איך לשמור על יעילות ותפוקה בדרכים

מאת כריסטופר אליוט

אם ברצונך להפוך לנוסע יעיל יותר, תוכל בהחלט לפסוח על כמה מספרי המתכונים מאת 'לוחמים בדרכים' שאין להם ניסיון אמיתי בנסיעות.

	עצה: אם אבדו לך נתונים, באמת חשוב לך אם זוהי תוצאה של ספל קפה שנשפך על המחשב הנייד בנסיעה עסקית או בגלל תקיפה מהרשת? בשורה התחתונה - הנתונים אינם. מערכת Office 2003 מציעה יכולות חדשות שממזערות את הסכנה של מחיקת נתונים בטעות.

במקום זה, הפעל את המחשב הנייד ופתח את Microsoft Outlook. כן, כוונתי ליישום הנפוץ הזה שמטפל בדואר אלקטרוני, שיבוץ פעילויות ומשימות של עיבוד תמלילים.

הפק ביצועים מרביים מהמחשב האישי
רוב הסיכויים שיש לך עותק של תוכנה זו מותקן במחשב הנייד, וכי אתה נוהג לקחת אתך את המחשב הנייד לנסיעות. (אשר לנקודה השנייה, בסקר שנערך לאחרונה על ידי Harris Interactive התברר, שיותר מרבע מבעלי המחשבים הניידים רואים במחשב הנייד שלהם אחד 'החפצים החשובים ביותר' שלהם, וכמעט שליש אומרים שכבר יצא להם להצטער על כך שהשאירו את הנייד בבית כשיצאו לנסיעות, ולפחות במקרה אחד, חזרו ולקחו איתם את המחשב הנייד).

לנוסע בדרכים, תוכנת Outlook היא כלי חשוב ביותר. כמו מהדק נייר בידיו של מקגייבר, תוכנה זו רבגונית הרבה יותר ממה שנדמה לך. (אני מתנצל מראש לפני כל מי שאינו מכיר את תוכנית הטלוויזיה ההיא, שהייתה פופולרית בשנות השמונים והתשעים).

השימוש במאפייני התזמון בנסיעות
מריאל בארנס, יועצת העובדת בבנגאלור שבהודו, בונה על מאפייני התזמון של Outlook בבואה לתכנן את נסיעתה. "אני משתמשת במנהל המשימות כדי לארגן את רשימת המשימות לביצוע שלי," היא מסבירה. "אני מארגנת את המשימות שלי לפי עיר וסוג פעילות, וכך אני יכולה לקבץ את הפריטים ולסיים את העבודה במהירות." שיטה חלופית לניהול סדר היום שלה היא שימוש ביומן/לוח שנה או בארגונית ממוחשבת. אך אם בכל מקרה המחשב הנייד מצטרף לנסיעה, מדוע לא להשתמש בכלים שכבר יש בו (בייחוד כשמסך המחשב גדול הרבה יותר מאשר זה של הארגונית הממוחשבת)?

רוברט הנסון נעזר ב- Outlook וביישום Xpressions (מבית יצרן חיצוני) כדי לקבל גישה אל הדואר האלקטרוני שלו באמצעות טלפון נייד - מאפיין חביב ושימושי ביותר למי שהשאיר בטעות את המחשב הנייד במלון. "הודות לתוכנת Outlook נמנע ממני הפסד כספי על כרטיס טיסה שרכשתי, משום שגיליתי באותו יום שבו הזמנתי כרטיס ללא החזר, שהפגישה שהייתי אמור להשתתף בה בוטלה," אומר הנסון, תושב וילמינגטון שבדלאוור. "כך הצלחתי לבטל את הטיסה ללא קנס".

גם אני ניצלתי מצרה לא מעט פעמים בזכות Outlook.

המאפיין החביב עלי הוא מנהל אנשי הקשר, שהציל אותי יותר פעמים משנוח לי להודות. מה קרה? בדרך כלל אני נוהג להדפיס את סדר היום המלא שלי, כולל מספרי טלפונים, לפני שאני יוצא לנסיעה. (אולי אני מיושן, אבל כשיש ביד פיסת נייר, אין צורך לדאוג אם הסוללות מתרוקנות). הואיל ואני מפוזר חסר תקנה, קורה לא אחת שהתוכנית המודפסת שלי נעלמת. למרבה המזל יכולתי לשלוף מחדש את הכתובות החשובות ומספרי הטלפונים דרך Outlook, במקום לערוך חיפוש יסודי בכל המטען שלי באמצע אולם הנוסעים.

שדרוג ידידותי לנוסעים בדרכים
לא נגזים כלל אם נאמר שהיישום Outlook אינו זוכה להערכה ראויה מצד אנשי חוג הסילון. אבל מגמה זו משתנה בהדרגה. תוכנת Microsoft Outlook 2003 תוכננה ברוח ידידותית מאי-פעם כלפי מי שצריכים לעבוד בדרכים.

להלן כמה מהמאפיינים השימושיים:

• איתור מהיר יותר. תוכנת Outlook תסייע לך לעשות סדר בכל הודעות הדואר האלקטרוני שמגיעות אליך כשאתה בדרכים. המאפיין החדש 'תיקיות חיפוש' - תיקיות 'וירטואליות' המכילות תצוגות של כל פריטי הדואר האלקטרוני התואמים קריטריוני חיפוש ספציפיים - מאפשר לך להפריד במהירות את ההודעות החשובות מהודעות שאפשר להתעלם מהן. תיקיות החיפוש מסמנות הודעות חשובות תחילה, וכך אינך מבזבז זמן בקריאת דואר זבל.
  
  
• סינון וחסימת דואר זבל. אם כבר מדברים על דואר זבל, התיקייה החדשה 'דואר זבל' תקלוט את רוב הודעות הזבל המגיעות אליך ותסייע לך לעשות סדר בתיבת הדואר הנכנס.
  
  
• עבודה ללא רשת. אם אתה משתמש בחשבון דואר אלקטרוני באמצעות Microsoft Exchange Server, תוכל לעבוד במתכונת לא מקוונת כשאינך במשרד, או כאשר החיובר איטי מדי. תוכנת Outlook תנסה להתחבר אל השרת רק אם תתן הוראה כזאת, או כשתבחר באפשרות המתאימה בקבוצות 'שלח/קבל'.
  
  
• כריית מידע מנתונים של אנשי קשר עסקיים המאפיין החדש Business Contact Manager, המשתלב עם Outlook, יהפוך את פנקס הכתובות שלך לכלי רב-עוצמה שיוכל ליצור, לעקוב אחר ולנהל את מגעיך עם אנשי קשר עסקיים, אפשרויות מכירה והזדמנויות שונות. אולי הדבר הטוב ביותר ב- Business Contact Mananger הוא הממשק האינטואיטיבי, בדומה לתוכנת Outlook הוותיקה, כך שלא תיאלץ לבזבז שעות בקריאת חוברת הדרכה ותוכל להשתמש בו מייד.
  
  

המראה ה'קוּל' של Outlook 2003
אפשר לדמיין את הגירסה החדשה של Outlook למקגייבר, שיחליף את המברג המפורסם שלו באיזה כלי עבודה חשמלי. שניהם עובדים מצוין, אבל איכשהו, המברג פשוט נראה יותר 'קוּל'. (ואכן, ידידי המשתמשים בגירסאות ישנות יותר או במערכות דואר אלקטרוני אחרות בהחלט מזילים רוק למראה הסמלים והמראה החדש של Outlook.

והטוב ביותר, Outlook עם המאפיין Business Contact Manager מבטיח לי יעילות ויותר תפוקה בדרכים.

כמי שעוסק בפרסום עלון חדשות בנושאי נסיעות באמצעות הדואר האלקטרוני, התרשמתי במיוחד מהמאפיינים המשולבים שאיפשרו לי לשלוח הודעות אישיות לאנשי קשר מסוימים, בעזרת הכלי List Builder לבניית רשימות. בעידן שבו התירוץ 'הייתי בנסיעת עסקים' כבר לא יכול לחלץ אותך ממועד מסירה שהחמצת, מאפיין זה הוא בוודאי כלי שיסייע לי לשמור על לקוחותי. ואולי אפילו לגייס לקוחות חדשים.

בפונקציות מסוימות של Outlook 2003, עקומת הלמידה חדה למדי - לדוגמה, אני עדיין מנסה להבין איך לאלץ את חלונית הניווט שלי לעשות מה שאני אומר לה - ואין ספק שמשתמשי הגירסאות הוותיקות של Outlook יצטרכו לעבור תקופת הסתגלות.

אבל לא יידרש לי זמן רב כדי להבין את העסק. ולאחר שעוברים את השלב הזה, תוכנת Outlook היא סיבה טובה עוד יותר (אם צריך סיבה) מדוע כדאי לקחת את המחשב האישי בנסיעת עסקים.