נסה את האסטרטגיות החסכוניות בזמן לתזמון ישיבות

קרה לך כבר שהניסיון לתאם ישיבה גזל ממך יותר זמן מהישיבה עצמה? ברוב העסקים המודרניים, ישיבות הן חלק מהחיים - אלא שהניסיון לתאם אותן עלול לפגוע פגיעה רצינית בתפוקה.

	עצה: בעזרת מכשיר טלפון, מחשב אישי וחיבור לאינטרנט, תוכל לקיים ישיבות שיתופיות אינטראקטיביות דרך האינטרנט. ברר פרטים נוספים אודות Microsoft Office Live Meeting.

בדוק איך מתאמים ישיבות בעסק שלך. האם הגישות הבאות מוכרות לך?

גישת האולטימטום. אם הבוס הוא זה שמחליט על הישיבה, הוא או היא פשוט קובעים תאריך ושעה וכל השאר צריכים להתאים את עצמם. גישה זו יכולה להיות יעילה, אך פירושה שכל הנוגעים בדבר צריכים להקדיש זמן לסידור מחדש של לוח הזמנים שלהם כדי להשתתף בישיבה.

גישת סבב התיאום במשרד. האדם המעוניין בישיבה מסתובב במשרד ושואל כל אחד מתי הוא זמין. כשהוא מצליח למצוא מועד שנוח לכולם, הוא מפרסם את דבר הישיבה. עד אז, ייתכן שמישהו כבר הספיק לשבץ לעצמו פעילות באותו מועד, ועכשיו צריך לעשות סבב בירורים חדש.

גישת הדואר האלקטרוני. מארגן הישיבה שולח הודעה, מציע לקיים ישיבה ומציין מספר מועדים אפשריים. כל נמען מתבקש להשיב ולציין מה נוח לו. אם כולם משיבים על ההודעה בלי עיכובים, ואם המועדים שהוצעו נוחים לכולם, שיטה זו יעילה למדי.

הבעיה היא, שאם אין לחברה שרת או מערכת אוטומטית לתזמון ושיבוץ של פעילויות בזמן אמת, תיאום הישיבה עלול לגזול זמן רב שעדיף להשקיע אותו בפעילות אחרת.

אז מה עושים? ברוב העסקים המודרניים נעזרים בתוכנות Microsoft Office ליצירת מסמכים, שליחה וקבלה של דואר אלקטרוני, ויצירת מצגות, גיליונות אלקטרוניים וחומרי שיווק. רבים מהמשתמשים אינם חורגים מהפונקציות הבסיסיות הללו ואינם מנצלים מאפיינים מוכרים פחות, אך שימושיים ביותר. הבה נתמקד בחלק מהם, שעשויים לסייע בניהול יעיל יותר של משק הזמן בארגון.

ברר מי עסוק ומתי
לרשות המשתמשים ב- Office Small Business Edition 2003 ו- Small Business Server 2003 אפשרויות משופרות לתזמון פעילויות, ועבורם, כל הנושא של תיאום ישיבות הרבה יותר פשוט. להלן חלק מהאפשרויות:

תצוגת יומנים מרובים. בעזרת Outlook 2003 תוכל להציג על המסך יומנים נוספים במקביל לזה שלך. אם תרצה לתאם ישיבה, תוכל להעלות על המסך את היומנים של המשתתפים הרלוונטיים מתוך אנשי הצוות. היומנים מסומנים בקידוד צבע ובתוויות, כדי לסייע לך להשוות במהירות את לוחות הזמנים ולתכנן ישיבות, אירועים מיוחדים או חופשות. לאחר שתפתח יומן של חבר צוות אחר, תוכל בקלות להציג או להסתיר אותו מחדש.

סביבות עבודה של פגישות
תכונה חדשה לגמרי ב- Outlook 2003, הקרוי 'סביבות עבודה של פגישות' (Meeting Workspaces), מאפשרת לתכנן ולארגן ישיבות על ידי שמירה ושיתוף של רשימות סדר יום, קישורים למסמכים, רשימות משתתפים ותיעוד מסוגים נוספים במיקום מרכזי שכל אחד יכול לגשת אליו. ניתן ליצור סביבות עבודה של פגישות באופן אוטומטי, על ידי שליחת הזמנות דרך Outlook 2003. (כדי להשתמש במאפיין זה, חובה להתאין במערכת Microsoft Small Business Server 2003 עם Windows SharePoint Services.)

בדיקת זמינות במקוון
בעזרת Office 2003 תוכל לתאם ישיבות גם עם משתמשי Outlook שאינם חולקים שרת Microsoft Exchange, על ידי העברת נתוני פנויים/לא פנויים דרך האינטרנט. זוהי אחת השיטות לתיאום פעילויות עם עובדים במקומות מרוחקים או עם אנשים מחברות אחרות שאתה נוהג לקיים עמם ישיבות באופן סדיר. לפניך הנחיות כיצד להתחיל:

• פתח את Outlook ולחץ על
  
  
• לחץ על התפריט 'פעולות'
  
  
• לחץ על 'תכנון פגישה'
  
  
• הוסף את שמות המשתתפים, על ידי בחירה בפריט 'הוסף אחרים' ובחירת המשתתפים מתוך פנקס הכתובות שלך, או על ידי הקלדת שמותיהם וכתובות הדואר שלהם במקומות המיועדים לכך
  
  
• בכל הוספה של משתתף בפגישה, תופיע תיבה ובה תתבקש להצטרף לשירות פנויים/לא פנויים באינטרנט של Microsoft Office. לחץ על 'הצטרף' ופעל על פי ההוראות בדף האינטרנט שיוצג על המסך, כדי להגדיר את נתוני 'פנויים/לא פנויים' הדרושים לך
  
  
• מלא את שאר הנתונים הרלוונטיים לפגישה. כאשר בקשה לפגישה נשלחת למשתתפים ללא הצטרפות לשירות 'פנויים/לא פנויים', ניתנת לנמענים האפשרות להצטרף
  
  

תוכנת Outlook תפעל עם השירות 'פנויים/לא פנויים' ותציג את המועדים הפנויים והלא פנויים בבקשת פגישה של Outlook, אם כי אפשר להציג את הנתונים הללו גם דרך האינטרנט. כדי להגן על הפרטיות:

• המערכת אינה אוספת פרטים על מיקומים או פעילויות של המשתתפים
  
  
• רק מנויי השירות יכולים להשתתף
  
  
• רק גורמים מורשים מקבלים גישה אל נתוני 'פנויים/לא פנויים' שלך
  
  

אין ספק שישיבות הן נושא קריטי ברוב הארגונים העסקיים. כדי להבטיח שיהיו פרודוקטיביות ככל האפשר, ייעול בתיאום הוא צעד ראשון בכיוון הנכון.