ארגון משופר מניב תוצאות משופרות

	עצה: כדי לייעל ולהגביר את ההשפעה של מאמצי השיווק שלך, יעד חומרי פרסום ללקוחות שכבר רכשו מוצרים זהים או דומים. לדוגמה, בעל חנות לחיות מחמד שמתכונן להכריז על הוזלה במחירים של מזון לחתולים ישלח חומר פרסומי ללקוחות שכבר רכשו אצלו ציוד או מזון לחתולים. לשם כך, אפשר להשתמש ב- Microsoft Contact Manager for Office Outlook 2003, ולהפיק דוח שיציג את הזדמנויות המכירה לפי מוצרים.

שימוש נבון בזמן הוא אחד הסימנים הטובים ביותר להצלחה עסקית - ואחד החמקמקים ביותר. אחרי הכל, תאר לעצמך עד כמה אתה והצוות שלך יכולתם לפעול באופן מאורגן ומסודר - אילו רק היה לכם זמן להתארגן!

והנה החדשות הטובות: התארגנות לניהול יעיל יותר של קשרי לקוחות אינה משימה קשה כל כך, הודות להתקדמות בתוכנות ניהול אנשי הקשר. למשל, תוכנת Microsoft Business Contact Manager (BCM) for Office Outlook 2003 (מנהל אנשי קשר עבור אאוטלוק) מתפקדת כמעט כמו מזכירת שיווק אישית עבור עסקים קטנים וגדולים כאחד.

להלן 6 דרכים לשימוש ב-BCM כדי להתייעל ולהצליח יותר:

1. שמור את כל הנתונים החשובים על לקוחות במקום מרכזי אחד. בעזרת BCM תוכל לקשר סוגים שונים של מידע שימושי על לקוחות, ובכלל זה הודעות דואר אלקטרוני, פתקים, פגישות ומשימות, לרשומות אנשי הקשר והזדמנויות המכירה שלך. בדרך זו, כאשר אתה משוחח עם לקוח בטלפון, תוכל להציג בלחיצה אחת את היסטוריית הפעילות של אותו לקוח ואת כל הנתונים הנלווים שיעזרו לך לסגור מכירה.
2. נהל רמזי מכירה ולקוחות פוטנציאליים לאורך כל מחזור המכירה. כאשר אתה מארגן את נתוני השיווק שלך ב- Business Contact Manager (מנהל אנשי קשר עסקיים), עומדים לרשותך דוחות שעוצבו מראש, שבהם תוכל להסתייע כדי ליצור תחזיות מכירה מדויקות יותר. היישום BCM יאפשר לך לנהל מעקב אחר פרטי מידע חשובים, ובכלל זה הכנסה פוטנציאלית, מידת הסבירות לסגירת מכירה, ותאריך סגירה משוער.
3. דרג את עבודתך בסדר עדיפות יעיל. הקדש את זמנך ללקוחות הפוטנציאליים המבטיחים ביותר על ידי מעקב אחר סטטוס מאמצי המכירה. בעזרת היישום BCM תוכל למיין ולסנן נתונים כדי להגיע למידע הדרוש לך לצורך קבלת החלטות נבונות על פעילות מכר. תוכל לייצא את התוצאות למסמך Word (וורד) או לגיליון אלקטרוני של Excel (אקסל) ולבצע בנתונים פעולות ניתוח נוספות.
4. צור גישה מהירה לנתוני מוצרים ותמחיר. אם כבר התנסית במצב שבו במהלך שיחת מכירה אתה חש תסכול מוחלט משום שאינך מצליח למצוא את המחירון העדכני, ודאי תבין מיד את היתרונות הגלומים ביישום BCM. באפשרותך ליצור הצעות מחיר במהירות ובאופן מדויק, משום שנתוני התמחיר העדכניים תמיד יהיו נגישים בהרף עין. תוכל להשתמש ב- BCM גם כדי ליצור הצעות מחיר לשירותים מיוחדים, או כדי לחשב הנחות על מוצרים.
5. הפנה חומרי פרסום מתאימים ללקוחות ספציפיים. אם ידוע לך שלקוחות שרכשו ממך מוצר או מוצרים עשויים להתעניין במוצר חדש שאתה מציע, תוכל להשתמש ב- BCM כדי ליצור דוח המציג את הזדמנויות המכירה לפי מוצרים. סינון הדוח יאפשר לך להציג את רשימת כל הלקוחות שרכשו ממך בעבר. ובאותו דוח תוכל לראות גם את הפרטים על המען למשלוח החומר הפרסומי כדי להגיע אל לקוחות היעד.
6. שלח ידיעונים אישיים ללקוחות באזורים גיאוגרפיים ספציפיים. אם ברצונך לשלוח דואר ללקוחות באזור מסוים, תוכל להיעזר ב- BCM כדי למיין לקוחות ואנשי קשר עסקיים לפי מיקום, ולהשתמש בפונקציית מיזוג הדואר של Microsoft Word (וורד) כדי לשלוח את הידיעונים.

המראה והתחושה המוכרים של BCM

דבר אחד הוא להבין את היתרונות שאפשר ליהנות מהם בעזרת יישום כמו BCM - אלא שאתה עשוי לשאול את עצמך אם באמת עומד לרשותך הזמן הדרוש כדי ללמוד איך להשתמש בכלי עתיר תכונות שכזה. החדשות הטובות הן, שב- BCM אתה בעצם פועל בתוך Outlook 2003 (אאוטלוק), שהצוות שלך בוודאי כבר משתמש בו ומכיר אותו היטב. פירוש הדבר שתוכן להתקין ולהפעיל את BCM במהירות רבה.

אך תוכל גם לבדוק ולהיווכח בעצמך כמה פשוט ליצור באופן ידני רשומת הזדמנות מכירה ב- BCM. במקרה שלנו, 'הזדמנות' מתייחסת לאפשרות למכור מוצרים או שירותים ללקוח מסוים. רשומות אלה הן המקום שבו נשמרים פרטי ההזדמנות, ובהם:

• מידע שתייבא או תוסיף ידנית לטופס 'הזדמנות'
• רשומות מקושרות
• פריטים היסטוריים

יצירת רשומת 'הזדמנות'

1. בסרגל הכלים Standard , לחץ על החץ שליד הפריט New ולחץ על Opportunity.
2. הזן את המידע הרלוונטי להזדמנות (לקבלת עזרה על הזנת מידע, לחץ על Business Contact Manager Help בתפריט Help של הטופס).
3. לחץ על Save ועל Close.

הערה: ביצירת רשומות מרובות, לחץ על Save and New כדי לשמור את הנתונים ברשומה הנוכחית ולפתוח רשומה נוספת..

לאחר שיצרת את רשומת ההזדמנות, תוכל להשתמש בתכונות המעקב והדיווח של BCM כדי לקבוע סדר עדיפות בנתוני המכירות, לעקוב אחר תהליך המכירה וקשרי הגומלין עם הלקוח, וליצור תחזית מכירות. מומלץ לקשר את רשומת ההזדמנות גם לרשומת לקוח או לרשומת איש קשר עסקי. באופן זה תוכל להציג ולעדכן את ההזדמנות בכל שלבי המכירה. כמו כן, תוכל ליצור דוחות התקדמות או למיין את ההזדמנויות כדי לקבוע לאילו לקוחות כדאי לייחד את מרב תשומת הלב.

אם אתה תוהה בינך לבינך אם אתה יכול להרשות לעצמך להקדיש את הזמן הדרוש לארגון פעילות הצוות - רצוי שתשאל את עצמך אם אתה יכול להרשות לעצמך שלא לעשות זאת.