מה כדאי לדעת לפני שמשקיעים במחשוב נייד

תאר לעצמך שאתה בדרך לנמל התעופה כדי לתפוס טיסת בוקר ולהגיע לפגישה עסקית. הטלפון הנייד שלך מצלצל, ובצד השני נמצא הלקוח, שמבקש ממך לכלול מידע נוסף בהצעת הפרוייקט ששלחת אליו.

הבעיה: ההצעה נמצאת במחשב המשרדי ורק אתה מכיר את הפרוייקט מספיק טוב כדי לערוך את השינויים. אבל אתה לא מודאג.

	עצה: אם אתה נמצא בנסיעה והמחשב הנייד שלך אתך, זכור שלא תמיד אפשר להפעיל אותו באמצעות רשת החשמל המקומית. פירוש הדבר שתצטרך להסתמך על סוללת המחשב הנייד. לכל היותר, תוכל להפעיל את המחשב בכוח הסוללה ארבע או חמש שעות - משך זמן שאינו מהווה יום עסקים מלא. לכן הקפד תמיד לשאת אתך סוללת גיבוי טעונה כדי למנוע מצב שבו תיאלץ לכבות את המחשב הנייד. מומלץ גם לקבוע את הגדרות צריכת האנרגיה כך שאורך חיי הסוללה יהיה מיטבי.

בנמל התעופה אתה מוציא את המחשב הנייד שלך, מתחבר אל המחשב המשרדי בעזרת נקודת מגע של רשת אלחוטית, ופותח את מסמך ההצעה כדי לערוך בו את השינויים. אחר כך אתה שולח את ההצעה המעודכנת אל הלקוח באמצעות הדואר האלקטרוני, ושומר עותק גיבוי באתר האינטרה-נט של החברה. כעבור עשר דקות אתה מתיישב בניחותא במושבך במטוס, והלקוח כבר מחזיק את ההצעה המתוקנת בידיו.

המחשוב הנייד - היכולת לקבל גישה למידע משרדי גם מרחוק - הופך נפוץ יותר ויותר בעולם העבודה. אם אתה שואל את עצמך אם כבר הגיע הזמן שאתה ועובדיך תצטרפו לציבור המשתמשים הניידים, כדאי שתשאל את עצמך את השאלות הבאות:

• האם אתה מבלה לפחות 10 אחוזים משעות העבודה שלך בביקורים אצל לקוחות, עמיתים או ספקים, בהשתתפות בישיבות מחוץ לאתר, או בעבודה מהבית?
• האם יש לך נציגי מכירות שעובדים מחוץ למשרד?
• האם העסק שלך פרוס על מספר אתרים? מחסן?
• האם היית רוצה להספיק לעשות יותר כשאתה בדרכים?
• כשאינך במשרד, האם אתה מתקשר לפעמים ומבקש מאחד העובדים לברר עבורך מספר טלפון, פרטים על פגישה או מידע אחר?

אם ענית 'כן' על שתיים מהשאלות הללו, או יותר, בהחלט ייתכן שהגיע הזמן לעבור למחשוב הנייד.

מדוע זה כדאי לך?
היתרון העיקרי של המעבר למחשוב נייד הוא ייעול והגדלת התפוקה. כאשר אתה מאפשר לעובדים ניידים לקבל גישה לכל המידע שעומד לרשותם במשרד, אתה מאפשר להיות פרודוקטיביים יותר. לפי מחקרים שונים, מתברר שעובדים שנעזרים במחשוב נייד מגיעים לתוספת של 8 עד 12 שעות עבודה בכל שבוע כשניתנת להם אפשרות לקבל גישה מרחוק למידע באמצעות רשתות אלחוטיות. ויש יתרונות נוספים:

• פחות ניירת: בעזרת מחשב נייד וחיבור לאינטרנט, תוכל לקבל גישה לחוזים, לטפסים ולחומרי מכירה שאפשר לעיין בהם, לערוך בהם שינויים ולהדפיס על פי דרישה.
• האצת תהליכים: בקשות לאשראי, סגירה משפטית, העברת כספים וטרנזקציות אחרות יכולות להתבצע בתוך דקות ספורות ללא צורך בנסיעות ובפגישות פנים-אל-פנים.
• יותר שביעות רצון בקרב לקוחות: תוכל להגיב במהירות לבקשות ושאלות של לקוחות, ולבסס ולהעמיק את הקשרים עמם.
• תקשורת משופרת: היכולת לשמור על קשר רצוף גורמת לכך שתהיה זמין כדי לענות על שאלות שרק אתה יודע את התשובה עליהן, גם כשאינך במשרד. כל אדם במשרד יכול להתעדכן ולדעת יותר, וכתוצאה מכך, לשפר את איכות ההחלטות העסקיות שהוא מקבל.
• יותר שביעות רצון בעבודה: מתברר שהאפשרות הניתנת לעובדים לבצע את עבודתם גם מחוץ לגבולות המשרד גורמת לעלייה ברמת שביעות הרצון שלהם, מאיצה תהליכים ומפחיתה את העלויות הקשורות בהדרכת עובדים חדשים.

מה צריך כדי להתחיל
בעיקרו של דבר, כדי לעבור למחשוב נייד אתה זקוק לחיבור בין המחשב הנייד או המחשב הביתי שלך לבין המחשב או רשת המחשבים שבמשרד. כדי ליצור את החיבור דרושים לך הדברים הבאים:

• חומרה: עליך להתקין במחשב הנייד או הביתי (או במחשב הלוח) מודם להתקשרות בחיוג וחיבור אינטרנט מהיר (פס-רחב) או כרטיס רשת אלחוטית ליצירת הקשר עם המשרד. כדי להפעיל את המודם להתקשרות בחיוג תזדקק לכבל טלפון שתוכל לחבר אל שקע הטלפון. להפעלת החיבור המהיר לאינטרנט תזדקק לכבל אתרנט שיתחבר אל כניסת הרשת. תוכל להתחבר מרחוק אל המשרד גם בעזרת התקן נייד, כמו טלפון חכם או יומן אלקטרוני (PDA) בעלי יכולת מוכללת לתקשורת אלחוטית או תוספת כרטיסים .
• תוכנה: מערכת הפעלה תאפשר לך להגדיר את המחשב כך שתוכל לקבל גישה לרשת, אך בגירסאות העדכניות ביותר בדרך כלל הנוהל פשוט יותר ומתבצע באמצעות אשפים מוכללים. מערכת Windows XP Professional תאפשר לך להגדיר במהירות גישה דרך רשת ותעמיד לרשותך תכונות אבטחה מתקדמות, כמו למשל שרת Firewall לחיבור לאינטרנט, רכיב חומת אש שיסייע לך להגן על הרשת מפני וירוסים ופורצי מערכות.

התקנת הרשת
תצטרך להתקין במשרד או בחנות רשת. את זאת תוכל לעשות בכמה שיטות. אפשר להשתמש בכבלים בעלי תקעים בכל קצה, ליצירת חיבור פיזי בין המחשבים. עוד תצטרך התקן, כמו למשל מודם כבלים/DSL או נתב, כדי לחבר את הרשת לשירות אינטרנט מהיר באמצעות ספק שירותי אינטרנט.

אפשרות נוספת היא לבחור בתקשורת אלחוטית, המשתמשת באותות רדיו כדי לשדר נתונים דרך קירות, תקרות ורצפות, ולחבר בין מחשבים המצוידים באפשרויות רשת אלחוטית, או מחשבים שתצייד בכרטיסי רשת אלחוטית. נתב אלחוטי משמש לשידור אותות.

תוכל גם להפעיל במקביל רשת קווית ואלחוטית. ציוד לרשתות אלחוטיות עם יציאות אתרנט יכול לתמוך הן בחיבור קווי והן בחיבור אלחוטי. אם אינך מעונין להרכיב את ציוד הרישות בעצמך, פנה לספק טכנולוגיה מקומי והתייעץ עמו.

אשר לתוכנות השולטות ברשת, מערכת Windows Small Business Server 2003 יכולה לנהל חיבורים מרחוק הן בתרחיש קווי והן בתרחיש אלחוטי. מערכת זו מאפשרת לעובדים מורשים לקבל גישה מרחוק לרשת המשרדית, וליצור שיתוף נתונים בין המשרד לבין עובדים שנמצאים בנסיעות, עובדים מהבית או עובדי שטח. תוכל גם ליצור אתר פנימי של החברה בעזרת כלי Microsoft SharePoint Services המוכללים ולאפשר שיתוף במידע ארגוני עם עובדים מרוחקים.

התחברות מרחוק
איך בדיוק מתחברים אל הרשת מרחוק? זה תלוי בסוג, או בסוגי, החיבורים שהמחשב הנייד שלך יכול להשתמש בהם.

• חיבור בחיוג: אם מוכלל במחשב הנייד שלך מודם (כך הדבר ברובם), עליך רק לחבר את קצהו האחד של כבל הטלפון אל המודם, ואת השני אל שקע טלפון בקיר. לאחר מכן עליך להזין את מספר הגישה לאינטרנט שקיבלת מספק שירותי האינטרנט שלך, ולהתחבר לאינטרנט. זכור שחיבור בחיוג אינו מהיר, והורדה של קבצים גדולים עלולה לארוך זמן רב.
• חיבור בפס-רחב: כיום, בתי מלון רבים מציעים, תמורת תשלום סמלי, חיבור בפס-רחב בחדרים. חבר את קצהו האחד של כבל האתרנט ליציאה המתאימה במחשב הנייד, ואת הקצה השני לשקע שבקיר.
• חיבור אלחוטי: רוב המחשבים הניידים המצוידים באפשרויות לתקשורת אלחוטית נשענים על טכנולוגיית תקשורת אלחוטית מהירה הקרויה Wi-Fi. כשאתה בדרכים, תוכל למצוא נקודות מגע לתקשורת Wi-Fi בנמלי תעופה, בבתי קפה המספקים שירותי אינטרנט ובמקומות ציבוריים אחרים. נקודות מגע אלה מבוססות על תחנת בסיס המשדרת אותות אלחוטיים אל מחשבים אישיים עם יכולות Wi-Fi.

מימוש היתרונות
לאחר שהתקנת את הרשת העסקית ואת שירות האינטרנט, והגדרת את המחשב הנייד כך שתוכל להתחבר אל שניהם, אתה מוכן ומזומן להתחיל במימוש יתרונות הייעול הטמונים במחשוב הנייד.

אם אתה משתמש ב- Outlook 2003 (אאוטלוק), שהוא אחד הרכיבים במהדורות כמו Microsoft Office Small Business Edition 2003 ו- Office Professional Edition 2003, תוכל לסנכרן באופן אוטומטי נתונים מהדואר האלקטרוני, מלוח השנה ומרשימת אנשי הקשר שלך בכל פעם שתתחבר אל הרשת המשרדית באמצעות המחשב הנייד. עוד תוכל לסייר במחשב או בשרת המשרדי ולקבל גישה לכל מסמך הדרוש לך.

מעתה תוכל להגיב להודעות דואר אלקטרוני, לעיין במסמכים ולעדכן אותם, לוודא פרטי כתובת של לקוח שקבעת אתו פגישה בהמשך היום - ואפילו לעדכן הצעה של לקוח תוך כדי ההמתנה לטיסה.