מתי כדאי למחוק הודעה - ומתי לא

מאת קים קומנדו

כשמדובר בדואר אלקטרוני (email), אני ממשפחת האוגרים. נכון שלא שמרתי את הודעת הדואר האלקטרוני הראשונה שקיבלתי אי-פעם, אבל סביר להניח שעדיין שמורה אצלי ההודעה הראשונה משנת 2000.

למעשה, שמורות אצלי כל ההודעות משנת 2000. מובן מאליו שכל ההודעות שהגיעו מאז שמורות אף הן.

	עצה: לפני שתחליט אם כדאי לשמור או למחוק הודעה, רצוי שתוכל לאתר אותה. הנוהל המקובל ביותר למעקב אחר הודעות הוא לשמור הודעות בתיקיות נפרדות ללקוחות ופרוייקטים שונים. תוכנת Outlook (אאוטלוק) לא רק מסייעת לך ליצור אותן בקלות, אלא גם מאפשרת לך לנסח כללים שינתבו הודעות באופן אוטומטי משולחים מסוימים אל אותן תיקיות. מידע נוסף.

מדוע אני מחזיק את כל ההודעות הללו? לא ברור לי, בעצם. אולי מחשש שמא מישהו יתבע אותי לדין על איזה עוול מדומה ואצטרך את נתיב הדוא"ל הזה כדי להוכיח את חפותי. או אולי הייתי מודאג מאיזו דרישה משפטית המחייבת אותי לשמור את החומר.

מתברר שאני לא היחיד. קרוב לוודאי שגם לחלקכם יש אלפי הודעות שמורות. ואפשר להניח שגם לכם לא ברור למה אתם ממשיכים לשמור אותן. אולי אתם מודאגים שמא תישלחו לבית סוהר בגלל איזה דוא"ל שלא הצלחתם למצוא.

מכיוון שאינני יכול להיחשב למומחה לגבי אילו מסמכים והודעות כדאי לשמור, פניתי לדונלד סקאפסקי, נשיא חברת Information Requirements Clearinghouse. הוא מתאר את עצמו, ברוב צניעותו, כמומחה העולמי בהא הידיעה בתחום זה. שוחחתי גם עם צ'רלס פיין, עו"ד מפיניקס.

להלן כמה מהדברים שכדאי להביא בחשבון כשמחליטים אם לשמור הודעה מסוימת, או לא. אם אחרי הקריאה עדיין יהיו לכם שאלות - שוחחו עם עורך דין.

1. שמור את המסמכים החשובים. הודעות דואר אלקטרוני לא תמיד נחשבות לתיעוד המהווה ראיה. חברות אמורות לשמור תיעוד של עסקאות. אם חתמת על חוזה, שמור אותו. אם קיבלת את החוזה כקובץ שצורף להודעת דואר והשולח כתב בהודעה "אנו מקבלים את החוזה", שמור גם את ההודעה. במקרה הזה היא בהחלט תיחשב לתיעוד.
   
   הכלל הוא, שאם היית מחליט לשמור את המסמך אילו היה מודפס, שמור גם את הודעת הדואר האלקטרוני. אם לא - זרוק לפח. כך גם לגבי הודעות שעברו בין הצדדים בתהליך ההתקשרות בחוזה. הודעות אלה מתייחסות למהלך עבודה ואינן משקפות את עמדת הארגון, אלא את עמדותיהם של הפרטים המעורבים בתהליך.
   
   אם החלטת לשמור הודעה או מסמך - שמור אותם בצורה רשמית. אל תשאיר אותם בתוכנית הדואר שלך, או במקום שאיש לא יוכל לאתרם. אולי עדיף להדפיס ולשמור בתיקייה.



2. לפעמים, שמור יותר מהדרוש. במקרים מסוימים אסור לך להשליך שום דבר. לדוגמה, אם אתה מעורב בהליך משפטי, לא תוכל למחוק שום פריט רלוונטי. במקרים כאלה אני מעדיף לחטוא בהגזמה ולא בהמעטה. הכי טוב לפעול על פי עצת עורך הדין.
   
   גם אם אינך מעורב כרגע בשום הליך משפטי, כדאי לזכור שתי מילים חשובות: 'קרוב' ו'צפוי'. אם קיבלת הודעה על כתב אישום צפוי, ההליך המשפטי קרוב. אין זה העיתוי המתאים לעשות סדר בהודעות הדואר שלך. אם עשית טעות ומישהו ניזוק - תביעה משפטית היא בגדר צפוי. גם כאן, עדיף לנקוט זהירות. שוחח עם עורך הדין שלך.
   
   לדברי סקאפסקי, רק בענף ניירות הערך חובה לשמור כל הודעת דואר אלקטרוני (email). כל אחד אחר חופשי למחוק אותן כרצונו.



3. אבל לא לשמור הכל. רוב הסיכויים הם שערימת ההודעות המצטברת לא תזיק לשום דבר (אולי רק תתפוס מקום בשרת). רובנו נמצאים בעסקים כי זיהינו צורך שאין עליו מענה. אנו מעוניינים לעזור ללקוחות שלנו. מעולם לא תבעו אותנו לדין וגם איננו צופים שדבר כזה יקרה.
   
   אך הדבר בהחלט ייתכן. נניח שלאחר שגילית סבלנות על-אנושית, נמאס לך ופיטרת את מוישה פשלן. מבחינתך, עשית מעל ומעבר בשבילו, אבל בעיניו, כמובן, הדברים נראים אחרת. הוא מגיש תביעה.
   
   אתה לא מודאג. אבל אז אתה מקבל זימון לדין ובו אתה נדרש להציג את כל הודעות הדואר האלקטרוני המתייחסות למקרה, שלוש שנים לאחור. אין שום דבר בהודעות הדואר האלקטרוני שלך שיכול להשפיע על התביעה, וגם פשלן יודע את זה. אבל אתה תיאלץ להוציא מהנפטלין את כל מה שיש לך, ועורך הדין שלך ייאלץ לעבור על הכל ולחפש חומר רלוונטי. כמה שעות (לפי 200$ לשעה) יידרשו לו לשם כך? כנראה שתצטרך לבלוע את הצפרדע ולהציע לפשלן 15,000$ ושרק יסתלק. אולי לא חשבת על זה אף פעם, אבל אין ספק שפרקליטו של התובע חשב גם חשב. וגרוע מכל, הם עלולים למצוא איזו הודעה שיש בה הערות בוטות.
   
   נוכח הבעיות הפוטנציאליות, מדוע כדאי לשמור הודעות דואר אלקטרוני? ברור שהסבירות לתרחיש מעין זה נמוכה למדי. אך ממילא 99.9% מההודעות הישנות שלך הן זבל לא נחוץ. מדוע להסתכן?



4. נסח מדיניות בנושא שמירת הודעות סקאפסקי ממליץ על מדיניות של שמירת הודעות למשך 30 יום. לאחר 30 יום עובדיך ואתה תצטרכו להחליט אם מדובר ברשומה שמצריכה שמירה. אם לא - לפח. התועלת שבמדיניות כזו היא שעובדיך ייאלצו להשקיע מחשבה - האם זה מסמך ראוי לשמירה או לא. עורך הדין צ'אק פיין סבור שזה רעיון טוב. אך הוא מרחיק לכת עוד יותר ונפטר מההודעות הישנות שלו מייד.

אל תגבה הודעות דואר אלקטרוני. אין שום הבדל בין גיבוי לשמירה. אם תקבל זימון, ממילא תצטרכו, אתה ופרקליטיך, לעבור על החומר, בין אם הוא במחשב ובין אם בקלטת גיבוי. חומר ישן - למחוק!

לדברי סקאפסקי, הודעות ישנות בדרך כלל אינן מכילות שום דבר מועיל לצד שכנגד. אבל גם אם עלות הבדיקה מגיעה ל- 50,000$, לתובע לא אכפת. גם לעורך הדין שלו לא אכפת. להם אין מה להפסיד. עקרון הגילוי הוא כלי נשק נהדר למי שרוצה לכפות הסדר.

כך שאני מתכוונת להיפטר מכל הדואר הישן שלי. באמת! רק שזה קשה. הם אצלי כבר כל כך הרבה זמן, ממש כמו ידידים ותיקים. גם לך כדאי לנקות את תיבת הדואר שלך. מה לעשות - צריך להיות חזקים.