שרת דואר מאפשר להגיע לשיתוף יומני ולקבל גישה לשירותי דוא"ל ניידים

קרה שרצית לבדוק ביומן של אחד מעמיתיך לעבודה כדי לברר אם הוא זמין לפגישה?

לא כל כך לעשות דבר כזה בעזרת שירות דואר אלקטרוני באינטרנט כמו למשל Microsoft Hotmail או שירותי הדואר הרגילים של ספקי שירותי אינטרנט.

	עצה: מערכת Outlook Web Access היא תוכנת דואר אלקטרוני שפועלת בתוך IE (Internet Explorer), דפדפן האינטרנט שלך. הגירסאות החדשות יותר של IE מאפשרות לך לנצל באופן מלא את המאפיינים הכלולים ב- Outlook Web Access. השתמש ב- Internet Explorer, גירסה 5.01 ומעלה כדי ליהנות מכל כלי הדיוור וההודעות העשירים הכלולים ב- Outlook Web Access.

אך גם לעסקים קטנים המשתמשים במערכת Exchange Server 2003, יכולות מתקדמות כאלה לשליחת הודעות ושיתוף מידע הן בהחלט בהישג יד. Exchange היא תוכנה של שרת דואר שמצורפת למערכת Microsoft Windows Small Business Server 2003. ניתן להפעיל את שתי התוכנות באותו מחשב, כך שאין צורך להשקיע בפריטי חומרה נוספים.

6 סיבות טובות להפעיל שרת דואר
הרעיון של הפעלת שרת דואר משלך עשוי להרתיע אותך. אבל אתה ממילא מתכוון לפרוס את מערכת Winodws Small Business Server 2003, כדאי לשקול ברצינות את השימוש גם במאפיין ה- Exchange הכלול בה. לפניך שש סיבות טובות מדוע זה כדאי.

1. יכולות יומן משופרות תוכנת Exchange מציעה פונקציות דואר מתקדמות אשר בתוכן, יכולות לתרום ליעילות העסקית, בייחוד בתחום השיתוף. לדוגמה, תוכל להציג זו לצד זו את תמונת היומן שלך וזו של עמית לעבודה כדי לברר מתי הוא פנוי כדי לתאם ישיבות.



2. גישה לדואר האלקטרוני שלך דרך האינטרנט תוכנת Exchange מאפשרת למשתמש גישה דרך האינטרנט לדואר האלקטרוני, ליומן ולפנקס אנשי הקשר באמצעות OWA (Outlook Web Access), תוכנת דואר שמצורפת למערכת Exchange ופועלת בדפדפן שלך. תוכנת OWA דומה בבסיסה לשירות Hotmail הפופולרי, אך יש לה מראה ומאפיינים רבים משל תוכנת Outlook 2003. בעזרת OWA יכול המשתמש הנייד להתחבר אל שרת ה- Exchange שלך לפי שם משתמש וסיסמה מכל נקודה ובכל עת, באמצעות התקנים ניידים כמו מחשב נייד או טלפון סלולרי.



3. פשטות בהתקנה ובאבטחה. התקנת תוכנת Exchange פשוטה מאוד בעזרת אשף תצורת הדואר וחיבור האינטרנט (Configure E-mail and Internet Connection Wizard) הכלול במערכת Windows Small Business Server. באמצעות האשף תוכל להגדיר את Windows Small Business Server כך שמשתמשי האינטרנט יוכלו לקבל גישה אל Outlook Web Access ואל אתר האינטרנט הפנימי של החברה. לרשותך גם תמיכה ל- SSL ‏(Secure Sockets Layer), כדי לסייע להגן על החיבורים הללו מפני פורצים. האשף מתקין גם את שירותי חומת האש הדרושים לך כדי לסכל את כוונותיהם של פורצים ומזיקים אחרים.



4. בקרה כלל-ארגונית על דואר זבל בעזרת Exchange תוכל לסנן דואר זבל (spam) עוד לפני שהוא מגיע אל העובדים. מערכת זו תאפשר לך לסנן הודעות דואר לפי רשימות חסומים, המכילות את כל המקורות המוכרים כשולחי דואר זבל. תוכל גם להילחם בתולעים ובווירוסים המגיעים בתוך קבצים מצורפים. פשוט הגדר את המסננים כך שיבדקו את הדואר הנכנס ויזהו סוגים מסוימים של רכיבים מצורפים. סינון מהסוג הזה יסייע לך לפרוש רשת הגנה כלל ארגונית על המחשבים האישיים.



5. שיתוף מידע בעזרת תיקיות ציבוריות. תוכנת Exchange מאפשרת שיתוף יומנים הן בעזרת Outlook 2003 והן בעזרת Outlook Web Access ‏(OWA).
   אך כשאתה משתמש ב- Exchange, עומדות לרשותך אפשרויות שיתוף נוספות אם אתה מפעיל את תוכנת OWA. תוכנה זו תאפשר לך ליצור תיקיות ציבוריות, מקום שבו אפשר לאחסן הודעות דואר, מסמכים וקבצים מסוגים שונים. בתיקיות הציבוריות תוכל לפרסם תכנים ומידע שכל אדם בחברה יוכל להציג, ולהפעיל את מאפיין



6. הגנת הנתונים המובנית.אחת הבעיות בהפעלת שרת דואר משלך היא כיצד להגן על הודעות הדואר ושאר הקבצים השמורים בשרת. במקרה של תקלה או קריסה רבתי בשרת, עליך להיות מסוגל לשחזר את הקבצים הללו. כאן נכנס לפעולה אשף גיבוי של Small Business Server. אשף הגיבוי תוכנן כדי לסייע לך בגיבוי השרתים יותר בקלות ובהצלחה, ולהנחות אותך בתהליך השחזור. מאפייני הגנת נתונים נוספים עומדים לרשותך ב- Outlook 2003 עם Exchange. תוכנת Outlook תאפשר לך ולעובדיך להעתיק הודעות דואר משרת ה- Exchange אל המחשב האישי. הדבר אפשרי בעזרת מאפיין של Outlook המבצע סינכרון קבצים אוטומטי בין Exchange לבין המשחב האישי המקומי, וכך יש לעובד תמיד עותק עדכני מכל הודעת דואר שלו במחשבו האישי.

נכון, הפעלת שרת דואר משלך בעזרת Exchange Server 2003 היא אולי משימה שנשמעת מפחידה. אך האשפים של Windows Small Business Server יקלו עליך את המלאכה. והתוצאה של 'פספוס' ערוצי תקשורת פוטנציאליים ורווחי ייעול ותפעול עלולה להיות מפחידה הרבה יותר.