יכולות חדשות בגיליונות האלקטרוניים מגבירים את התפוקה

הודות לטכנולוגיה, נהלי הנהלת החשבונות בעסקים עברו כברת דרך ארוכה. כך גם גיליונות אלקטרוניים, הכלי החזק של העידן המודרני למעקב ולניתוח פיננסי.

בין אם אתה משתמש בגיליונות אלקטרוניים למעקב אחר הוצאות בעסק, ובין אם לניהול של תזרים מזומנים ומלאי או לחיזוי דרישות מס והון או ניתוח של אופציות חכירה/רכש, המאפיינים החדישים במערכת Microsoft Office Excel 2003 יכולים לחסוך לך זמן רב. וכפי שיודע כל מי שמטפל במלאכת הנהלת החשבונות בעסקים קטנים - זמן באמת שווה כסף.

	עצה: בעזרת Excel (אקסל) תוכל ליצור סדרות מילוי מיוחדות למילוי תאים סמוכים בתבנית חוזרת. לחץ על אפשרויות בתפריט כלים , ולאחר מכן לחץ על הכרטיסייה רשימות מותאמות אישית .

שיתוף של מסמכים והשוואה ביניהם
במקרים רבים, המידע הפיננסי המצוי בגיליונות אלקטרוניים משרת מספר אנשים שונים. איש המכירות מעביר את דוח ההוצאות שלו למנהל שלו. המנהל מעביר את הדוח לרואה החשבון, והוא לפעמים שולח את הדוח לבדיקה של בעל העסק. ב- Excel 2003 יש כמה מאפיינים המשפרים את השיתוף וההשוואה של חוברות עבודה:

מסמכים חכמים מגדילים את טווח הפונקציונליות של חוברת עבודה בכך שהם מגיבים באופן דינמי להקשר של פעולותיך. הטפסים והתבניות יפעלו יפה במיוחד כמסמכים חכמים. וכך גם חוברות עבודה שיהיו חלק מהתהליך.

נניח שבחברה יש נוהל קבוע למילוי דוח הוצאות שנתי של עובד, וזאת בעזרת תבנית של Excel (אקסל). אם תהפוך את התבנית הזאת למסמך חכם, יהיה אפשר לחבר אותה אל מסד נתונים שימלא באופן אוטומטי חלק מהנתונים הדרושים. בסיום הפעולה תלחץ על לחצן, והטופס ינותב באופן אוטומטי אל הגורם האחראי לשלב הבא בתהליך.

בעזרת מסמכים חכמים תוכל לחסוך זמן ולמחזר תכנים. לדוגמה, מי שעושה את החיוב בארגונך יוכל להוסיף לחשבוניות טקסט מוכן מראש בעת הכנת המאזנים החודשיים.

מסמכים חכמים יכולים לקיים קשרי גומלין עם יישומים אחרים מקבוצת Microsoft Office (אופיס). תוכל להשתמש בהם כדי לשלוח הודעות דואר אלקטרוני באמצעות Microsoft Outlook מבלי לצאת מחוברת העבודה שאתה עובד בתוכה באותו רגע ומבלי להפעיל את Outlook (אאוטלוק).

סביבות עבודה של מסמכים מפשטות את תהליך העבודה המשותפת על חיבור, עריכה וסקירה של מסמכים בזמן-אמת מול אנשים אחרים בצוות. סביבות עבודה של מסמכים שוכנות בתוך אתר Microsoft Windows Sharepoint Services ייעודי המשמש מסמך אחד או יותר. בדרך כלל, סביבת עבודה של מסמכים נוצרת כאשר אתה שולח דואר אלקטרוני ובו קובץ מצורף משותף; כשולח המסמך, תהפוך למנהל סביבת העבודה של המסמך, ומי שיקבל ממך את המסמך יהפוך לחבר בסביבה, ויוקנו לו הרשאות לתרום לאתר.

נוסף לאפשרות לשתף פעולה ביעילות, סביבות עבודה של מסמכים מאפשרות לעובדים לנצל מאפייני עדכון אוטומטי המסייעים בבקרת גירסאות. אפשר ליצור סביבות עבודה כאלה לא רק לחוברות עבודה של Excel (אקסל), כי אם גם למסמכים של Microsoft Office Word 2003 (וורד), Microsoft Office PowerPoint 2003 ו- Microsoft Office Visio 2003.

השוואה זה לצד זה - אפשרות שתסייע לך במשימה הקשה של שימוש בחוברת עבודה אחת כדי לבדוק שינויים שהכניסו משתמשים רבים, לפעמים בתקופות חשבון שונות. אם תשתמש בפקודה השוואה זה לצד זה עם שבתפריט חלון , תוכל לראות בקלות את ההבדלים בין שתי חוברות עבודה מבלי שתיאלץ למזג אותן או לדלג הלוך ושוב ביניהן.

קיצורי דרך
לפניך מספר עצות מהירות שיסייעו לך לייעל את ניהול החשבונות:

סינון אוטומטי היא תכונה של Excel שתעזור לך לנהל בקלות גיליונות אלקטרוניים גדולים. נניח שיש לך 2,000 לקוחות בחוברת עבודה מסוימת, ואתה צריך לאתר את אלה שרכשו מוצר מסוים. פונקציית הסינון תאפשר לך לראות רק את הנתונים הדרושים לך ותסתיר את כל השאר.

שלא כמו מיון, הסינון אינו משנה את הנתונים או את הסדר שלהם; לאחר שתסיר את הסינון, הכל ישוב לקדמותו וייראה בדיוק כמו לפני פעולת הסינון.

איחוד נתונים ממספר מקורות בתוך חוברת עבודה אחת יכול להיות סיוט של ממש כשצריך לשלם מס, להגיש דוח שנתי או לבצע משימה חשובה אחרת בניהול חשבונות. הקלדה מחדש או העתקה והדבקה של אינספור עמודות נתונים ממספר מקורות תגזול ממך זמן רב.

אך תכונת הייבוא של Excel (אקסל) מקלה מאוד את המשימה, והיא גם יכולה לעדכן באופן אוטומטי את הנתונים כאשר יבוצעו עדכונים במסדי הנתונים שהנתונים נלקחו מהם.

איתור אי-התאמות בין רשימות נתונים ארוכות עלול לגזול זמן רב אם עליך לעבור על הרשימות שורה-שורה. אך בעזרת Excel תוכל לאתר את אי-ההתאמות באופן אוטומטי. בעזרת כמה הגדרות שתכין מראש - למשל, אם תבחר או תיצור בכל רשימה שדה ייחודי ובר-השוואה - תוכל לאתר בעזרת Excel נתונים שמצויים ברשימה מסוימת, אך אינם מופיעים באחרת.

תבניות להתאמה אישית יסייעו לך לבצע משימות שגרתיות במהירות. במקום ליצור או לרכוש את הטפסים הדרושים לך כדי לנהל מעקב חשבונאי בעסק, תוכל להוריד ללא תשלום תבניות Excel מוכנות מראש ולהתאים אותן כך שיענו בדיוק על הדרישות שלך. התבניות עומדות לרשותך באתר Office Online (ארה"ב) , אולם אנו מביאים כאן לנוחותך מספר דוגמאות לתכנים הקיימים:

• חישוב ניתוח ערך (ארה"ב)
• חשבונית עם חישוב מס (ארה"ב)

כשאתה מנהל עסק, גם חיסכון של זמן בדברים הקטנים מותיר בידך יותר זמן להתמקד בדברים החשובים. וגם אחר הדברים החשובים באמת תמיד תוכל לנהל מעקב באמצעות גיליון אלקטרוני.