דאג לכך שלהודעות שלך תהיה ההשפעה הרצויה

מאת מונטי אנביסק

מה ניתן ללמוד עליך, כמנהל, מקריאת הודעות הדואר האלקטרוני שאתה כותב?

לא מעט, כך טוען דייויד א. אוונס, פרופסור קליני לניהול בבית הספר לניהול של אוניברסיטת ואנדרבילט. לדברי אוונס, הודעת דואר אלקטרוני (email) מעידה על המעמד של המחבר במקום העבודה, על הרגלי העבודה שלו, על עומסי העבודה והלחצים שבהם הוא נתון ואפילו על האישיות שלו.

אוונס הוא גורו בתחום ההתנהגות הארגונית. הוא יכול לנתח קטע מתוך הודעת דואר אלקטרוני אנונימית ולומר לך לאיזה דרג בחברה משתייך השולח.

	עצה: אם עליך לשלוח דואר אלקטרוני (email) לעובד, אך אתה מעדיף שהוא לא ייפתח או ייקרא במסגרת קבוצתית, תוכל לסמן את ההודעה בהתאם לאחת משלוש הגדרות של רגישות: פרטי, אישי או סודי לתשומת לבך, הגדרות אלה הן בבחינת המלצה בלבד והן אינן מונעות מהעובד מלהעביר את הודעתך לנמענים אחרים.. מידע נוסף.

לדברי אוונס, הודעות דואר אלקטרוני שמחברים מנהלים בדרגה גבוהה יותר מתאפיינות ברמה גבוהה יותר של רשמיות, בנימה גבוהה יותר ובמיעוט בפרטים - מאפיינים נפוצים פחות בקרב מנהלים בדרגה בינונית ומטה. ציטוטים נדושים, פרצופי "סמיילי" ובדיחות - כל אלה נפוצים יותר בקרב דרגות הניהול הזוטרות, שבהן התכתובת יותר מבוססת-משימה ומחברי הדואר האלקטרוני מרשים לעצמם לשחרר קיטור.

דואר אלקטרוני הוא ערוץ תקשורת בעל ערך רב למנהל המודרני. יחד עם זאת, אם יעשה בו שימוש לא זהיר או מופרז, הוא עלול להיות לו לרועץ. להלן 10 עצות בסיסיות לשימוש טוב יותר בדואר אלקטרוני ולניהול יעיל יותר שלו.

1. השתמש בדואר אלקטרוני כערוץ אחד של תקשורת, אך לא כערוץ היחיד. הוא קל ומהיר. הוא יכול לתעד דיונים. באמצעותו ניתן לשלוח הודעות מרשימות לכל רחבי העולם בלחיצת עכבר. יחד עם זאת, הוא גם נוטע במנהלים את המחשבה המוטעית שהם יכולים לנהל קבוצות גדולות של אנשים באמצעות דואר אלקטרוני קבוצתי רגיל, כך לדברי אוונס. השתמש בדואר אלקטרוני בחוכמה, אך אל תנהל את החברה שלך באמצעותו, שכן לעולם לא תוכל להגיע לכל הנמענים הרצויים והנוכחות שלך לא תורגש.



2. קצר בדברים ואל תאפשר היווצרות של שרשרות הודעות באורך הגלות. לידיעתך, אנשים רבים דוחים את הקריאה של הודעות דואר שאורכן גדול ממסך אחד; הנמענים נוטים להשאיר אותן לסוף היום או לבוקר הבא. כדאי להיות ער גם למצב שבו עדיף להניח את העכבר ולגשת לדבר עם מישהו פנים-אל-פנים, או בטלפון. בנקודה מסוימת, חילופי דואר רק גוזלים זמן שלא לצורך.



3. נסח את ההודעה שלך בבהירות מרבית. אמור מה אתה באמת רוצה שיקרה. התחל בשורת הנושא: שורה זו צריכה להיות ברורה וחד-משמעית (היה נכון לשנות אותה אם הנושא בשרשת ההודעות ישתנה). ודא שלא הוספת מכותבים שלא לצורך בשורות 'אל:' ו'העתק:'. נסח בבירור פריטים לפעולה וסדר עדיפות. הצג אותם בצורה ברורה, כרשימה או כאוסף של סעיפי תבליט. הוסף להודעה לחצן תגובה או מנגנון אחר אם רצונך לוודא שכל המכותבים קראו והבינו את הודעתך.



4. עודד את הנמענים לשאול שאלות. גישה כזו שקולה לגישת 'הדלת הפתוחה'.



5. שמור נזיפות למפגשים פנים-אל-פנים. הודעות נזעמות או מלאות בביקורת או בארס עלולות להחטיא את המטרה. הודעות תמציתיות, הואיל ואין הן מלוות בהבעות הפנים ושפת הגוף של השולח, עלולות להתפרש כבוטות יותר משהתכוונת. תוכל לשלוט בהודעה, וברגשות שתעורר אצל הנמען הרבה יותר טוב אם תמסור אותה באופן אישי, או באמצעות הטלפון.



6. בדומה לכך, תוספת הומור היא דבר רצוי, אך צמצם את השימוש בסמלי רגשות, בפרצופי 'סמיילי' ובדיחות. פרצופי ה'סמיילי' אכן מסייעים לנמען להבין מתי אתה מתבדח. אך יותר מדי מכתבים מבודחים עלולים להתנקם בך כשתנסה לכתוב מכתבים רציניים. ומה לגבי הודעות עם בדיחות? בחברות מסוימות אוסרים על משלוח הודעות כאלה. אתה שולח או מעביר אותן על אחריותך, כך אומר אוונס. בדרך כלל הנזק רב מן התועלת, אך כל אחד זקוק לצחוק בריא מעת לעת. ושוב, יותר מדי הודעות בדיחה יסכלו אחר כך ניסיונות לשלוח מכתבים רציניים.



7. שקול להשהות כל הודעה 5 דקות לפני השליחה. הן אוונס והן מורין דולן-רוזן, יועצת משאבי אנוש, מייחסים ערך רב לאפשרות שמנהל יוכל לחזור בו או לנסח מחדש הודעה בכתב לפני שהיא יוצאת. "השהיה של 5 דקות לא תגרום נזק לאיש," אומר אוונס. ב- Microsoft Outlook אפשר להשהות את המשלוח של הודעות לזמן קצוב באמצעות אשף הכללים. אם אתה עומד לכתוב הודעה מתוך כעס, נסה משהו יעיל עוד יותר. קום והסתובב קצת, או עשה משהו אחר לפני שתכתוב את ההודעה.



8. הקצה זמן בכל יום עבודה למענה על מכתבים שקיבלת, או סדר לעצמך עזרה. אם אינך מצליח לעמוד בקצב ביום רגיל, הקצה זמן מיוחד או העבר חלק מהסמכות למישהו אחר. מתי מאוחר מדי להשיב על מכתב? אף פעם. רק הקפד שיהיה לך הסבר משכנע.



9. אם אינך יודע איך לכתוב הודעות דואר אלקטרוני יעילות, קבל הדרכה. או לפחות היעזר במזכירה או באחד העובדים הכפופים לך. הדואר האלקטרוני בהחלט צריך למלא תפקיד כלשהו בתקשורת בינך לבין עובדיך, שותפיך ואחרים - אין שום סיבה טובה להימנע מכך. אך עליך לדעת שעובדים מרוחקים, או אנשים אחרים שאינם מתראים איתך בקביעות, עלולים לשפוט אותך לפי ההודעות שהם מקבלים ממך.



10. השתמש בבודק האיות - ובמילון נרדפות הימנע משגיאות הדפסה וממשפטים לא תקינים. הם יוצרים לך תדמית גרועה. הימנע גם מקלישאות.