התבניות של Office יסייעו בידך לנתח את המצב במבט אחד

בעסקים, לא תמיד ההצלחה מובטחת רק מפני שבמוחו של מישהו צץ איזה רעיון מבריק, או שבורך באיזה כישרון ייחודי. בסופו של דבר, הצלחה בעסקים תלויה במקרים רבים בניהול טוב.

ניהול טוב עשוי ללבוש צורות רבות. במידה רבה מדובר, כמובן, בניהול אנשים - הן בקשרים עם עובדים והן בקשרים עם לקוחות. גם ניהול הזמן הוא גורם חשוב ביותר - בייחוד לבעלי עסקים קטנים ולמנהלים, שבדרך כלל מטפלים במספר תפקידים ותחומי אחריות.

	עצה: כאשר מעצבים נתונים ב- Excel, אפשר ליצור פורמט מספר חדש כדי להציג מספרים באלפים או במיליונים. לחץ על הפריט תאים בתפריט עיצוב , ולאחר מכן לחץ על הפריט 'מותאם אישית'. בתיבה סוג , הקלד 0, או #, אם כוונתך לאלפים, ו- 0,, או #,, אם כוונתך למיליונים

אולם גורם חשוב נוסף בהצלחתו של עסק קטן הוא ניהול הנתונים המספריים כדי להבין את מקומה של החברה בשוק. כדי שהתוצאות העסקיות יענו על היעדים שקבעת, צריך להביא בחשבון את כל הפרטים - נתונים פיננסיים, מגמות, תנודות השוק.

לבעל העסק או המנהל המנווטים את העסק בשטח, והמעוניינים להבין את הנתונים ולרכב על מגמות חיוביות שמתפתחות, אנו מציעים חמש שיטות מהירות למיפוי של סוגיות עסקיות ממספר היבטים שונים. את כולן קל מאוד ליישם בעזרת יישומים כמו Word (וורד), Excel (אקסל - תוכנת גיליון אלקטרוני) ו- PowerPoint (יישום לבניית מצגות) הכלולים במהדורת Microsoft Office 2003 Small Business Edition.

סקירה כללית של ביצועים פיננסיים: בין אם אתה מבקש לקבל הלוואה מהבנק ובין אם כוונתך לעניין משקיעים בחברה שאתה מנהל, תוכל להיעזר רבות בסקירה פיננסית טובה. תבנית PowerPoint (ארה"ב) זו מעמידה לרשותך עיצוב מקצועי שתוכל להתאימו לצרכיך ולהוסיף לתוכו את הנתונים הכספיים הרלוונטיים - הכל, מהכנסות ועד נכסים.

ניתוח מוצרי ערך: כאשר אתה מעוניין לקבוע מהי הדרך הטובה ביותר להציג את הצעתך לפני לקוחות פוטנציאליים, עדיף לתת למספרים לדבר בעד עצמם. השתמש בתבנית Excel (ארה"ב) זו כדי למפות בקלות את היתרונות הגלומים במוצר או בשירות שלך, אל מול ההשקעה הנדרשת. כך תקבל את הערך הנקי - הרבעוני והמצטבר כאחד.

רשימת יתרונות תחרותיים מה מעמדו של עסקך בהשוואה למתחרים? מהן נקודות החוזק והתורפה שלך? מה אתה מציע במונחים של הכשרה ומומחיות, אשר אין בידי המתחרים? על ידי הוספת הפרטים בתוך תבנית Word (ארה"ב) פשוטה תוכל למפות את מידת התחרותיות של עסקך. כך תדע היכן עליך להכניס שיפורים, אך תוכל גם להפוך את המסמך שהכנת לחומר שיווקי המבליט את נקודות החוזק של עסקך.

תוכנית שיווק בסיסית: מוצר או שירות מעולה ויתרון תחרותי בשוק יובילו אותך להצלחה רק אם לקוחות פוטנציאליים יידעו עליך. גם אם לא עומד לרשותך תקציב שיווק גדול, רצוי מאוד שתהיה לך תוכנית שיווק שתציג, שלב אחר שלב, כיצד בכוונתך לממש את יעדיך. תבנית Excel (ארה"ב) זו מציגה מתווה בסיסי של תוכנית שיווק ומסייעת בידך להבין איך יש לתכנן את מבצע השיווק, אילו סוגי שיווק כדאי להביא בחשבון וליישם, וכיצד לתזמן את העניינים כדי לממש את התוכנית.

מדריך לסקירת ביצועי עובדים: העסקת העובדים הנכונים עשויה להיות המפתח להצלחתו של כל עסק. אך לבעל העסק או המנהל העסוק קשה לפעמים לעקוב מקרוב ובאופן סדיר אחר ביצועיהם של עובדיו. בעזרת תבנית Word (ארה"ב) זו של סקירת ביצועים, שתוכל להתאימה על פי הצורך לתחום עיסוקך, תוכל להגיע לסטנדרטיזציה בהערכות עובדים ולקיים מעקב על ביצועים של עובדים לאורך זמן.

התמקדות במכירות
אם מצבך הפיננסי ברור לך, אתה יכול להתמקד במה שצריך לעשות כדי לממש את היעדים הפיננסיים שקבעת. לדוגמה, לאחר שתבצע ניתוח מוצרי ערך בעזרת תבנית ה- Excel הנזכרת לעיל, אתה עשוי להחליט לשנות את הדגש השיווקי ולהתמקד בלקוחות או במגזרים הרלוונטיים ביותר.

בנקודה זו Microsoft Office Outlook 2003 with Business Contact Manager ‏(BCM) תביא לך תועלת רבה. רוב הסיכויים שאתה כבר נעזר בתוכנת Outlook (אאוטלוק) לניהול אנשי הקשר, הדואר האלקטרוני, לוח השנה והמשימות שלך. בעזרת BCM, שהיא תוסף ל- Outlook 2003, תוכל להרחיב עוד יותר את היכולות הללו ולארגן ולנהל ביעילות חשבונות לקוח, ואף לעקוב אחר הזדמנויות עסקיות והזדמנויות מכירה. לדוגמה, תוכנת BCM תוכל לסייע לך בדברים הבאים:

• אינטגרציה קלה של כל המידע הנוגע ללקוח מסוים במקום אחד, שהגישה אליו בלחיצת עכבר אחת. פירוש הדבר שתוכל לאתר את המידע במהירות, ולשפר את ההיענות ללקוח.
• מעקב אחר הזדמנויות מכירה ונתוני מוצרים הקשורים באותן מכירות מרגע הפנייה הראשונית ועד לשירותי התמיכה בלקוח לאחר המכירה.
• הפקת דוחות שיתבססו על המידע שאספת על חשבונות, לקוחות ומכירות - כולל תבניות דוח מוכנות שתוכל לנצלן כמות שהן או להתאימן בדיוק לדרישותיך.
• ניהול רמזי מכירה ומכירות פוטנציאליות לאורך כל מחזור המכירה, כולל פוטנציאל הכנסה, סבירות של סגירת עסקה ותאריך סגירה צפוי.
• ייבוא של מידע חשוב מיישומים ומכלים אחרים מקבוצת Office (אופיס). לדוגמה, תוכל לקשר קובצי Word לאנשי קשר ולהזדמנויות מכירה, או לשבץ רשימות מחירים שהופקו מגיליונות אלקטרוניים של Excel.

אחד היתרונות הטמונים בשימוש בתוכנות Microsoft Office 2003 הוא שרכיבי מערכת זו תוכננו לעבוד זה עם זה. יש להם מראה דומה ותחושה דומה, דבר שתורם לפשטות השימוש ומקצר את משך הלמידה. חברי הצוות שלך פועלים יחד כדי לבצע במהירות וביעילות משימות שונות שיתרמו לצמיחת העסק, וכך גם רכיבי Office השונים - Excel, Word, Outlook ו- Publisher.

והשורה התחתונה היא זו: ניהול טוב וכלים טובים הם חלק מרכזי בנוסחה המנצחת, ואין זה משנה מהו תחום עיסוקך. השתמש בקישורים תחת הכותרת 'משאבים שימושיים' וברר פרטים נוספים על המוצרים שתוכננו לסייע לעסקים קטנים לשגשג.