלה על המסך, מוצג גם על מסכי המחשבים של המשתתפים בפגישה הווירטואלית. לדוגמה, אפשר להקרין מצגות ב- Microsoft Office PowerPoint או ללוות את המשתתפים בסיור בגיליון אלקטרוני של Excel (אקסל). הכלי Live Meeting מאפשר גם פעילויות כמו:

• צ'ט של טקסט
• סקרים מקוונים
• לוחות שרטוט
• הקלטה והקרנה של מצגות

שיחות מכירה, מפגשי הדרכה, הדגמות ללקוחות, הצגת מוצרים חדשים ופגישות צוות - אלה הן רק כמה דוגמאות לשימושים הרבים של ויעוד באמצעות האינטרנט. התשלום בדרך כלל מתבצע במסגרת מנוי או נגבה לפי דקות שימוש.

הודעות מיידיות: כבר לא רק לצ'טים
לפעמים, כל שדרוש לך כדי לפתור בעיה כלשהי, הוא מפגש קצר ולא רשמי עם כמה אנשי מפתח. אם משרדם של האנשים הללו אינו סמוך למשרדך, תוכל להיעזר בהודעות מיידיות (IM), אותו כלי מקוון ואהוב המשמש לצ'טים מקוונים, כחלופה יעילה וחסכונית לסדרה של הודעות דואר אלקטרוני או שיחות בין-עירוניות יקרות. הנה כמה דברים שאפשר לעשות בעזרת IM:

• שיתוף יישומים ולוח שרטוט - בעזרת Windows Messenger, היישום להעברת הודעות מיידיות הכלול במערכת Windows XP Professional, תוכל לא רק לנהל שיחות טקסט בזמן אמת עם שותפים או עמיתים לעבודה, אלא גם לסקור מסמכים או להשתמש בלוח השרטוט עם אנשי קשר מקוונים, בזמן אמת, כך שתוכלו לעבוד ביחד על פרויקטים. לדוגמה, תוכל לפתוח מצגת PowerPoint במחשבך, לבחור לשתף אותה במתכונת מקוונת עם איש קשר מסוים באמצעות Windows Messenger, ולאפשר לו לערוך בה שינויים. תוכל גם לפתוח לוח שרטוט משותף ולחלוק אותו עם עמיתיך ממש כאילו היה גיליון נייר ועט. תוכל גם להעתיק ולהדביק בלוח מידע מכל תוכנית מבוססת- Windows.
• שליחה וקבלה של קבצים ותצלומים - ייתכן שתרצה לשלוח מסמך או תצלום לאנשי הקשר שלך ב- Windows Messenger. כלי זה יאפשר לך לשלוח קבצים ישירות אל אנשי הקשר שלך, ויודיע לך על סיום ההעברה.
• מפגש פנים-אל-פנים: ויעוד וידאו - הכלי Windows Messenger תומך בוויעוד באמצעות וידאו, לכן במקום להטריח את עצמך למקומות מרוחקים כדי לקיים פגישה אישית, תוכל לקבוע פגישה וירטואלית באמצעות ויעוד וידאו. הן אתה והן איש הקשר שלך זקוקים למחשב אישי עם מערכת הפעלה Windows XP, לכרטיס קול, למיקרופון ורמקולים, או מערכת אוזניה ומיקרופון, מצלמת אינטרנט, ורצוי גם חיבור פס-רחב לאינטרנט.
• תקשורת קולית - תוכל להשתמש באפשרויות התקשורת בין מחשב למחשב הכלולות ב- Windows Messenger כדי לשוחח עם אנשי קשר בכל מקום בעולם באמצעות האינטרנט, בדרך כלל בעלות נמוכה בהרבה מעלות שירותי הטלפון הרגילים. נוסף לכך, כשתהיה מנוי אצל ספק שירותי מחשב-לטלפון, תוכל להתקשר מהמחשב שלך לכל טלפון. כדי להתחבר, דרושים לך הפריטים הבאים: מערכת הפעלה Windows XP, כרטיס קול, מיקרופון ורמקולים או מערכת אוזניה ומיקרופון, וחיבור לאינטרנט או לרשת המקומית. כדי לנהל תקשורת טלפונית תזדקק גם לספק שירותים.

עוד כלים לעריכת פגישות עסקיות
כלים כמו Office Live Meeting ו- Windows Messenger הם רק שתי שיטות טכנולוגיות שיוכלו לסייע לך לחסוך בזמן ובכסף הכרוכים בנסיעות עסקיות. לפניך מספר כלים טכניים נוספים שיעזרו לך לקבוע פגישות עסקיות ולהיערך להן:

• תזמון פגישות מקוונות - כדי לברר מי זמין ויכול להשתתף בפגישה מסוימת, לפעמים תצטרך לבזבז יותר זמן משתארך הפגישה עצמה. מערכת Exchange Server 2003 - אחד הרכיבים של Windows Small Business Server 2003 - תאפשר לך לעיין בלוחות השנה של עמיתיך לעבודה. בעזרת Office Outlook 2003, יישום מקבוצת התוכניות Office Small Business Edition, תוכל לברר באילו מועדים עמיתיך לעבודה פנויים וזמינים, ולשלוח הזמנות לפגישות, כולל מענים מוגדרים מראש.
• הפצת חומרי עזר לפגישות - במקרים רבים תרצה שהמשתתפים בפגישה שקבעת יבואו מוכנים. אם יש לך מספר מסמכים שהמשתתפים אמורים לעיין בהם לפני הפגישה, תוכל לחסוך זמן רב אם תפרסם באתר הרשת הפנים-ארגונית שלך את הגירסאות העדכניות ביותר של אותם מסמכים. אם יש לך בעסק מערכת Windows Small Business Server, אחד הכלים הכלולים בה, Windows SharePoint Services, יסייע לך לפתח אתר אינטרנט פנים-ארגוני שתוכל לפרסם בו מסמכים, לנוחות המשתתפים שיוכלו לקבל גישה אליהם בכל עת.