ניצול יעיל של התכונות הגמישות של אמצעים טכנולוגיים שונים יאפשר לך להגדיל את עוצמתו של הצוות, גם אם הוא קטן

עסקים קטנים רבים זקוקים לאפשרות לעבוד מרחוק. עובדים בנסיעות, לקוחות ושותפים במשרדים אחרים, או קבלני משנה העובדים מהבית - כל אלה הם במקרים רבים חלק מהתמונה. השימוש באינטרנט כדי לקשר בין צוותים אלה עשוי להגדיל את תפוקתם של עובדי החברה, לצמצם עלויות ולשפר את התקשורת. אך אילו כלי שיתוף כדאי להפעיל כדי לתגבר ולשכלל את נהלי העבודה מרחוק? להלן שישה מהחשובים שבהם.

	עצה: הדואר האלקטרוני הוא שיטה מעולה לתקשורת. אלא שכאשר צריך לכונן שיתוף פעולה מהיר עם אנשים שנמצאים באתרים שונים, תוכנה להעברת הודעות מיידיות יכולה להיות כלי יעיל עוד יותר. מידע נוסף.

אילו כלי שיתוף כדאי להפעיל בחברה כדי לתגבר ולשכלל נהלי עבודה מרחוק? להלן שישה מהחשובים שבהם.

1. מערכות יומן משותפות
   בצוותים מסוימים, יש נטייה שלא להעריך נכונה את חשיבותה של מערכת היומנים המשותפים של Outlook (אאוטלוק) בעבודה מרחוק. באמצעות לוחות זמנים מקוונים יכולים העובדים לקבוע ישיבות דרך חדרי העבודה הווירטואליים, ששם ניתן לברר אם המיועדים להשתתף בישיבה יהיו זמינים. ללא פונקציה זו צריך להתקשר ישירות לכל אחד ואחד מהחברים, ולאחר מכן לנסות למצוא מועד שיתאים לכולם. כך מתבזבזות שעות עבודה יקרות, וגם חשבון הטלפון מתנפח.
   
   
2. מסד נתוני קשר משותף
   משאב משותף חשוב לא פחות הוא מסד נתוני הקשר. הודות לרשימת הכתובות המשותפת המתנהלת במקוון, והכוללת גם מידע כמו מספרי טלפון ופרטי קשר נוספים, יובטח לחברי הצוות שתמיד תהיה להם גישה נוחה אל נתוני הקשר העדכניים ביותר. אין עוד צורך לחפש מספרים בתוך ערימות של פתקים, או לעשות שיחות טלפון בין-עירוניות לחברי צוות אחרים בניסיון למצוא פרטי קשר. מסד הנתונים המשותף מבטיח לחברה גישה למספרי טלפון חשובים גם כאשר עובד עוזב או פורש לגמלאות. ללא כלי זה, כאשר עובד עוזב את החברה, לפעמים רשימת הקשר שלו עוזבת יחד אתו.
   
   
3. אחסון מסמכים מרכזי
   נוהל של עריכת מסמכים והעברתם מאדם לאדם ישירות דרך חדר עבודה מקוון יעיל הרבה יותר מאשר גישה מרחוק או רשתות של דואר אלקטרוני, משום שבשיטת חדר העבודה העובד יכול להציג ולאחזר מסמכים מבלי לחייג לשרת או להוריד דואר. הקמת חדרים כאלה פשוטה מאוד בעזרת כלי כמו Microsoft SharePoint Team Services ליצירת רשתות אינטרה-נט או אקסטרה-נט. דבר זה מאפשר לחברי הצוות ליצור חדר עבודה בלחיצת עכבר אחת.
   
   השימוש במערכת Microsoft Office במקביל עם SharePoint משכלל עוד יותר את היכולת לשתף מסמכים, הואיל ועובדים המשתמשים ביישומים נפוצים כמו Word או Excel יוכלו לשמור מסמכים היישר בתוך חדרי עבודה של SharePoint באמצעות הפקודה 'שמירה בשם' ביישום הרלוונטי.
   
   
4. לוחות מודעות
   באפשרותך להפוך לאוטומטי את תהליך הפצת המידע לצוותים מרוחקים ועדכונם בחדשות טריות על ידי פרסום ההודעות ישירות בסביבות העבודה הווירטואליות המשותפות. נוהל זה מצמצם את הטרדה הכרוכה ביצירת הודעות בדפוס או בדואר אלקטרוני, מיעונן ושליחתן. תוכל לקדם את השיטה עוד יותר על ידי התקנת תיבת הודעות בחלק העליון של אתר האינטרנט המשותף של הצוות.
   
   
5. ויעוד וירטואלי
   קשר רציף בזמן אמת עם עובדים באמצעות תוכנות ויעוד. השתמש בכלי זה במקום במפגשים פיסיים או שיחות טלפון כדי לחסוך בעלויות ולפנות כמה שיותר זמן לעבודה יצרנית.
   
   
6. העברת הודעות מיידית
   הודעות מיידיות מאפשרות לחברי הצוות לשוחח זה עם זה באופן מקוון, במקום להשתמש בטלפון. שיטה זו שימושית במיוחד לעובדים שמנהלים קשר רצוף, אך אינם רוצים להיות קשורים למכשיר הטלפון כל הזמן.