השתמש בטכנולוגיה כדי לשמור על כושר התחרות

מידת הגיוון בעסקים המכונים 'עסקים קטנים' מדהימה. אך למרות כל ההבדלים, רבים מהם מתמודדים עם סוגיות דומות כשמדובר בשימוש באמצעים טכנולוגיים כדי לשמור על כושר התחרות ולשפר את הביצועים העסקיים.

	עצה: השתתף בקורסי הדרכה קצרים דרך האינטרנט כדי לפתח את מיומנויותיך בהפעלת התוכנות של Microsoft Office. הקורסים יסייעו לך בכל נושא, החל מעיצוב מסמכים ב- Word וכלה בבניית מסד נתונים ב- Access. ברר פרטים נוספים.

כבעליו או מנהלו של עסק קטן, קרא את הסעיפים הבאים ובדוק אם הם נשמעים מוכרים:

• הטכנולוגיות משתנות בקצב כל כך מהיר, שלא ברור לי לגמרי מה אני צריך, לכן אני ממשיך עם מה שיש לי - אבל אני דואג שמא אני נשאר מאחור
  
  
• מעקב יעיל אחר קשרים עם לקוחות הוא אתגר בלתי פוסק וחורג מיכולתם של האמצעים הטכנולוגיים שיש לי כרגע
  
  
• עובדי ואני מבזבזים זמן יקר בטיפול בדואר זבל ובטרדות הקשורות בתוכנות וירוס
  
  
• אין לי אפשרות להקצות תקציבי ענק לשיווק, אבל אני ער לכך שהפצת מידע על העסק שלי היא עניין קריטי אם אני מעוניין לשמור על יתרון תחרותי
  
  

אם חששות וטרדות מהסוג הזה מדירים שינה מעיניך בלילות, אנו מציעים כאן כמה רעיונות שיעזרו לך לישון יותר בשקט.

זיהוי פתרונות שיסייעו לך לשמור על כושר התחרות

חבילת Microsoft Office היא אוסף התוכנות המשרדיות הנפוץ ביותר בעולם כיום. זו בדיוק נקודת הזינוק למי שמעוניין לבדוק כיצד יכולה הטכנולוגיה לסייע בשיפור הביצועים העסקיים.

המהדורה החדשה ביותר של תוכנות Office היא Microsoft Office Small Business Edition 2003, שתוכננה במיוחד לעסקים שיש בהם עד 25 עובדים. חבילה זו מכילה את התוכניות הנפוצות ביותר - Word (וורד), Excel (אקסל), PowerPoint ו- Publisher, בתוספת הגירסה החדשה של Outlook (אאוטלוק), עם הכלי Business Contact Manager המסייע למשתמש לנהל קשרים עסקיים והזדמנויות מכירה. מכיוון שזוהי הגירסה הראשונה של Office המתמקדת באופן בלעדי בצרכיו של העסק הקטן, יש בה מאפיינים העונים על כמה מהאתגרים הקשים ביותר של בעלי ומנהלי עסקים קטנים כיום.

מעקב יעיל אחר קשרים עם לקוחות

תוכל לנהל אנשי קשר, הזדמנויות מכירה וחשבונות - הכל במקום אחד - בעזרת הכלי החדש Business Contact Manager ל- Microsoft Office Outlook 2003. נוסף לכך, כל פעם שתשלח דואר אלקטרוני ללקוח שרשמת קודם לכן ב- Outlook (אאוטלוק), אותה הודעה תצמיד את עצמה לחשבון של אותו לקוח. וכך, כשתעיין בחשבון תראה את רשימת כל ההודעות שהגיעו מאותו לקוח או נשלחו אליו - הכל במקום אחד.

השילוב בין Outlook 2003 לבין Business Contact Manager יאפשר לך גם את הדברים הבאים:

• קישור של מסמכים (דואר אלקטרוני), הערות, פגישות ומשימות לרשומות של אנשי קשר והזדמנויות מכירה
  
  
• הצגה של היסטוריית הפעילות בחשבון בלחיצה אחת
  
  
• ניהול יעיל יותר של הקשרים עם לקוחות פוטנציאליים והטיפול בהזדמנויות פוטנציאליות לאורך כל מחזור המכירה על ידי מעקב אחר מידע חשוב, כמו פוטנציאל הכנסה או הסיכויים לסגירת עסקה
  
  
• הפק דוחות שיסייעו בידך לקבוע סדר עדיפות לטיפול בהזדמנויות מכירה ובמעקב אחריהן
  
  

ב- Business Contact Manager ל- Outlook 2003, עקומת הלמידה מזערית משום שממשק Outlook המוכר לך לא השתנה.

צמצום הכמות של דואר זבל והגנה מפני וירוסים

הזמן שעליך להקדיש למחיקת הודעות דואר אלקטרוני לא רצויות מכלה את הזמן שיכולת להקדיש לפעילות עסקית חשובה. בעזרת המסנן המשופר לחסימת דואר זבל ב- Outlook 2003 תוכל לצמצם את זמני הסרק הקשורים בטיפול בדואר זבל. כמו כן תוכל להוסיף כתובות דואר אלקטרוני לרשימת השולחים הבטוחים, לרשימת הנמענים הבטוחים, ולרשימת השולחים החסומים, וכך תהיה לך שליטה רבה מאי-פעם בדברים שייחשבו על ידי המערכת לדואר זבל.

בעזרת המאפיין לסינון דואר זבל ב- Outlook תוכל לבצע גם את הדברים הבאים:

• התאמת רמת ההגנה על פי הצורך, כדי לקבל הגנה מרבית; לדוגמה, תוכל לאפשר קבלת הודעות מרשימת השולחים הבטוחים בלבד
  
  
• עדכון המסנן באופן סדיר דרך Office Online
  
  
• חסימת תמונות ששולחי דואר זבל משתילים בהודעות HTML ומשתמשים בהן כסמני אינטרנט כדי לאסוף עליך מידע
  
  

תוכנת Outlook 2003 (אאוטלוק) תסייע לך גם להתגונן מפני וירוסים, כולל וירוסי מאקרו שמתפשטים דרך קבצים המצורפים להודעות דואר אלקטרוני.

הפצת מידע על העסק

כדי לשווק את העסק שלך או את השירותים שאתה מציע מבלי להקצות לכך משאבי ענק, כדאי לשקול שימוש בכלים הכלולים בחבילת Microsoft Office Small Business Edition 2003. להלן מספר דברים שמומלץ להביא בחשבון

• עלוני חדשות באמצעות הדואר האלקטרוני לרשותך תבניות עיצוב ב- Publisher ותוכל להשתמש בפונקציית מיזוג הדואר כדי לשלוח עלוני חדשות מיוחדים או הודעות אישיות ללקוחות החשובים ביותר.
  
  
• חוברות או גלויות. בעזרת התבניות של Publisher 2003 תוכל ליצור חומרי שיווק בעלי חזות מקצועית, כמו כרטיסי ביקור, חוברות ועלוני חדשות. באפשרותך לערוך שינויים והתאמות בכל אחת מהתבניות הללו, ולכלול בהן מידע חשוב על החברה, סמלי לוגו וערכות צבע.
  
  
• PowerPoint: לבניית מצגות אפקטיביות עבור בנקאים, לקוחות או צוותי מכירות, בעזרת התבניות הפשוטות לשימוש ב- PowerPoint.
  
  

כדאי לרתום את המיטב בעולם הטכנולוגיה המתפתח של ימינו, ולהפעיל את האמצעים הטכנולוגיים כך שיסייעו לעסקך לשמור על יתרון תחרותי.