5 כללים לניהול מידע מחוץ למשרד

מאת כריסטופר אליוט

מידע אמין יכול לתרום לנסיעת העסקים הבאה שלך, או לפגוע בה, בין אם מדובר ביכולת לטפח קשרים עסקיים או להבטיח דיוק ברשומות החברה.

במילים אחרות, אינך יכול להרשות לעצמך להישאר ללא גישה לנתוני המחשב האישי שלך. לתשומת לבך, ל-25% מכל הנוסעים לרגל עסקים חסרה הגישה למערכות הפנימיות של החברה, כך קובעת 'קונטיננטל ריסרץ'', חברה בריטית לחקר השוק. הסיבה ברורה: זמינות המידע העדכני ביותר מאפשרת להם להגביר את תפוקת עבודתם.

מאחר שהמידע הוא הגורם המניע בנסיעת העסקים שלך, תוכל למצוא בהמשך הנחיות מפורשות שיסייעו בידך לשמור על אחד מהנכסים החשובים ביותר שלך בזמן נסיעה. הקשב למי שיצא ממשרדו בלי לסנכרן בין המחשב הנייד למחשב האישי שלו, שמחק כמות עבודה של ימים רבים כי שכח להתקין מערכת גיבוי ואף איבד לקוחות מכיוון שהתעלם מחשיבותו של מידע אמין וטוב.

	עצה: בין אם אתה נמצא במשרדך ובין אם בנסיעות, באפשרותך לנצל את התכונה 'סיוע מרחוק' שבמערכת ההפעלה Windows XP Professional כאשר מתעוררות בעיות במחשב. תכונה זו מאפשרת לאדם נוסף להתחבר למחשב שלך ולתקן בעיות כלשהן ישירות. כדי להשתמש בתכונה 'סיוע מרחוק', עבור אל התפריט התחל , בחר באפשרות עזרה ותמיכה. לחץ על הזמן חבר שיתחבר למחשב שלך באמצעות סיוע מרחוק ופעל בהתאם להוראות שעל המסך.

אל תחזור על אותן שגיאות שאני עשיתי. אספר לך מה הקריירה בדרכים לימדה אותי על נתוני מחשב:

1. התחל כל נסיעה ב'סנכרון'. קל מאוד לוודא שבמחשב כף היד (PDA) שלך ובמחשב האישי שלך יופיע אותו דף. באופן כללי, עליך רק להחליק את מחשב כף היד אל התושבת שלו ואז המחשב יסנכרן את הנתונים בין שני המכשירים, כך שבשניהם יהיה מידע זהה. סנכרון בין שני מחשבים אישיים הוא משימה פחות פשוטה. בדקתי כל כלי סנכרון אפשרי, לרבות הכלי שהותקן מראש במערכת ההפעלה של המחשב שלי. כלים אלה יכולים להיות מסובכים; אך ללא ספק כדאי ללמוד אותם, מכיוון שברגע שאתה עוזב את משרדך, אני מבטיח לך שלא תתחרט על כך שעדכנת את המחשב הנייד שלך.

2. קח אתך כרטיס זיכרון עם כל הנתונים שלך. כרטיסי זיכרון המתחברים למחשב הנייד חיוניים ביותר לשמירה על שלמות הנתונים. ניתן למצוא היום כרטיסים בנפח של 5 ג'יגה בייט, שיוכלו להכיל בקלות את הקבצים הנחוצים לך. אנדרו סטיל, יועץ מדיה בארגוני צדקה ובמלכ"רים, מגבה בקביעות את הנתונים שלו בכרטיס זיכרון; ולאחרונה הכרטיס הציל את הנסיעה שלו. "במחשב הנייד שלי הייתה תקלה באספקת החשמל", משחזר סטיל. "כך שגם כאשר בסופו של דבר התרוקנה הסוללה, יכולתי להמשיך לעבוד במחשבים מושאלים".

3. שמור על קשר עם המשרד. קיימים מספר יישומים שימושיים לקישוריות מרחוק המאפשרים התחברות מרחוק למחשב או לרשת שלך, לרבות GoToMyPc, PCAnywhere והכלי 'שולחן עבודה מרוחק' המובנה במערכת ההפעלה Windows XP Professional. אפשרויות אלה חביבות עליי מכיוון שהן מאפשרות להשלים כל מידע שאולי לא נכלל בסנכרון שנעשה לפני הנסיעה. הביקורת העיקרית שלי נגד תוכניות אלה היא שהן נוטות להיות איטיות - במיוחד בחיבור בחיוג - מה שהופך את ההורדות לבלתי מעשיות. אך אם לא יכולת לעשות סנכרון לפני הנסיעה, תוכניות אלה יכולות להיות קרש הצלה אמיתי.

4. אסוף מידע - וגבה אותו. בדרך כלל, מי שנוסע לרגל עסקים מרבה לאסוף כרטיסי ביקור, אפשרויות מכירה וקבלות. אך האם פריטים אלה עושים תמיד את דרכם מהתיקיות שלהם אל מחשב כף היד או אל המחשב הנייד ובחזרה למשרד? לא בהכרח. תאמין לי, אני יודע. יכולת התיעוד שלי הייתה כל כך גרועה כשהתחלתי בנסיעות העסקים שלי, עד שהפסדתי תשלומים מכרטיס חיוב ובסופו של דבר הפסדתי כסף, מכיוון שלא יכולתי לקבל החזרי הוצאות. למרבה המזל, קיימים היום מוצרים המאפשרים ליצור דוח הוצאות בזמן התשלום.

5. התכונן לעבור לנייר. זוהי עצה מובנת מאליה, אך היא כה מובנת מאליה עד כי אנו שוכחים לעתים שזו בכלל אפשרות. הפכנו להיות כל כך תלויים במחשבים האישיים שלנו, בטלפונים ובמחשבי כף היד שלנו, עד כדי כך שאנחנו שוכחים שאפשר לכתוב את המידע על נייר. השותף שלי נהג לצחוק עליי כשהדפסתי את השמות ואת הכתובות של האנשים שביקרתי במסגרת נסיעת העסקים שלי. למה לעשות זאת כשהכל נמצא במחשב (ומגובה בכרטיס זיכרון)? טוב, לדף הנייר קיימים עדיין מספר יתרונות על פני המחשב האישי; למשל, הוא פועל ללא סוללות. כך שכאשר התרוקנה הסוללה במחשב הנייד שלי, עברתי לכתוב על נייר, ולא נראיתי עוד כה טיפש, לפחות לא טיפש גמור.

הלוואי שאחד העובדים המנוסים יותר בחברה שבה עבדתי היה נותן לי עצות פשוטות אלה לגבי שמירת מידע בראשית דרכי בנסיעות עסקים. היה נחסך לי זמן וכסף וייתכן שעצות אלה היו עוזרות לי לעשות את העבודה בצורה טובה יותר. רק חבל שבזבזתי שנים כה רבות בדרכים - וגם איבדתי בדרך מספר לקוחות - עד שהייתי מסוגל לנסח את חמש העצות האלה. אני מקווה שהן יחסכו ממך כאבי ראש מיותרים בנסיעת העסקים הבאה שלך.