5 דרכים לצמצום דואר זבל עכשיו

גם הארגונים המצליחים ביותר - חברות בעלות צוותים ותקציבים עצומים בתחום ה-IT - נפגעו קשות בעקבות המבול של הודעות דואר הזבל שגודש את תיבות הדואר הנכנס שלהם.
הודעות זבל (spam) היו ועודן בגדר בעיה ערמומית המכה בחברות גדולות כקטנות בכל רחבי העולם.

אם עצם הרעיון של בזבוז זמן יקר על מחיקת דואר זבל מרתיח לך את הדם, הגיע הזמן לעשות מעשה ולצמצם את הכמות של הודעות זבל שעמן עליך להתמודד. חמש העצות הבאות לא ימגרו לחלוטין את תופעת הודעות הזבל, אך הן יסייעו לך לקצר את הזמן שאתה משקיע בטיפול בהודעות כאלה.

	עצה: אם אתה חושש שמסנן דואר הזבל ב-Outlook 2003 יסנן הודעות דואר אלקטרוני מאנשים הכלולים ברשימת אנשי הקשר שלך, באפשרותך לנקוט פעולה למניעת מצב כזה. בתפריט כלים , לחץ על אפשרויות. בכרטיסייה העדפות תחת 'דואר אלקטרוני', לחץ על דואר זבל. לחץ על הכרטיסייה שולחים בטוחים . לאחר מכן, סמן את תיבת הסימון תן אמון גם בדואר אלקטרוני מאנשי הקשר שלי .

1. הפעל מסנני דואר זבל. אם מערכת הדואר האלקטרוני שלך אינה כוללת מסננים מוכללים, רצוי שתוריד מסנן דואר זבל עצמאי או שתחליף את לקוח הדואר האלקטרוני שלך (קרא להלן על כמה מהתכונות החדשניות הכלולות ב- Outlook 2003 למניעת הודעות זבל).



2. צמצם את החשיפה שלך. אם אתר האינטרנט שלך החברה שלך כולל קישור לדואר אלקטרוני, אתה צפוי לקבל דואר זבל. גישה חלופית היא לעודד את המבקרים באתר להזין ידנית את כתובת הדואר האלקטרוני שלך - ולנמק את הבקשה. אם בכוונתך להגיש את האתר שלך למנועי חיפוש, בחר את המנועים בקפידה וודא שהם אמינים. אסור על עובדיך לפרסם את כתובות הדואר האלקטרוני העסקיות שלהם בקבוצות דיון או באתרי אינטרנט ציבוריים אחרים.



3. לעולם אל תשיב להודעות זבל. מענה להודעת זבל יבהיר לשולחיה כי כתובת הדואר האלקטרוני שלך תקפה.



4. הישמר מהודעות דואר אלקטרוני המבוססות על HTML. הודעות כאלה עלולות להכיל יישומים גרפיים המבצעים מעקב או קודי מעקב המאפשרים לשולחים לרשום את כתובת הדואר האלקטרוני שלך ואולי אף פרטים אחרים ברגע שתפתח את הדואר שלהם.



5. השתמש בחשבון דואר אלקטרוני ייעודי לטרנזקציות באינטרנט. אם אתה רוכש סחורה ושירותים באינטרנט, או נרשם לעלוני חדשות ללא תשלום, רצוי שתשתמש באחד משירותי הדואר האלקטרוני מבוססי האינטרנט שאינם כרוכים בתשלום, כגון Hotmail, לצורך ביצוע טרנזקציות ברשת. באופן זה תוכל להקפיד על הפרטיות של כתובתך האמיתית.

כיצד פועלים מסנני דואר הזבל.
אם אתה משתמש ב-Microsoft Office Small Business Edition 2003, אתה בוודאי משתמש ב'מנהל אנשי הקשר העסקיים' כדי לשלוח ולקבל הודעות דואר אלקטרוני וכדי לנהל את אנשי הקשר ואת הזדמנויות המכירה שלך. עוד כדאי שתדע שגירסה חדישה זו של Outlook (אאוטלוק) גדושה בתכונות רבות-עוצמה נגד הודעות זבל (spam), ובכללן גם מסנן דואר זבל חדשני ומשוכלל. המסנן קובע אם יש להתייחס אל הודעה שמתקבלת כאל דואר זבל, וזאת על סמך מספר גורמים, לרבות מועד השליחה וכן התוכן והמבנה של ההודעה. Outlook 2003 עם

כברירת מחדל, הגדרת המסנן היא הגדרת הסינון הנמוכה ביותר, שנועדה לזהות הודעות שהנן זבל במובהק. כל הודעה שהמסנן לוכד נשלחת לתיקיית 'דואר זבל' מיוחדת שניתן לגשת אליה במועד מאוחר יותר. באפשרותך לקבוע הגדרת סינון תקיפה יותר, אך אז תסתכן באפשרות של שליחת הודעות לגיטימיות לתיקיית דואר הזבל. אך אל חשש, הודעות אלה אינן אבודות, הן פשוט לא מוצגות בתיבת הדואר הנכנס שלך. תוכל גם להגדיר את Outlook 2003 כך שימחק הודעות דואר זבל עם קבלתן.

כדי לשנות את הגדרות דואר הזבל ב-Outlook 2003:

1. בתפריט כלים , בחר ב- אפשרויות,



2. בתיבת הדו-שיח אפשרויות , במקטע 'דואר אלקטרוני', לחץ על דואר זבל,



3. בחר את הרמה הרצויה של הגנה מפני הודעות דואר זבל.



4. לחץ על אישור.

הגדר רשימה של כתובות דואר אלקטרוני בטוחות
כדי למנוע מצב שהודעות דואר אלקטרוני רצויות יישלחו לתיקיית דואר הזבל, באפשרותך להוסיף כתובות דואר אלקטרוני ושמות תחומים ל'רשימת השולחים הבטוחים'. באופן זה תבטיח שכל ההודעות שיתקבלו מכתובות אלה יועברו לתיבת הדואר הנכנס שלך. במערכת זו:

• אנשי קשר נחשבים לשולחים בטוחים כברירת מחדל.



• אם החברה שלך משתמשת ב-Microsoft Exchange Server, הודעות המגיעות מתוך הארגון לעולם לא יסווגו כדואר זבל.



• באפשרותך להגדיר את Outlook 2003 כך שיקבל הודעות רק משולחים הכלולים ברשימת השולחים הבטוחים שלך.

תכונות אחרות למניעת הודעות זבל ב-Outlook 2003 יאפשרו לך לבצע את הפעולות הבאות:

• הוספה של כתובות דואר אלקטרוני ושמות תחומים לרשימת 'שולחים חסומים', כך שכל ההודעות שיתקבלו משולחים חסומים ינותבו תמיד לתיקיית דואר הזבל.



• הוספה של רשימות או קבוצות של דואר אלקטרוני שאתה חבר בהן לרשימת 'נמענים בטוחים', כך שכל ההודעות שיילחו לכתובות הדואר האלקטרוני ולשמות התחומים הכלולים ברשימה לא יסווגו כדואר זבל, בלי קשר לזהות השולח או לתוכן ההודעה.



• עדכון מסנן דואר הזבל שלך בהתאם לשיטות העדכניות ביותר לחסימת דואר אלקטרוני בלתי-רצוי. מיקרוסופט מחויבת לספק לך עדכוניים תקופתיים למסנן.

ייתכן שדואר הזבל לא ימוגר לחלוטין לעולם. יחד עם זאת, אם תשתמש בתוכנה המתאימה ותנקוט אמצעי זהירות בסיסיים, תוכל לצמצם במידה ניכרת את השיבושים הנגרמים לפעילות העסקית הרציפה בעקבות הודעות זבל.