הקדש זמן רב יותר ללקוחות פוטנציאליים ופחות זמן לניירת

בין אם אתה עורך שיחות מכירה במהלך נסיעה ובין אם אתה עורך שיחות לגיוס לקוחות במשרד, אתה בוודאי מקדיש זמן רב מדי לכתיבת הצעות או להפקת דוחות מכירה. אחרי הכל, את הזמן שאתה מקדיש לעבודת ניירת יכולת להקדיש לניסיונות התקשרות עם לקוחות פוטנציאליים.

	עצה: תוכל גם להשתמש בתכונה 'טקסט אוטומטי' שב- Word (וורד) לאחסון ולהוספה מהירה של מרכיבים גרפיים נפוצים, כמו הלוגו של החברה או החתימה שלך, למסמכים.

להלן ארבע עצות שיעזרו לך להרוויח זמן בשטח - זהו היעד - על ידי צמצום מספר המשימות השגרתיות הקשורות למכירות. כולן מתבססות על כלים שבהם אתה בוודאי משתמש.

1. השתמש ב- Word כדי לשמור טקסט שבו תשתמש שוב.

כאשר אתה כותב הצעות, משיב על בקשות להצעות או מכין מכתבי תודה ללקוחות, אתה משתמש בוודאי שוב ושוב באותו טקסט בסיסי. בעזרת התכונה 'טקסט אוטומטי' שב- Word - אותה תוכנת עיבוד תמלילים המהווה חלק מ- Microsoft Office Small Business Edition - תוכל לשמור טקסט שכיח ולהוסיף אותו בקלות בפעם הבא שתזדקק לו. וכך זה קורה:

1. סמן את הטקסט שברצונך לשמור.
2. בתפריט הוספה שבסרגל הכלים, לחץ על טקסט אוטומטי ולאחר מכן לחץ על חדש תיבת הדו-שיח 'יצירת טקסט אוטומטי' תיפתח.
3. הקלד שם לטקסט שאתה שומר בתיבת הטקסט 'תן שם לערך הטקסט האוטומטי שלך'.
4. לחץ על אישור.

כאשר יש לך הזדמנות לחסוך זמן על ידי שימוש חוזר באותו טקסט במכתב או בהצעה אחרים, תוכל לעשות זאת בצורה פשוטה, כדלהלן:

1. הצב את הסמן במקום שבו תרצה שהטקסט השמור יופיע במסמך Word (וורד).
2. בתפריט הוספה, לחץ על טקסט אוטומטי ואחר כך לחץ על השם שנתת לטקסט השמור. הוא יופיע מיד וניתן יהיה לערוך אותו במהירות או להשאירו ללא שינוי.

2. עקוב במהירות אחר דוחות באמצעות Outlook with Business Contact Manager

קיימות סיבות שונות לכך שאנשים בתחום המכירות משתמשים ב- Outlook with Business Contact Manager, המהווה חלק ממהדורות Microsoft Office 2003 (אופיס). הרכיב Business Contact Manager (מנהל אנשי קשר עסקיים - BCM) מקשר אוטומטית אנשי קשר עסקיים, הודעות דואר אלקטרוני נכנסות ויוצאות, הערות, פגישות ומטלות לחשבון המתאים, לאיש הקשר העסקי או לרשומת ההזדמנות, תוך ריכוז מידע חשוב אודות הלקוח במקום אחד.

הוא תורם לחיסכון עצום בזמן אם אתה מפיק דוחות מכירה רגילים. ב- BCM קיימים 20 דוחות שעוצבו מראש המקבצים מידע אודות החשבונות וההזדמנויות, כדי שתוכל לחזות מכירות, לנטר ביצועים ולדרג מטלות על פי סדר עדיפויות. תוכל למיין ולסנן נתוני דוחות כדי להציג נתונים הרלוונטיים לצרכים מסוימים. להלן הנחיות כיצד להתחיל בהפקת דוחות באמצעות Business Contact Manager:

1. בתפריט Business Tools (כלים עסקיים), הצבע על Reports (דוחות), הצבע על Accounts (חשבונות), Business Contacts (אנשי קשר עסקיים), Opportunities (הזדמנויות) או Other (אחר).
2. לחץ על הדוח הספציפי שברצונך להפיק.

השתמש בסרגל הכלים Report (דוח) כדי למיין נתוני דוחות, לשנות את המידע המוצג או להדפיס את הדוח.

3. הייה בשני מקומות בו-זמנית בעזרת הכלי Live Meeting

האם אי פעם קבעת סדרת פגישות במקום אחד כאשר מנגד רוצה פתאום לקוח פוטנציאלי חשוב במקום אחר לשוחח אתך - ומיד? במצבים כגון אלה, שירות שיחות הוועידה דרך האינטרנט, המכונה Microsoft Office Live Meeting יכול לבוא לעזרתך. תוכל להשתמש בו בכל מקום שבו קיימים מחשב וגישה לאינטרנט. השירות Live Meeting מסייע לך לקיים פגישות אינטראקטיביות עם לקוחות פוטנציאליים או עם לקוחות קיימים, בכל מקום בעולם, בהתראה של רגע. במסגרת שירות זה, באפשרותך להציג מצגות, לערוך הדגמות של מכירות, לשתף פעולה על לוח ציור וירטואלי ובסופו של דבר לנהל משא ומתן על עסקאות מכל מקום ולחסוך על ידי כך גם זמן נסיעה וגם הוצאות נסיעה.

לפי שיטת התשלום-לפי-שימוש, התמחור נקבע לפי שימוש בפועל של כל משתמש לדקה ואין הגבלה על מספר המשתתפים. ניתן גם לרכוש מנוי חודשי או שנתי, אם אתה צופה שתשתמש בשירות זה לעתים תכופות. לעת עתה, השירות Live Meeting קיים רק באנגלית, אך Microsoft מתכננת להרחיבו לשפות חיוניות אחרות. בקר באתר Live Meeting [קישור ארה"ב] לקבלת מידע נוסף.

4. קצר את זמן הסבב והמשך טיפול בעזרת תבניות מוכנות

בין אם ברצונך לכתוב מכתב רשמי כהמשך טיפול לאחר שיחת מכירות ובין אם ברצונך לבצע ניתוח ערך מהיר בעודך נמצא במשרדו של הלקוח הפוטנציאלי, השתמש בתבניות המוכנות כדי להפיק מסמכים ומצגות מקצועיים למראה ומלוטשים. להלן שתי תבניות לדוגמה, שבהן ניתן להשתמש במחזור מכירות:

המשך טיפול בשיחת מכירות של מוצר/שירות: חזק את סטטוס שיחת המכירות והצע להתקדם להערכת המוצר או השירות שלך בעזרת תבנית Word [קישור ארה"ב].

ניתוח ערך המוצר: שרטט תרשים של יתרונות המוצר או השירות שלך מול ההשקעה הנדרשת, בעזרת תבנית Excel [קישור ארה"ב].

תבניות רבות אחרות בנושא מכירות זמינות להורדה בחינם מתוך האתר Office Online [קישור ארה"ב].