בדוק אם התוכנות המשרדיות המשרתות אותך עושות את מלאכתן

רוב בעלי העסקים המצליחים יודעים שההחלטה לרכוש את הכלים הטובים והחדישים ביותר מצדיקה את עצמה רק כאשר הערך שאפשר להפיק מהם גדול מעלותם.

	עצה: מעוניין לחשוב איך להשיב על הודעה שקיבלת בדואר האלקטרוני - אבל אתה דואג שמא תשכח לעשות זאת בלחץ העבודה? ב- Outlook (אאוטלוק) תוכל להגדיר לעצמך תזכורת. עליך רק ללחוץ לחיצה ימנית על ההודעה הרצויה, להצביע על המשך טיפול, ולאחר מכן לחץ על הוספת תזכורת. ברשימה תאריך היעד , לחץ על התאריך שבו עליך לשלוח את התשובה. ברשימה השנייה, לחץ על השעה. ברשימה צבעי דגלים , לחץ על הצבע הרצוי ולאחר מכן לחץ על אישור.

נניח שיש לך נגריה וכבר שנים אתה משתמש באותו פטיש. הוא כבר לא נראה חדש מזמן, אבל עדיין הוא עושה את המלאכה. בטרם תקנה פטיש חדש, עליך להיות משוכנע שהוא יעזור לך לעבוד מהר יותר, בטוח יותר ויעיל יותר.

אותו עיקרון בדיוק חל גם על האמצעים הטכנולוגיים המשרתים אותך בעסקך. אולי נתקלת בחלק מהתופעות הבאות:

• המחשבים האישיים שרכשת רק לפני שנים אחדות פועלים באיטיות
  
  
• יש יותר ויותר תקלות
  
  
• אתה נתקל ביותר ויותר בעיות של תאימות בגלל תוכנות מיושנות
  
  
• דואר זבל שמגיע אליך גוזל יותר ויותר זמן עבודה.
  
  

בכל זאת אתה שואל את עצמך אם תוספת היעילות והתפוקה שתקבל אם תרכוש מחשבים חדשים ותוכנות מעודכנות שווה את המחיר שתצטרך לשלם.

אחת השיטות לחשב את התשואה על השקעה היא לבדוק את היתרונות שתוכל ליהנות מהם הודות למחשבים האישיים החדשים, הנמכרים עם מערכות Microsoft Windows XP ו- Microsoft Office Small Business Edition 2003 מותקנות מראש. אם תשתכנע שהגירסה האחרונה של Office, לדוגמה, יכולה לעזור לך לנהל באופן יעיל יותר את עסקך, להגדיל את התפוקה, לרכוש לקוחות חדשים או ליצור קשרים הדוקים יותר עם לקוחות קיימים, רוב הסיכויים הם שתרצה להמשיך לבדוק את העניין.

השוואת מאפיינים ב- Office
תוכל לבצע פעולות ניתוח פשוטות ולהשוות את גירסת Office שיש לך כרגע למאפיינים הקיימים בגירסת Office Small Business Edition 2003. לרשותך מערכי הכלים הבסיסיים שתמצא בכל גירסאות Office (אופיס), ביניהם תוכנות כמו Word (וורד), Excel (אקסל) ו- Outlook 2003 (אאוטלוק). אלא שהרכיבים הפונקציונליים של יישומים אלה הם המעניינים ביותר בהשוואה בין הגירסאות. להלן מספר דוגמאות:

מניעת עומס יתר במערכת הדואר האלקטרוני	Office 97	Office 2000	Office XP	Office 2003
סינון משופר של דואר זבל, עם עדכונים תקופתיים	לא	לא	כן	כן
מאפייני פרטיות משופרים	לא	לא	כן	כן
התרעות דואר אלקטרוני בשולחן העבודה	לא	לא	לא	כן

שליטה בגישה למידע עסקי חיוני	Office 97	Office 2000	Office XP	Office 2003
חתימות דיגיטליות	לא	לא	כן	כן
הצפנת סיסמאות של קבצים	לא	כן*	כן	כן
* הגנה רגילה בסיסמה, ללא הצפנה

ניהול שינויים במסמכים	Office 97	Office 2000	Office XP	Office 2003
סרגל הכלים סקירה	לא	לא	לא	כן
הגבלות עריכה ב- Word	לא	לא	לא	כן
הגבלות עיצוב ב- Word	לא	לא	לא	כן

בחירה במה שהכי חשוב
אתה יודע בדיוק מהו הדבר שעסקך מיטיב לעשות יותר מכל אחד אחר, ופירוש הדבר שאתה יודע מה צריך לקרות כדי שהעסק ישגשג. כדי להבין איזו מהדורה של Office (אופיס) היא המתאימה ביותר לעסקך, זהה תחילה מהו הדבר החשוב ביותר בנקודה זו במחזור החיים העסקי של ארגונך. לדוגמה, אם תרצה להתמקד ב:

• ניהול יעיל יותר של לקוחות ואפשרויות מכירה. השילוב של Outlook 2003 עם Business Contact Manager יקל עליך יותר מאי-פעם לנהל את הקשרים עם לקוחותיך בכל הערוצים.
  
  
• קידום העסק בקרב לקוחות חדשים וקיימים תוכל להכין במהירות חומרי מכירות ושיווק יפים ובמחיר כדאי בעזרת היישום Publisher 2003 הכלול בגירסת Office Small Business Edition 2003. לחלופין, השתמש בכלי 'בונה אתר אינטרנט קל' כדי לעצב עבור העסק חזות מקוונת.
  
  
• טיפול יעיל בדואר אלקטרוני. המסננים המשופרים לחסימת דואר זבל ב- Outlook 2003 (אאוטלוק) יסייעו לך ללחום בהודעות הסרק ובתוכנות הווירוס העלולות 'להפיל' את עסקך. נוסף לכך, מאפייני הניהול של יישום זה יסייעו בידך לארגן את תיבת הדואר הנכנס כשיהיה בה עומס יתר.
  
  

בין אם מדובר בפטיש ישן ובין אם בתוכנה משרדית חדשה, כדי לבנות עסק מצליח צריך להשתמש בכלים הנכונים.