השתמש בתבניות כדי להאיץ את הביצוע של משימות שגרה מנהליות

אחד האתגרים הקשים ביותר לבעלי עסקים הוא כיצד לפנות זמן לדברים החשובים באמת. בין אם את המנהל חנות פרחים ובין אם מרפאת שיניים, רוב הסיכויים הם שלא הקמת עסק כדי לבלות את כל זמנך במשימות שגרה מנהליות.

מצד שני, רוב הסיכויים הם שזה בדיוק מה שקורה.

	עצה: אם בכוונתך לשלוח מכתב עסקי רגיל, תוכל להיעזר באוסף התבניות המוכנות באתר Office Online. לרשותך תבניות שונות - למשל מכתב גבייה, הודעה על פתיחת חנות, ועוד. השתמש בטקסט המוכן כרצונך - שנה, הוסף או מחק. שיטה מהירה לטפל ביעילות בתכתובת שגרתית.

ייתכן שאינך ער לקלות שבה תוכל לייעל את הביצוע של משימות מנהליות רבות הגוזלות מזמנך, אם תדע לנצל באופן מלא את התוכנות שכבר ממילא ברשותך. חבילת התוכנות Microsoft Office Small Business Edition 2003 - הכוללת את היישומים Word‏ (וורד), Excel (אקסל), השילוב החדש של Outlook (אאוטלוק) עם Business Contact Manager‏, PowerPoint ו- Publisher - פותחת את הדלת לפניך ומעניקה לך גישה לאוסף מגוון של תבניות שתוכננו במיוחד כדי לעזור לך לבצע במהירות את משימות השגרה.

תבניות אלה תוכננות במטרה להאיץ את ביצוען של עבודות שיש לבצען שוב ושוב בעסקים רבים בכל העולם. אפשר לקבל גישה מקוונת אל התבניות הללו ישירות מתוך היישום שאתה עובד בו באותו רגע. היופי בתבניות של Office Online הוא בכך שאינך צריך להתחיל מאפס. המבנה הבסיסי כבר נתון - טופס מועמדות למשרה או דוח הוצאות - ומה שנותר לך הוא לבצע בו התאמות אישיות, להוסיף פרטים על החברה, לוגו, ואפילו ערכת צבעים, הכל לפי צרכיך הספציפיים.

לרשותך מאות תבניות שתוכל להוריד ללא תשלום מאתר האינטרנט Office Online. להלן מספר דוגמאות לאופן השימוש בתבניות הללו כדי לייעל את ביצוען של משימות שגרה מינהליות:

• הצגת תוכנית עסקית: אם אתה מתכנן להציג תוכנית עסקית לפני משקיעים פוטנציאליים, תבנית התוכנית העסקית ב- PowerPoint מציעה מסגרת מקיפה ואטרקטיבית המכסה את כל המרכיבים החשובים של תוכנית עסקית, כולל תקציר שוק, נתונים על מתחרים ונתונים על המשאבים הדרושים. כל שעליך לעשות הוא להוסיף את המידע הרלוונטי לעסקך בשקופית המתאימה, ולערוך שינויים לפי הצורך.
  
  
• דוחות חיוב: אין צורך להעסיק מישהו מבחוץ כדי לקבל דוחות חיוב מקצועיים. ניתן בקלות להתאים את תבנית דוחות החיוב המבוססת על Excel (אקסל) וכלולה ב- Office (אופיס) כך שתישא את הפרטים הספציפיים לעסקך, כולל אפשרויות הפירוט שניתן להתאימן לנהלי החיוב הנהוגים בעסקך.
  
  
• חישובי שכר: בעזרת הכלי לחישוב שכר המבוסס על Excel (אקסל) העומד לרשותך ב- Office Online , תוכל בקלות להוסיף פרטי עובדים, לרשום שעות עבודה ותעריפי שכר, והתוכנה תבנה עוברך באופן אוטומטי את תלושי השכר האישיים.
  
  
• רשימות פעולות לביצוע ב- Project: נהל בקלות מעקב אחר משימות שעליך לבצע בעזרת רשימת פעולות לביצוע המבוססת על Excel. הזן שמות של פרוייקטים, משימות והערות כדי להתאים אישית את רשימת התיוג. סמן פריטים שהושלמו, ותוכל להשתמש גם במאפיין הסינון האוטומטי של Excel כדי להדגיש במהירות משימות שכבר בוצעו, או כאלה שעוד צריך להשלים.
  
  
• טופס הערכת מועמד לעבודה: כאשר צריך להעסיק עובדים חדשים, תהליך הסינון עלול לגזול זמן רב. בעזרת התבנית להערכת מועמד לעבודה העומדת לרשותך ב- Office Online, תוכל לנהל מעקב אחר מועמדים לעבודה באורח יעיל ואחיד, עם אפשרויות התאמה אישית.
  
  
• חוזים והסכמים: אם אינך רואה צורך לערב עורך דין בתהליך הניסוח של חוזים והסכמים פשוטים, תוכל לחסוך זמן וממון רב בעזרת המגוון הרחב של תבניות העומדות לרשותך באתר Office Online. לרשותך תבניות המתאימות לתחומים רבים, החל מטפסים לניהול נכסים וכלה בהסכמי סודיות.
  
  

השימוש בתבניות, שנוצרו עם הממשק המוכר של Office (אופיס) יכול להאיץ את ביצוען של עבודות שגרה מינהליות ולחסוך מזמנך ומכספך. אך חשוב מכך, השימוש בתבניות יאפשר לך לפנות את זמנך לנושאים החשובים באמת שהם לב-לבו של העסק.