עצות מהירות לארגון תיבת הדואר הנכנס

אם תיבת הדואר הנכנס שלך התנפחה לממדים של מדריך הטלפונים בעיר גדולה, כנראה שהגיע הזמן להתארגן מחדש.

אם אינך מצליח לאתר את ההודעה ששלך לך לקוח פוטנציאלי לוהט בדואר האלקטרוני, והוא אמור 'לנחות' אצלך במשרד בתוך 10 דקות - אין ספק שהגיע הזמן להתארגן מחדש.

	עצה: השילוב של Outlook 2003 עם Business Contact Manager יאפשר לך להפיק דוחות במהירות כדי לסנן ולסכם מידע על קשרים עסקיים והזדמנויות עסקיות. לדוגמה, תוכל להפיק דוח שיכיל רשימת אנשי קשר שלא יצרת עמם קשר לאחרונה, או דוח תחזית מכירות לרבעון הבא.

כיום, למעלה ממחצית המידע העסקי הקריטי מועבר ומשודר באמצעות מערכות דואר אלקטרוני. רק לפני עשור, הדואר האלקטרוני לא נחשב על ידי רבים לאמצעי מקובל לתקשורת עסקית. לא עוד. ככל שגדל הקצב בעולם העסקים, כך גדל במקביל גם הצורך בתקשורת מהירה יותר. וזה דבר שלא עתיד להשתנות.

אלא שתיבת דואר נכנס מבולגנת עלולה רק להפריע, אם אתה נאלץ לבזבז זמן רב מדי בחיפוש אחר הודעות - ממש כמו חיפוש בתוך מערכת תיוק שאינה מאורגנת כהלכה.

ארגון התקשורת העסקית
מה היה קורה אילו עמד לרשותך כלי המאפשר מעקב וירטואלי אחר כל התקשורת העסקית עם לקוחות ויצירת מערך תקשורת מאורגן ופשוט לשימוש, שקל לשלוף ממנו פריטים במהירות?

מה היה קורה אילו יכולת לפתוח הודעה שהגיעה בדואר האלקטרוני, לקרוא את תוכנה ולהגיב מבלי שתצטרך לצאת ממה שאתה עושה באותו רגע או לעבור למסך אחר?

מה היה קורה, אילו עמדה לרשותך חבילת תוכנה שיכולה לעשות את כל הדברים הללו ועוד דברים רבים אחרים - חבילה שאתה ועובדיך תוכלו ללמוד לנצלה בקלות?

מערכת Microsoft Office Small Business Edition 2003 מציעה מספר מאפיינים המפשטים ומייעלים מאוד את התקשורת, ביניהם מאפיינים לארגון, מיון ואיתור הודעות במהירות ובקלות.

מערכת Outlook שעברה חידוש יסודי, יחד עם תוכנת Business Contact Manager, כוללים שיפורים רבים המקלים על המשתמש לעבוד עם הודעות דואר אלקטרוני:

• מסנני דואר זבל שאפשר להתאימם אישית מאפשרים למשתמש לקבוע את מידת החומרה של הסינון. נוסף לכך, מיקרוסופט מספקת עדכונים שוטפים למסנני דואר הזבל שברשותך.



• Business Contact Manager שומר את כל נתוני הלקוחות במקום אחד ומבקש באופן אוטומטי בין הודעות דואר אלקטרוני, פתקים, פגישות שנקבעו ופריטים לביצוע - כמו גם צירוף של מסמכי Microsoft Office, פרסים וחומר סרוק - לבין אנשי קשר עסקיים, חשבונות לקוח והזדמנויות מכירה. כלי זה מציע גם תצוגה בלחיצה אחת של היסטוריית הפעילות של הלקוח ופרטים נלווים.



• המאפיין 'תיקיות חיפוש' מאפשר למשתמש לארגן ללא מאמץ את הודעות הדואר האלקטרוני על ידי הקבצה של הודעות על פי שולח או תאריך. ההודעות אינן זזות ממקומן המקורי, אך המאפיין מאפשר למשתמש לעשות הקבצה, לאתר ולהגיע אל הודעות מהר יותר.



• . לוח ניווט פונקציונלי יותר - המקום שבו שוכנים הלחצנים 'דואר', 'יומן', 'אנשי קשר' ו- 'משימה'.



• חלונית קריאה גדולה יותר המאפשרת למשתמש לקרוא את התכתובת שלו מהר יותר - כך אפשר לקרוא יותר מבלי לגלול כל הזמן



• תוכנת Outlook יכולה גם ליצור הקבצה של הודעות ותגובות וליצור שרשרות שיחה.



• מאפיין הדגלים המהירים (Quick Flags) מאפשר למשתמש לסמן הודעות לצורך המשך הטיפול



• התרעות חדשות לשולחן העבודה - מאפיין המודיע למשתמש כאשר מגיע דואר נכנס. ההודעה כוללת תקציר של המסר הנכנס, כולל שם השולח, הנושא ודוגמה מהטקסט.

מאפיין נוסף מאפשר למשתמש פשוט להצביע על ההודה הרצויה כדי להציג סיכום הכולל את שם השולח, תאריך ושעת הקבלה, וגודל הקובץ. פרטים כמו תאריך ושעה שימושיים כאשר אתה ממהר וצריך לקבוע סדר עדיפות לטיפול בהודעות.

כמו כן, אין צורך לפתוח את ממשק Outlook, אלא אפשר פשוט לפתוח את ההודעות בשולחן העבודה.

כל מי שבבעלותו עסק קטן, וכל אדם שמנהל עסק קטן או עובד בו, יסכים מן הסתם, שקיצוץ בזמן העבודה מול המחשב ופינוי יותר זמן ללקוחות הם שיטה טובה לניהול חברה מצליחה. ניהול מסודר ויעיל של תיבת הדואר הנכנס תסייע לחזון הזה להתממש גם אצלך.