השתמש בדואר האלקטרוני כדי להגדיל את הרווחים

בסביבה התחרותית שרוב העסקים פועלים בה כיום, יש חשיבות מרובה לנאמנות הלקוח. אין ספק שיותר זול לרצות לקוחות קיימים, מאשר לעסוק ללא הרף בגיוס לקוחות חדשים.

אך איך תוודא שהלקוחות שלך מקבלים את השירות שהם מצפים לקבל - ואת התמריץ הנאות כדי שימשיו להיות לקוחותיך? וליתר דיוק, איך תדע דברים כאלה כשיש לך עוד מיליון דברים על הראש במקביל?

	עצה: ב- Outlook 2003 תוכל להעביר לנמענים כרטיסי ביקור וירטואליים - שלך, של עובדים או של חברי צוותים. הצג תחילה את תוכן התיקייה אנשי קשר, ובחר את איש הקשר שתרצה להעביר הלאה את פרטיו. בחר באפשרות העבר לנמען כ- vCard מתוך תפריט פעולות , ו- Outlook (אאוטלוק) יציג לפניך חלון הודעות עם סמל המייצג את איש הקשר. הגלד את נתוני הנמען והנושא, כרגיל, הוסף את ההודעה שלך, ושלח אותה לדרכה. מי שיפתח את ההודעה יוכל ללחוץ לחיצה כפולה על הסמל כדי להציג את כרטיס הביקור של איש הקשר, להוסיף מידע וללחוץ על שמור וסגור כדי לשמור את המידע ברשימת אנשי הקשר שלו.

עסקים שמבקשים להציג חזות אישית ומקצועית בנושא השירות ללקוח עוברים יותר ויותר לדואר אלקטרוני (email). אין זו אפשרות כדאית לכל עסק, אך היא בהחלט מתאימה למי שמעוניין ויש לו נטייה להשתמש באמצעים טכנולוגיים כדי ליצור נאמנות אצל לקוחות, ובסופו של דבר, להשפיע לטובה על התוצאות העסקיות.

כשתהיה מוכן להשתמש באסטרטגיות דוא"ל משוכללות כדי לפתח את העסק, תוכל לבחור בכמה דרכים כדי להתחיל. הנה שלוש מהן.

1. אירוח עצמי של מערכת הדואר האלקטרוני
   אולי העסק שלך קטן, אך הלקוח אינו יודע זאת. אם תארח את מערכת הדואר האלקטרוני שלך בעצמך ותוכל לשלוח ללקוח תכתובת בעלת גוון אישי, ייווצר רושם שמדובר בעסק גדול. נוסף לכך, כשאתה מארח בעצמך את שירות הדואר האלקטרוני, אתה נהנה מסביבה אמינה ומאובטחת, בדיוק כפי שדרוש לך.
   
   אחת השיטות להבטיח שכך יקרה היא להיעזר במערכת Microsoft Windows Small Business Server 2003 - מערכת שרת שנועדה לענות על צרכיו של עסק קטן כמו שלך, המעוניין להגיב במהירות וביעילות לפניות הלקוח וצרכיו. מערכת Windows Small Business Server מציעה מערך דואר אלקטרוני מוטמע, שכולל כלים המבוססים על Exchange Server 2003 ו- Outlook Web Access. דבר זה יאפשר לך ולעובדיך לקבל גישה למערך הדואר האלקטרוני גם כשתהיו מחוץ למשרד.



2. יישם יוזמות שיווק באמצעות הדואר האלקטרוני
   יש כמה דרכים להשתמש בדואר אלקטרוני (email) כדי להעמיק את הקשר בינך לבין לקוחותיך. נקודת המוצא הטובה ביותר יכולה להיות שירות לקוחות בסיסי. גם אם אינך מוכר סחורות או שירותים מקוונים, עדיין תוכל לאסוף כתובות דואר אלקטרוני של לקוחות בנקודת המכירה, ולפתוח בקשרי דואר אלקטרוני עמם. אפשר ללכת על הקו הפשוט - להודות ללקוח על רכישתו ולעודד אותו לפנות שוב אם יזדקק לעזרה. מערכת Windows Small Business Server 2003 כוללת מסד נתוני אנשי קשר משותף שיכול לסייע לך לנהל קשרים עם יותר לקוחות מבלי לפגוע באופי האישי של התקשורת.
   
   השלב הבא יכול להיות הודעה על אירועים או מבצעים מיוחדים שתפיץ בין הלקוחות. אפשר לעשות זאת על ידי שליחת הודעה לכל רשימת המכותבים שלך, או לקבוצות מיוחדות. אפשר לעשות זאת בקלות יחסית בעזרת פונקציית מיזוג הדואר ב- Outlook 2003. דבר אחד שכדאי לזכור בשיווק באמצעות הדואר האלקטרוני הוא שההודעה שתשלח חייבת להציע ערך ממשי כלשהו. אצל רוב האנשים תיבת הדואר הנכנס עמוסה, ואם אתה מעוניין שיתמידו לפתוח ולקרוא את הודעותיך, העיתוי צריך להיות מתאים, הן צריכות להכיל מידע שיש בו עניין ללקוח (למשל, הנחות, שוברים והצעות מיוחדות), ועליהן להיות קצרות.
   
   אם לרשותך משאבים מתאימים, החלופה לזרם סדיר של הודעות בנושאי פרסום ומבצעים היא ליצור עלון חדשות בדואר, שיכיל תכנים אמיתיים נוסף להצעות המיוחדות. לא צריך משהו מסובך. לדוגמה, אם יש לך מרפאה וטרינרית, תוכל לשלוח עלון חדשות רבעוני ולכלול בו מספר עצות עונתיות לטיפול בחיות מחמד, בתוספת מבצעים מיוחדים שאתה מציע. כמו כן תוכל להציג שירותים או עובדים חדשים. גם כאן, חשוב העיתוי, חשובים הנושאים וחשובה התמציתיות. עלון חדשות שמכיל מידע שימושי הוא שיטה יעילה במיוחד לבניית קשרי נאמנות ארוכי טווח עם לקוחות.
   
   מילת אזהרה: הנה הדבר החשוב ביותר שצריך לדעת בעסקי השיווק בדואר אלקטרוני: עליך את רשות הלקוח לשלוח לו הודעות בדואר האלקטרוני. אם אתה מבקש את כתובתו של הלקוח, ודא שבעל הכתובת מבין שבכוונתך להשתמש בה. ובכל הודעה שאתה שולח, הקפד להסביר בדיוק איך אפשר לצאת מרשימת הדיוור שלך - ואם מישהו מבקש שתמחק אותו מהרשימה, עשה זאת מייד. שליחת הודעות לא רצויות רק תרגיז את הלקוח ותרחיק אותו ממך.



3. השתמש בדואר האלקטרוני כדי ליצור תדמית מקצועית
   לפעמים, דברים קטנים יכולים לחולל הבדל גדול באופן שבו הלקוח תופש את עסקך. כשאתה שולח הודעה ללקוח, לספק או למישהו אחר, כדאי להביא בחשבון את הדברים הקטנים הללו, שעוזרים לך לשווק את עסקך:
   • חתימות דואר אלקטרוני הכוונה לטקסט או לגרפיקה שמופיעים מתחת לשמך בהודעת דואר אלקטרוני. יש כאלה המשתמשים בציטוטים רבי השראה או באמרות מצחיקות, אבל אפשר בהחלט להשתמש בחתימה לקידום העסק. תוכל להשתמש בסיסמת השיווק של החברה, או אפילו בפרטיה של הצעה מיוחדת או מבצע מיוחד, משום שתוכל בקלות רבה לשנות את חתימת הדוא"ל שלך במספר פעולות פשוטות ב- Outlook 2003.
   
   
   
   • צרף כרטיס ביקור וירטואלי (vCard) גם זו שיטה להבטיח שפרטי העסק שלך יופצו. כרטיס ביקור וירטואלי הוא תקן האינטרנט ליצירה ושיתוף של כרטיסי ביקור. תוכל בנקל ליצור כרטיס כזה ב- Outlook 2003 ולהצמיד אותו להודעות שאתה שולח ללקוחותיך.

אין זה משנה איך תשתמש בדואר האלקטרוני כדי לקדם את מטרותיך העסקיות, יש שני יתרונות שכל בעל עסק מכיר בחשיבותם: הדואר האלקטרוני מהיר - והוא גם זול.