איך להימנע מפורענויות בנסיעות עסקים בעזרת הכלים המתאימים לעבודה בדרכים

מאת כריסטופר אליוט
דברים רבים יכולים להשתנות כאשר מחליפים את המחשב המשרדי במחשב נייד, את הדיבורית המשרדית במכשיר טלפון נייד, ואת המשרד בחדר בבית מלון.

לפעמים השינוי הוא לטובה: אתה פטור מהגבולות הפיזיים של משרדך ויכול לפנות לכל מקום שבו ממתינה לך עבודה.

	עצה: כאשר אתה בדרכים, תוכל לשנות במהירות את אזור הזמן דרך לוח השנה ב- Outlook 2003. שנה את תצוגת לוח השנה ל- יום או שבוע עבודה, לחץ לחיצה ימנית על סרגל הזמן ולאחר מכן לחץ על שינוי אזור זמן.

אך לפעמים השינויים הם לרעה. היעילות והתפוקה סובלות כאשר אתה נאלץ לפעול במקום לא מוכר, עם עזרים שאינך רגיל אליהם. המקלדת הזעירה של המחשב הנייד מקשה עליך, ואפילו התחושה השונה של מגע המיקרופון של הטלפון הנייד בצווארון החולצה עלולה להסיח את דעתך ולהפריע לך בעבודה.

לפניך רשימה של ארבעה פריטי חובה טכנולוגיים למשרד הנייד, בלוויית הכלים החדישים ביותר העשויים לסייע לך לשפר את התפוקה גם כאשר אתה בנסיעות.

1. התוכנות המתאימות
   מדובר לא רק בהורדת היישומים הנחוצים אל המחשב הנייד או הארגונית הממוחשבת, אלא גם בשאלה, אם התוכניות הללו מתאימות למשרד הנייד. האם תוכנת הדואר האלקטרוני בנויה לנסיעות או שזוהי התאמה מיישום גדול יותר שמיועד לקבוצות עבודה בארגון גדול? האם התוכניות פועלות היטב זו עם זו במחשב הנייד, או שהן נתקעות כשהמעבד עמוס?
   
   כל אלה הם שיקולים שעובדי משרד בדרך כלל אינם מביאים בחשבון, אך הם עלולים ליצור בעיה גדולה כאשר אותם עובדים נמצאים בנסיעות עסקיות. מצב כזה מוכר היטב לטאב סטון, רופא מלוס אנג'לס. לא מזמן, התקין ד"ר סטון תוכנת דואר אלקטרוני חדשה במחשב הנייד שלו, לפני שיצא לנסיעת עסקים, אלא שהתוכנה לא התאימה לשימוש נייד. כפי שהתברר, היישום לא פעל במחשב הנייד. הוא נאלץ להסיר אותו סמוך להמראה, אך תהליך ההסרה השבית את תוכנת הגיבוי שהייתה לו לדואר אלקטרוני. התוצאה הייתה שנמנע מד"ר סטון להוריד הודעות שהגיעו אליו באמצעות מחשבו הנייד. "לא הצלחתי בשום אופן לפתור את הבעיה, לא בעזרת הורדה חדשה ולא בעזרת עותק מהאינטרנט," הוא נזכר.
   
   האמצעים החדישים ביותר: התוכנות החדשות לניהול קשרים מאפשרות לך לשלב נתונים בעזרת ארגונית ממוחשבת, כך שניתן להוריד ולסנכרן נתוני קשר, פגישות שנקבעו ביומן ופתקים והערות, ולהעביר אותם ל- Palm Pilot או Pocket PC. לרשותך גם גירסת אינטרנט לנוסע העסקי, למקרה שאיבדת את המחשב הנייד, או אם אתה מעדיף לעבוד דרך מחשב משרדי בנקודת היעד שלך.
   
   מה הלאה? צפוי שילוב הדוק עוד יותר בין יישומים המתאימים למשתמש האלחוטי. תוכנות לניהול קשרים ממלאות כבר עכשיו את התפקידים של תוכנות דואר אלקטרוני, פנקסי כתובות ומסדי נתונים. השלב הבא יהיה תפוצה רחבה יותר של התוכניות הללו בקרב עובדים המשתמשים בטלפונים ניידים או בארגוניות ממוחשבות אלחוטיות.
   
   
2. החומרה המתאימה
   אינני מתכוון להפעלת המחשב הנייד מהדגמים החדישים ביותר. כוונתי לפריטי חומרה שתוכננו ויוצרו לעבודה בדרכים. אין ברירה אלא להודות בכך: חלק גדול מההתקנים שהמומחה הנייד תלוי בהם לא יוצרו במיוחד עבור מי שעובד בדרכים. לדוגמה, כאשר סוללות המחשב הנייד של ג'ואקים מרטין התרוקנו כשהיה בטיסה, הציעה לו דיילת אדיבה לטעון אותן עבורו באמצעות שקע 'סודי' באזורי השירות של המטוס. "הסוללות אכן נטענו," נזכר מרטין, העוסק בפיתוח תוכנות. "אך כשהגעתי הביתה הן היות 'מתות'." בלית ברירה נאלץ להחליף אותן. אפשר להאשים את חברת התעופה, את יצרן הסוללות או אפילו את הנוסע העסקי ביש המזל באי-ידיעה, אבל מקרים כאלה אינם נדירים. תקעי טלפון לא תמיד מתאימים, וכך גם שקעי חשמל. ורבים מההתקנים שאנו נעזרים בהם אינם מתאימים לעבודה ניידת, אינם נוחים, או גם וגם.
   
   האמצעים החדישים ביותר: חלק מיצרני החומרה עונים על הביקוש לפריטי חומרה ידידותיים כלפי המשתמש הנוסע בעזרת אבזרים כמו מקלדת Stowaway XT. התרשמתי לטובה גם מעכברי Super Mini Optical של חברת Atek, הפוטרים את המשתמש ממגבלות התקן ההצבעה הלא נוח של מחשבים אישיים.
   
   מה הלאה? מגמת ההתכנסות של טלפונים ניידים, מחשבים אישיים וארגוניות ממוחשבות גוברת בהתמדה, לכן לא יפתיע אותי כלל אם בקרוב אראה התקנים המשלבים את הנוחות הארגונומית של מחשב משרדי עם הניידות של ארגוניות ממוחשבות. מבחינתם של רבים מ'הלוחמים בדרכים' - יפה שעה אחת קודם.
   
   
3. החיבורים המתאימים
   מבלי לייגע את הקורא, חיבורים הם הגורם המכריע במשרד הנייד.
   
   זוכרים את ד"ר סטון, הרופא שנותר ללא דואר אלקטרוני? בסופו של דבר הוא הצליח להגיע אל הדואר שלו באמצעות חיבור אינטרנט מסורבל. ספנסר פילד, שחזר לאחרונה מנסיעה למלבורן, יכול אף הוא לספר סיפור של צרות עם דואר אלקטרוני. כשהגיע לאוסטרליה, התברר לו שמספרי החייגן שהיו אמורים לחבר אותו אל ספק שירותי האינטרנט שלו, אינם פועלים. "חשבתי שאולי הסתיימה תקופת המנוי שלי לגישה מקוונת," הוא מספר. "כמוצא אחרון, עלעלתי במדריך 'דפי זהב' של מלבורן וחיפשתי ספקי שירותי אינטרנט." הוא מצא ספק כזה ורכש תיבת דואר אלקטרוני לחודש אחד, כדי לקבל גישה לכל המספרים המקומיים של האנשים שהיה אמור לפגוש לפי התוכניות.
   
   לא רק חיבורי האינטרנט חשובים לאותם לוחמים בדרכים, כי אם גם היכולת להתחבר להתקנים נוספים, כמו למשל טלפונים ניידים, ארגוניות ממוחשבות ומחשבים ניידים. טכנולוגיות מתפתחות כמו Bluetooth (פרוטוקול לתקשורת אלחוטית לטווח קצר) מאפשרות למשתמש ליצור קשר עם התקנים אחרים במשרד או בחדר המלון ללא צורך בכבלים.
   
   האמצעים החדישים ביותר: לפי סקר שנערך לאחרונה על ידי AT&T, המכשול העיקרי לעבודה מרחוק הוא הגישה לחיבור מהיר להעברת נתונים. רשתות אלחוטיות סופר-מהירות צצות במקומות רבים - בבתי מלון, באולמות המתנה של נמלי תעופה ובבתי קפה. למרות ההתחלה האיטית של Bluetooth, הרעיון שביסודה של טכנולוגיה זו - כלומר, לוותר על הכבלים - הוא רעיון מצוין.
   
   מה הלאה? לא ירחק היום שבו רשתות Wi-Fi יהיו נפוצות כמו הכיסוי הסלולרי, ורוב ההתקנים יכללו את טכנולוגיית Bluetooth. אלה חדשות טובות למי שנעזר במשרד הנייד.
   
   
4. יישומי האינטרנט המתאימים
   יישומי אינטרנט הם גורם כה חשוב במשרד הנייד, עד שהחלטתי ליצור עבורם קטגוריה מיוחדת, על אף שמבחינה טכנית, הם שייכים לסעיף התוכנות. האינטרנט היא אחת השיטות היעילות ביותר העומדות לרשות העובד הנייד המבקש לקבל גישה למערכות עורפיות במשרד, לרשתות פנים-ארגוניות או למסדי נתונים.
   
   ספק שירותי האינטרנט שלי מציע יישום בסיסי שמאפשר לי לבדוק את כל חשבונות הדואר האלקטרוני שלי דרך האינטרנט. כבר קשה לי לחשב כמה פעמים נאלצתי ל השתמש ביישום הזה משום שתוכנת הדואר האלקטרוני שלי עשתה בעיות. אבל הפעם האחרונה זכורה לי היטב. הייתי תקוע בישיבה מחוץ לעיר ותיבת הדואר שלי התמלאה באלפי הודעות לא רצויות כתוצאה מתקיפת דואר זבל. שעות רבות היו נדרשות לי כדי להוריד את כל ההודעות הללו. במקום זה, התחברתי לאינטרנט ומחקתי את כולן בתוך שניות. אלמלא יישום האינטרנט הקטן והשימושי, בוודאי עוד הייתי תקוע עם ערימות דואר הזבל.
   
   האמצעים החדישים ביותר: אחד מיישומי האינטרנט החדשניים ביותר הוא GoToMyPC, יישום המאפשר לך לקבל גישה אל המחשב השולחני בבית או במשרד דרך האינטרנט. גורם שימושי נוסף למשתמש הנייד הוא שירותי הוויעוד דרך האינטרנט, כמו למשל, Microsoft Office Live Meeting. החידוש האחרון: שילוב של ויאוד אודיו עם ויעוד וידאו במה שנקרא סביבת פגישות ל'וירטואלית'.
   
   מה הלאה: צפוי שמחיריהם של היישומים הללו יוזלו, והם יהיו אמינים ומתוחכמים עוד יותר.