מאפיינים שימושיים שיסייעו לך לחסוך בממון ובזמןהנחיות למשתמשים במחשבים אישיים במקום העבודהמאת קים קומנדואנשים רבים אינם מנצלים את כל המאפיינים הכלולים ביישומי התוכנה שלהם. אנו נוטים לאתר את אלה שעוזרים לנו באופן מיידי, ומסתפקים בכך. |  | עצה:
אפשר להגדיר את Word כך שיבצע בדיקת איות ודקדוק תוך כדי הקלדה. לשם כך יש לוודא תחילה שבודק האיות והדקדוק האוטומטי מופעל. בתפריט כלים , לחץ על אפשרויות ולאחר מכן לחץ על הכרטיסייה איות ודקדוק . סמן את הפריטים בדוק איות תוך כדי ההקלדה וכן בדוק דקדוק בעת ההקלדה . הקלד את החומר במסמך. לחץ לחיצה ימנית על מילה המופיעה עם קו תחתי מסולסל בצבע אדום או ירוק, ובחר את הפקודה או את חלופת האיות הרצויה. | |
להלן חמישה מאפיינים בתוך היישום Microsoft Word (וורד), תוכנת עיבוד התמלילים בחבילת התוכנות Microsoft Office (אופיס), שאני משתמשת בה בעסקי כדי לחסוך בזמן ובכסף. - צור ותכנן את נייר המכתבים של החברה, באמצעות אוסף מגוון של פריטי clip art העומדים לרשותך ללא תשלום, באדיבות מיקרוסופט.
כל עסק צריך נייר מכתבים רשמי. אינך צריך לרכוש 'נייר פירמה' מגורם חיצוני. אם אתה יודע מה העיצוב הרצוי לך, תוכל ליצור אותו בעצמך ב- Microsoft Word ולשמור אותו כקובץ תבנית, שאפשר להשתמש בו שוב ושוב.
יצירת נייר מכתבים לחברה אינה משימה מסובכת; אפשר לפשט את העניינים ולכלול בכותרת את שם החברה, כתובתה ומספרי טלפון ופקס. היישום Word מעמיד לרשותך מגוון רחב של גפנים בגדלים שונים.
אם תרצה להוסיף פריט אסתטי לכותרת נייר המכתבים, תוכל לסרוק את הלוגו של החברה ולצרף אותו לכותרת נייר המכתבים. וישנה אפשרות נוספת.
מיקרוסופט מציעה לך אוסף תמונות אדיר ובו אלפי פריטים. למשל, אם תרצה להוסיף פרח לכותרת נייר המכתבים שלך, למיקרוסופט יש למעלה מ- 1,000 דוגמאות פרחים. אוסף התמונות עומד לרשות משתמשי Word מורשים. תמצא את האוסף תחת Design Gallery Live
מיקרוסופט מציעה גם תבניות מכתבים, מדבקות וטפסים - הכל חינם. תמצא פריטים אלה תחת 'גלריית תבניות'. (רובן פועלות ב- Word, אם כי כדי להשתמש בחלק מהן תזדקק לתוכניות אחרות. לדוגמה, כדי להשתמש בתבניות לניהול פרוייקטים, עליך להתקין את תוכנת Microsoft Project 2000 או גירסה עדכנית יותר).
- שלח מכתב זהה לאנשים רבים מבלי לכתוב את המען בנפרד על כל מכתב.
לפעמים עליך לשלוח מכתב פרסום לכל הלקוחות. או שיש לך הודעה על שינוי במצבת העובדים. משימה מרתיעה? לא בהכרח. הכלי 'מיזוג דואר' ב- Word מפשט מאוד את המלאכה.
בעיקרו של דבר, היישום Word משתמש ברשימה של שמות וכתובות השמורה בטבלה. אפשר ליצור את הטבלה באמצעות Word, Microsoft Access (אקסס), או אפילו Microsoft Outlook (אאוטלוק). כל אלה הם מרכיבי חבילת התוכנות Microsoft Office.
ברור ששיטה זו יעילה ביותר כשהיא מבוססת על תכנון. מן הסתם תזדקק למסד נתונים, ולשם כך כדאי להשתמש ב- Access. אלא שכאן עקומת הלמידה חדה יותר מאשר אם תשים את הכל ב- Excel (עוד יישום מערכת התוכנות Microsoft Office). אשתמש ב- Excel (אקסל) כדוגמה, אך עליך לזכור שלרשותך אפשרויות רבות נוספות.
התחל את התהליך בניסוח המכתב. נוסח המכתב יהיה זהה לכל הנמענים, לכן אינך יכול לעשות כאן יותר מדי התאמות אישיות. בעת הכתיבה, השאר מקום לכתובתו של הנמען ולברכה.
כשאתה מכין את הקובץ ב- Excel (אקסל), דרושות לך עמודות עם שם הנמען וכתובתו. כמו כן תזדקק לשדה שיכיל את נוסח הברכה. אם רוקי ג'ונס הוא אחד הנמענים שלך, יתכן שתרצה שהברכה תהיה 'רוקי היקר'. אם קשריך עם ד"ר רוקי ג'ונס רשמיים מעט יותר, אולי עדיף שהברכה תהיה 'ד"ר ג'ונס היקר'. במקרה הראשון, השם בעמודת הברכה יהיה 'רוקי', ובמקרה השני - 'ד"ר ג'ונס'.
כעת פתח את המכתב. לחץ על כלים > מכתבים ודיוור> מיזוג דואר. פעל על פי הוראות האשף בחלק הימני של המסך. כדי לבחור את נמעני המכתב, עבור אל רשימת אנשי הקשר שלך ב- Excel, ב- Outlook או במסד נתונים אחר.
בעזרת המאפיין 'מיזוג דואר' תוכל למען לא רק מכתבים, אלא גם מעטפות ומדבקות. בהחלט מאפיין שיכול להקל על החיים.
- הוסף סימן מים (water mark) למסמך שלך כדי שכל מי שקורא בו יידע שמדובר בטיוטה.
כשאתה מעביר בין עובדי טיוטת הצעה, רצוי שאף אחד לא יוכל לטעות ולחשוב שמדובר בנוסח סופי. אחת השיטות הטובות כדי למנוע מצב כזה היא להוסיף סימן מים עם הכיתוב 'טיוטה', 'סודי', 'דוגמה' או כל דבר אחר.
סימן מים נראה בבירור על המסמך, אך אינו מפריע לקריאת הכתוב בו. תוכל אפילו ליצור סימני מים בצבעים שונים.
אפשר להשתמש בתמונה בתור סימן מים. נניח שאתה מנהל חנות פרחים. תוכל להשתמש בציור או בתמונה של פרח, שיופיעו על כל מסמך שתדפיס. מכיר משהו יותר 'קוּל' מזה?
כדי להשתמש בסימן המים, לחץ על עיצוב > רקע > סימן מים מודפס. בחר את הפריטים הרצויים ולחץ על 'אישור'. אם אתה מתכוון להשתמש בסימן מים בקביעות, רצוי ליצור תבנית (ראה מס' 1 לעיל).
זכור, שהגבול בין ש'קול' עלול בנקל להפוך למעצבן. אם הקורא צריך להיאבק כדי לפענח את הכתוב בגלל סימן המים, הוא עלול להרים ידיים ולוותר על הקריאה כליל. הקפד לבחור באפשרות 'שקוף למחצה' או 'שטיפה'.
- נהל מעקב אחר השינויים הנערכים במסמכים.
כאשר תוכנית מכירות או מסמך אחר חוזרים אליך, לפעמים קשה לזהות את השינויים שערכו בו אחרים. ל- Word יש שיטה פשוטה לראות לך את השינויים.
להלן ההוראות ל- Word 2002/2003: תחילה פתח את מסמך ה- Word החדש יותר. לחץ על כלים > השוואה ומיזוג מסמכים. סייר עד למסמך Word המקורי ולחץ עליו פעם אחת כדי להאיר אותו. בפינה השמאלית התחתונה, לחץ על התיבה הנפתחת ובחר באפשרות 'מזג לתוך המסמך הנוכחי'.
ב- Word 97/2000: לחץ על 'כלים'. עבור אל 'עקוב אחר שינויים'. לחץ על 'השוואת מסמכים'. אתר את מסמך Word המקורי ולחץ עליו פעם אחת כדי להאיר אותו. לחץ על 'פתיחה'.
לעתים קורה, שמלאכת הפיתוח של מסמך כל כך מייגעת וארוכה, עד שאנו נוטים לשכוח את המטרה שלשמה אנו יוצרים אותו. עיון בגירסאות קודמות בהחלט עשוי לעזור.
ב- Word, קל מאוד לעשות זאת. לחץ על קובץ > גירסאות. בחר באפשרות 'שמור גירסה באופן אוטומטי בעת הסגירה'. כל פעם שתסגור את המסמך, אותה גירסה תישמר.
אם תרצה לעיין בגירסה ישנה, פעל באותה שיטה. כל הגירסאות יופיעו ברשימה שבתיבה. הגירסה העליונה ברשימה היא העדכנית ביותר. האר את הגירסה הרצויה ולחץ על 'פתח.'
אפשר להשבית את המאפיין הזה ליצירת גירסאות על ידי הסרת הסימון מהתיבה 'שמור גירסה באופן אוטומטי בעת הסגירה'. לחלופין, תוכל למחוק גירסאות ספציפיות. עליך רק להאיר את אלה שברצונך להיפטר מהן, וללחוץ על 'מחק'.
- קיצורי דרך למשימות רבות.
במשימות מסוימות, עדיף להשתמש במקלדת ולא בעכבר, לטובת מהירות העבודה. את הקיצורים הסטנדרטיים אתה בוודאי מכיר: Ctrl+C - העתקה, Ctrl+V - הדבקה, Ctrl+Z - ביטול פעולה, Ctrl+A - בחר הכל, ואילו Ctrl+P - הדפסה. אך יש רשימה שלמה של קיצורי דרך נוספים העשויים לסייע לך בשימוש ב- Word.
צירוף המקשים | התוצאה | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | מעבר אל עמוד, סימנייה, הערת שוליים, טבלה, הערה, איור או מיקום אחר. | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | מעבר בין אותיות גדולות לקטנות | | |
|
מאמרים נוספים בנושא | |
![[תרשים משאבים שימושיים]](http://img.microsoft.com/israel/smartbiz/images/Helpful-Resources.gif "משאבים שימושיים")
![[תרשים מוצרים קשורים]](http://img.microsoft.com/israel/smartbiz/images/Prod-icon.gif "מוצרים קשורים"){kind=icon}
מוצרים קשורים![[תרשים מוצרים קשורים]](http://img.microsoft.com/israel/smartbiz/images/Tools-icon.gif "מוצרים קשורים"){kind=icon}
כלים