כך תתקרב להגשמת החלום של משרד נטול ניירת

מאת קים קומנדו

לפני עשרים שנים, אחד החלומות הגדולים של חובבי מחשבים אישיים היה החלום של משרד נטול ניירת. מדוע להשתמש בנייר אם אפשר לשמור הכל בדיסק? בינתיים, החלום נשאר חלום. עדיין אנחנו רחוקים מהצלת יערות העולם.

	עצה: במצב של תיקייה פתוחה בסייר של Windows, אפשר ללחוץ על המקש Backspace כדי לפתוח את התיקייה המכילה את התיקייה הפתוחה, רמה אחת כלפי מעלה.

הנה הגדרת המשימה שלי להיום: בכוונתי לשכנע אותך שבמידה רבה, ארונות התיקיות במשרדך הן בזבוז של מקום. הטיפול בניירת הוא טרדה מיותרת. מבחינה תיאורטית, אפשר להיפטר לחלוטין מכל הניירת. תוכל לשמור את כל הרשומות והנתונים שלך במחשב. והאיתור של מידע קל הרבה יותר מאשר חפירה בארון התיקיות.

הבה נתחיל.

מה בעמוד זה
שלב 1: הבנת הסייר של Windows
שלב 2: השתלטות מחדש על התיקייה 'המסמכים שלי'
שלב 3: אילו פריטי חומרה דרושים לי?

שלב 1: הבנת הסייר של Windows
יש שני חלקים במערכת ההפעלה Microsoft Windows שפשוט חובה להבין. האחד הוא שולחן העבודה. שולחן העבודה הוא המסך שאתה רואה כאשר אתה מפעיל את המחשב. על זה כבר הצלחת להשתלט, מן הסתם.

השני הוא הסייר של Windows. הסייר הוא המקום שבו רשומים כל הקבצים שלך.

כדי לאתר את הסייר, השתמש בלחצן 'התחל'. ב- Windows Me ו- XP, לחץ על 'התחל'>'תוכניות' או 'כל התוכניות'>'עזרים'>'סייר Windows'. אם אתה עדיין משתמש ב- Windows 98 לחץ על 'התחל'>'תוכניות'>סייר Windows.

כאשר הסייר ייפתח, יתברר לך שהמסך מחולק לחלונית ימנית וחלונית שמאלית. בצד ימין מופיעות התיקיות, ואילו בצד שמאל תיקיות המשנה או הקבצים. לחיצה אחת על תיקייה תציג בצד שמאל את תיקיות המשנה ואת הקבצים שאותה תיקייה מכילה.

חלונית התיקיות שמימין קרויה 'עץ'. תיאור מדויק יותר הוא 'עץ הפוך'. סמוך לחלק העליון, תמצא את ספריית הבסיס, בדרך כלל C:. כל שאר התיקיות והקבצים 'צומחים' ממנה. התיקייה החשובה ביותר בספרייה C: היא התיקייה 'המסמכים שלי'. שם אתה שומר את המסמכים שלך. תיקייה חשובה נוספת היא התיקייה Program Files.

כאשר תתקין יישום - Microsoft Word (וורד) או כל יישום אחר - בדרך כלל הוא יישמר בתיקייה Program Files. תוכניות מסוימות מתקינות את עצמן ישירות תחת C:, אלה המקרים היוצאים מן הכלל. לכן, אם תצטרך פעם לחפש בתיקיות של Microsoft Word או של תוכנית אחרת, יש להניח שתמצא אותן בתיקייה Program Files.

שלב 2: השתלטות מחדש על התיקייה 'המסמכים שלי'
מיקרוסופט התקינה בסייר של Windows יותר מתיקייה אחת בשם 'המסמכים שלי'. למה? אין לי מושג. אבל תוכל להשתמש בכל אחת מהתיקיות הללו שתמצא בדיסק הקשיח. כדי להימנע מבלבול, הקפד להשתמש תמיד באותה תיקייה. אני אתייחס לתיקיית 'המסמכים שלי' המופיעה תחת C:.

תוכל להתקין את התיקייה 'המסמכים שלי' בדומה לארון תיקיות. דמיין את ארון התיקיות: במגירה העליונה אפשר לשמור 'מכתבים חשובים', כמו מכתבים ללקוחות, מסודרים בתיקיות. לכל לקוח תיקייה. במגירה השנייה אפשר לשמור 'חשבוניות ללקוחות'. גם כאן החשבוניות יישמרו בתיקייה נפרדת לכל לקוח.

הנה הנחיות שבעזרתן תוכל לסדר את תיקיית 'המסמכים שלי' בשיטה דומה:

לחץ לחיצה אחת על 'המסמכים שלי' והדגש את הפריט. לחץ על קובץ>חדש>תיקייה. קרא לתיקייה החדשה 'מכתבים חשובים'. ודא שהתיקייה 'מכתבים חשובים' מופיעה בחלונית השמאלית, תחת 'המסמכים שלי'.

כעת לחץ לחיצה אחת על התיקייה 'מכתבים חשובים'. לחץ על קובץ>חדש>תיקייה. קרא לתיקייה החדשה שתיווצר בשם של לקוח. פעל באותה שיטה כדי ליצור תיקייה נפרדת לכל לקוח.

אותו נוהל יפה גם לחשבוניות. צור תיקייה חדשה תחת 'המסמכים שלי' וקרא לה 'חשבוניות ללקוחות'. כעת צור בתוך התיקייה 'חשבוניות ללקוחות' תיקיית משנה לכל לקוח.

תוכל ליצור כמה תיקיות שתרצה תחת 'המסמכים שלי'. וכך גם לגבי תיקיות משנה. למעשה, תוכל ליצור תיקיית משנה, בתוך תיקיית משנה, בתוך תיקיית משנה - אם תרצה בכך. זוהי שיטת תיוק גמישה.

מסמכי הנייר שתקבל, בניגוד לאלה שאתה מייצר בעצמך, בעייתיים יותר. אם ברשותך סורק, תוכל לסרוק אותם ולשומרם במערכת. אם לא, יתכן שתרצה להמשיך לתייקם בנוהל הרגיל. כך לגבי קטעי עיתונות ופיסות ניירת אחרות. אם ברצונך לנהל משרד דיגיטלי למהדרין, סרוק אותן, אך לפעמים נוח יותר להשתמש בשיטות תיוק מהסוג הישן.

שלב 3: אילו פריטי חומרה דרושים לי?
יש להניח, שבדיסק הקשיח שלך יש די מקום כדי לאחסן את כל החומר שבספריית הקונגרס. בשנים האחרונות חל גידול מעריכי בקיבולת של דיסקים קשיחים. אם אינך נוהג לשמור קובצי וידאו ענקיים, סביר להניח שאין לך מגבלות מקום בדיסק.

קל מאוד לבדוק מה מצב המקום הפנוי. לחץ על 'התחל' ולאחר מכן על 'המחשב שלי'. לחץ לחיצה ימנית על C: ובחר בפריט 'מאפיינים'. נתוני הדיסק הקשיח יופיעו בכרטיסייה 'כללי'.

כשאני בודקת את המצב אצלי, מתברר שיש לי נתונים בהיקף של 4.76 GB. הרוב שייך לקובצי מערכת ההפעלה Windows וליישומים אחרים. יש לי גם אלפי קבצים אישיים, משום שאני נוהגת לשמור כל מה שאני כותבת. למרות זאת, יש לי 33.5 GB מקום פנוי. הדיסק הזה יתפורר מרוב זיקנה עוד הרבה לפני שאצליח למלא אותו!

בינתיים, בהנחה שתחליט לנהל את כל חייך העסקיים דרך הדיסק הקשיח של המחשב, עליך להגן על עצמך. הקפד לגבות את הקבצים שלך. במקרה כזה, גם אם תהיה תקלה חמורה בדיסק, תוכל לשחזר את הנתונים בדיסק קשיח חדש.

הדיסקים הקשיחים של ימינו אמינים ביותר. למרות זאת, רצוי לא להסתכן כשמדובר בעסקים. החיים כבר קשים ממילא!

אם לא נוח לך לזנק היישר למים, התחל לאט לאט. שמור חלק מהקבצים שלך תחת 'המסמכים שלי'. אני סבורה שתגלה שקל ונוח להשתמש בסייר של Windows.

ייתכן שהניירת לעולם תישאר חלק מחייך, אך אם תוכל לצמצם אותה, אולי תציל עץ או שניים.