השתמש באתר אקטסרה-נט כדי לשתף פעולה עם לקוחות ושותפים

אחת השיטות שעסקים נעזרים בהן כדי לסייע לעובדים לפעול יחד באורח יעיל ומתואם היא אתרים פנימיים של החברה, הידועים בכינוי אתרי אינטרה-נט.

אתר פנים-ארגוני כזה הוא מרכז מקוון שבו העובדים - או לפעמים צוות של פרוייקט - יכולים לשתף פעולה בעבודה על מסמכים ולקבל גישה ללוחות זמנים משותפים, לוחות חופשה ותכנים קבוצתיים אחרים. הניווט באתר כזה זהה לניווט באתר אינטרנט בעזרת Internet Explorer או דפדפן אינטרנט אחר.

	עצה: ביצירת פורטל אינטרה-נט או אקסטרה-נט, תוכל להתאים במיוחד את האתר המבוסס על Windows SharePoint Services שיותקן על ידי מערכת Windows Small Business Server 2003 מתוצרת מיקרוסופט. אחת השיטות היא על ידי הוספת Web Parts כדי להתאים ולהוסיף גוון אישי לעיצוב ולמראה של הדפים, וכדי להוסיף רכיבים פונקציונליים, כמו למשל כלי ניהול פרוייקטים.

ומה אם תרצה להרחיב את הרעיון הזה ולצרף לרשת גם לקוחות ושותפים חשובים? במקרה כזה עליך ליצור אתר אקסטרה-נט.

אפשר לראות באתר אקסטרה-נט אתר פנימי שהכניסה אליו מותרת לגורמי חוץ נבחרים. אתה זה שבונה את האתר ומנהל אותו, אך אתה מאפשר לעובדים וללקוחות ושותפים חשובים להיכנס אליו כדי לעיין במידע השמור בו ולקיים עמו אינטראקציות שונות. כדי להבטיח את נושא האבטחה, הגישה אל האתר מחייבת את המשתמש להצטייד בשם משתמש תקף ובסיסמה תקפה. המערכת תאפשר לך לקבוע לאילו אזורים וקבצים באתר שלך יוכלו הגורמים השונים לגשת.

השימוש באתרי אקסטרה-נט בעסקים
חברות גדולות משתמשות ברשתות אקסטרה-נט מזה שנים. תעשיית הרכב משתמשת באתרים כאלה כדי לשכלל את תהליכי ההזמנה וכדי להודיע לספקים על שינויים בחלפים ובעיצוב. הספקים, בתורם, משתמשים באתרים הללו כדי לקבל בקשות, להגיש הצעות, להעביר מסמכים ואפילו לגבות תשלומים.

אך אינך חייב להיות בעסקי המכוניות כדי להפעיל אקסטרה-נט. גם לעסקים קטנים יש לקוחות, ספקים ושותפים, ואין זה נדיר שעסקים קטנים ישתמשו באתרי אקסטרה-נט כאשר הם משתפים פעולה עם עסקים קטנים אחרים בפרוייקטים שונים. לפניך מספר דוגמאות לאופן השימוש באתרי אקסטרה-נט ולשיטות המעניקות יתרונות עוד מעבר ליכולת לשתף פעולה:

• שיתוף של חוברות הדרכה למוצרים אם אתה יצרן, תוכל לאפשר למורשי הגישה לאתר שלך להגיע בשיטת 'שירות עצמי' למסמכי משתמש ומפרטים טכניים העשויים להשתרע על אלפי עמודים מודפסים.
• אפשר גישה לקטלוגים מקוונים. ספקים וסיטונאים יכולים לאפשר לספקים גישה למלאי קטלוגי עדכני כדי לייעל את תהליך הרכישה הן בצד הקונה והן בצד המוכר. באמצעות האתר הם יכולים גם להציע הנחות ללקוחות ולהציג את הפריטים המוזלים.
• ניהול פרוייקטים. אתר אקסטרה-נט יכול לשמש לניהול מעקב אחר קבלנים. מערכות כאלה יכולות לאפשר לצוותים פנימיים לפקח על ספקים חיצוניים המשתמשים באתר כדי לדווח על התקדמותם.
• הספקת כלים לשירות לקוחות. בעזרת אקסטרה-נט תוכל לאפשר ללקוחות שלך להיכנס למערכת ולעיין בנתונים מותאמים אישית של חשבונות לקוח, לנהל מעקב אחר הזמנות ולתקשר עם צוות המכירות והשירות.
• הדרכה מקוונת. חברות העוסקות בהדרכה מקוונת יכולות להעביר קורסים וחומרי למידה ללקוחות באמצעות אתרי אקסטרה-נט.
• ניהול שרשרת אספקה. אתרי אקסטרה-נט יכולים לסייע בשמירה על העדכניות והדיוק של נתוני המלאי.
• הצגת הדגמות למטרות מכירה. אתרי אקסטרה-נט מאפשרים לנציגי מכירות להציג בפני הלקוח מצגות אינטראקטיביות ללא קשר למיקומו וללא המגבלות של תערוכות לזמן מוגבל או של תקציבי נסיעה מצומצמים.
• תצוגה מוקדמת של עיצוב אתרים. מעצבים של אתרי אינטרנט יכולים להשתמש באתרי אקסטרה-נט כדי לאפשר ללקוחות לראות תצוגה מוקדמת של עיצובים לאינטרנט, דבר המייעל את תהליך הפיתוח.

הנה מידע נוסף שיסייע לך להבין את רעיון האקסטרה-נט ולהתחיל לפעול.

אקסטרה-נט - עקרונות בסיסיים

הנה הגדרה בסיסית של אתר אקסטרה-נט והדברים שאפשר לעשות בו:

• אתר אקסטרה-נט הוא אתר פרטי שהחברה יוצרת, שנועד לאפשר לך ולשותפיך לפעול יחד.
• המשתמשים מתחברים אל אתר האקסטרה-נט כמו לכל אתר באינטרנט - באמצעות דפדפן.
• רשתות כאלה יכולות לארח תכנים רגילים, כמו כל אתר אינטרנט, ובכלל זה מסמכים, גרפיקה, קובצי שמע, וידאו ולוחות מודעות.
• אפשר לבצע התאמה אישית של אתרי אקסטרה-נט עבור כל לקוח המקבל גישה אליהם.
• תוכל להעניק או למנוע את הגישה לאזורים שונים באתר ולהעניק הרשאות שונות ללקוחות ולשותפים שונים.
• תוכל להפעיל הגנת אנטי-וירוס ולחסום כניסה של קבצים מסוגים מסוימים כדי לסייע בהגנה על הרשת הארגונית.
• חובה להגן על אתרי אקסטרה-נט באמצעות סיסמה כדי לבצר את האבטחה ולהבטיח שרק מורשי גישה ייכנסו לאתר שלך.

היתרונות שבאתרי אקסטרה-נט

אתר אקסטרה-נט יכול לסייע לך לחסוך כסף, לזרז את הפיתוח, לשפר קשרים עם לקוחות ולהגביר את נאמנותם לעסק שלך - בייחוד בשוק המסחר בין עסק-לעסק. וכך זה קורה:

• תוכל ליהנות מחיסכון מצטבר הודות לצמצום הצורך במסמכי נייר, ביטול של משלוחים מהירים בדואר, הפחתת כמות השיחות הבין-עירוניות או הבינלאומיות, צמצום הצורך בנסיעות ובהוצאות נסיעה, ופחות בולים, דמי משלוח והוצאות צילום.
• התפוקה המוגברת מקורה באוטומציה של תהליכים שבעבר נעשו ידנית, ועל ידי הבטחת הגעתו של מידע קריטי ליעדו באמצעות האתר הייעודי, במקום שיילך לאיבוד בדואר הרגיל או ייקבר בתיבת הדואר האלקטרוני הנכנס.
• העברה של מידע וחילופי נתונים יכולים להתבצע מהר יותר, הואיל וניתן לפרסם באתר אקסטרה-נט מידע מכל הסוגים והגישה אליו מיידית. גם שינויים, עריכה ועדכונים מתבצעים באותה מהירות.
• הואיל והגישה לאתר אפשרית בכל שעה, הדבר מעניק לשותפים וללקוחות גמישות ומאפשר להם לפעול בזמן ובמקום הנוחים להם, מבלי שייאלצו לקבוע מראש מועדים לפגישות אישיות ולשיחות טלפון.
• אפשר לצפות לשיפור בקשר עם לקוחות, משום שקשרי הגומלין המקוונים יסייעו להכניס נימה אישית ולהעמיק את היחסים עם הלקוחות.
• הלקוחות יוכלו להעביר אליך משוב שיסייע לך במאמצי הפיתוח, וכך גם יחושו שאתה מעריך את דעתם ואת צורכיהם העסקיים.

בטרם תקים אקסטרה-נט

אל תקים אקסטרה-נט ללא תכנון. יש להביא בחשבון את הדברים הבאים:

• מהי המטרה? הגדר לעצמך מה אתה מעוניין להשיג באמצעות האקסטרה-נט ומהי חוויית השימוש שאתה מעוניין ליצור בתוכה ללקוחות ולשותפים. שתף במהלך הזה את עובדיך. ודא שהם מבינים שאתר כזה עשוי לשנות את האופן שבו הם יפעלו מול לקוחות.
• אבטחה היא גורם בעל חשיבות מכרעת. השתמש בשיטות של אימות והצפנה כדי להבטיח שלא תהיה פגיעה בסודיות של המידע הארגוני בגלל השימוש באקסטרה-נט. עליך להעניק ללקוחות ולעובדים כאחד תחושה של ביטחון בשימוש במאפייני האבטחה של האקסטרה-נט.
• אקסטרה-נט מאיזה סוג? אפשר לנהל אקסטרה-נט במערכת מארחת או באמצעות מיקור חוץ, כחלק מאתר האינטרנט של החברה או באופן עצמאי. Windows SharePoint Services, מרכיבי מערכת Windows Small Business Server 2003, הוא הכלי שיסייע בידך ליצור הן אתרי אינטרה-נט והן אתרי אקסטרה-נט. ב- Windows SharePoint Services תמצא תבניות מוכנות של אתרי אינטרה-נט שתוכל לבצע בהם התאמות ולבסס עליהם אתרי אקסטרה-נט.
• בדוק את האקסטרה-נט שיצרת. בדוק עם הלקוחות בטרם תתחיל בתפעול מלא, כדי להבטיח שהשימוש באתר נוח ופשוט.