מתי ואיך להשתמש בוויעוד באמצעות האינטרנט

בשנים הראשונות של המאה ה-21, חברות רבות עברו למתכונת של פגישות מקוונות כדי לצמצם סיכונים והוצאות הכרוכים בנסיעות. אך השיפור במצב הכלכלי והפוליטי, ותקציבי נסיעות ובידור 'בריאים' יותר מקטינים את החשיבות שבשיקולים מעין אלה.

היום אפשר פשוט להחיל אמות מידה חדשות על מפגשים וירטואליים. לפניך השאלות שכדאי לשאול כדי לברר אם מפגשים וירטואליים דרך האינטרנט עולים בקנה אחד עם האסטרטגיה העסקית הכוללת שלך.

	עצה: באפשרותך להוסיף את יכולות Live Meeting ל- Outlook ול- Windows Messenger בעזרת Live Meeting Add-in Pack. התוספת כוללת מספר תכונות שימושיות של Live Meeting. לדוגמה, כאשר תשתמש ב- Outlook, תוכל להשתמש במאפיין Meet Now (פגישה כעת) כדי לקיים במהירות מפגש לא מתוכנן. כמו כן תוכל לקבטע פגישות 'חיות' למועד עתידי דרך Outlook, ולהצטרף לפגישות שכבר החלו. אם אתה משתמש ב- Messenger, הכלי להעברת הודעות מיידיות הכלול במערכת Windows XP, תוכל להשתמש בתכונה Start a Live Meeting (הפעל פגישה חיה) כדי ליזום פגישה וירטואלית ספונטנית.

• האם הטכנולוגיה מסוגלת לענות על הצרכים שלי? לפעמים כן ולפעמים לא, לדברי ג'ויס ג'ויה, עתידנית ונשיאת Herman Group, חברה הפועלת בגרינסבורו שבצפון קרוליינה. "הטכנולוגיה עדיין לא מושלמת, וההשתתפות בפגישות וירטואליות עדיין רחוקה מהאיכויות של נוכחות פיזית," היא אומרת. עם זאת, הטכנולוגיה לפגישות וירטואליות דרך האינטרנט התקדמה בצעדי ענק והיא ממשיכה להשתפר בהתמדה. מובן שאין תחליף למפגש פנים-אל-פנים, לכן השאלה האמיתית היא: מהי הנקודה שבה מגבלות הטכנולוגיה, כמו למשל רוחב פס זמין ותוכנה, הופכות את המפגש הווירטואלי לבלתי מעשי, או לבלתי כדאי?



• מהי העלות האמיתית של פגישה מקוונת? קל יותר למדוד את העלות הישירה - מחיר היישום ומערכות התשתית - מאשר את העלות של היעדר המגע האישי המתקיים במפגשי פנים-אל-פנים. האם העסקה לא נסגרה משום שהפגישה התקיימה דרך צג של מחשב? "ויעוד דרך האינטרנט מאפשר לי למקד את ההוצאות שלי ולהפנותן למקומות שבהם התשואה היא הגבוהה ביותר," אומר טד קריימר, נשיא TMK Consulting. אך מתי אפשר לומר שהעלות של היעדר מפגש אישי נעשית גבוהה מדי?



• האם וויעוד דרך האינטרנט מתאים למפגש מהסוג שמתקיים? אפילו כאשר הטכנולוגיה פועלת היטב והיחס בין עלות לתועלת נוטה לכיוון ויעוד דרך האינטרנט, יש להביא בחשבון את סוג המפגש האמור להתקיים. מפגש אישי עדיף כאשר "מדובר בדיון טעון מבחינה רגשית, שבו הכרחי להתבונן ולנתח שפת גוף ורמזים לא מילוליים," מסביר סטיבן סיבקי, מנהל שיווק בחברת Viack מאריזונה, העוסקת בפיתוח תוכנות לניהול פגישות הנהלה דרך האינטרנט. ועל אף שאפשר לקרוא את שפת הגוף של אדם גם מהמסך, יש צורך בהכשרה מתאימה כדי להצליח בכך.

ההתלבטות בשאלות אלה עשויה לגרום לרבים להסיק שפגישות דרך האינטרנט אינן שיגעון חולף - ללא ספק. לכן השאלה הבאה שכדאי לשאול היא כיצד להפיק את המרב מפגישה וירטואלית שכזאת. לפניך שלוש עצות.

1. השתמש בפגישות מקוונות כדי להצדיק פגישות במתכונת לא מקוונת. כך בדיוק נוהג גרג ביילי, סמנ"ל מכירות בחברת ניהול אחזקות בקולורדו. הוא מקבל החלטה לגבי נסיעה עסקית על סמך התוצאות של פגישה וירטואלית. "השיטה הזו באמת חוסכת נסיעות ומפגשים מיותרים," הוא מסביר. שיטה כזו לא בהכרח תתאים לכל עסק, כמובן. למעשה, במקרים מסוימים עדיף שהפגישה האישית תקדים את הפגישה הווירטואלית. החוכמה היא להתאים את סוג הפגישה לנסיבות. אם אתה עוסק במכירת תוכנה וברצונך לקיים הדגמה מהירה, פגישה וירטואלית יכולה להתאים בהחלט. אם בכוונתך להציע מיזוג בין שתי חברות, פגישה פנים-אל-פנים תתאים יותר..



2. אל תשכח את התרבות - הארגונית ובכלל. בעיני קרול ווקר לומיס, מנהלת בסוכנות השיווק Loomis Group הפועלת בסן-פרנסיסקו, פגישות וירטואליות הן שיטה אידיאלית לתקשורת בין-משרדית. בקרב מומחי שיווק, המתמחים בדרכי תקשורת, פגישה מול צג המחשב היא שיטה מקובלת בהחלט. אבל לא כל הלקוחות שותפים לתחושה זו. "יש לנו עסקים רבים באסיה, וזה מעניין, משום שביפן, ברוב המקרים הלקוחות מתעקשים על מפגשים פנים-אל-פנים עם ספקים ושותפים עסקיים," מספרת לומיס.



3. הקפד להשתמש בפלטפורמה המתאימה לוויעוד דרך האינטרנט. ערוך מחקר שווקים. זו עצתה של ליסה ניל, העורכת הראשית של המגזין האלקטרוני eLearn. "בדוק את הטכנולוגיות השונות באמצעות עותקי חינם לניסיון," היא ממליצה. (לרשותכם אפשרות לנסות חינם את Office Live Meeting). כך תגלה אילו מוצרים מתאימים ביותר למפגשים מהסוג שאתה נוהג לקיים עם לקוחותיך, ויתברר לך עד כמה כל אחת מהטכנולוגיות הללו ידידותית למשתמש. מניסיוני, כמי שנוהג להשתמש במספר מוצרים למפגשים וירטואליים, בדרך כלל מדובר בכלים אינטואיטיביים, מנקודת מבטו של משתתף בוויעוד. אך מה בנוגע לנקודת המבט של מנהל? מה מידת התמיכה שיש במוצר שבחרת?

דבר עם אנשי עסקים המרבים בנסיעות ומן הסתם תשמע מהם עד כמה הם שמחים שעומדת לרשותם האפשרות לקיים פגישות וירטואליות. עם הדרכה נכונה ובנסיבות הנכונות, עובדיך יוכלו להיות יעילים הרבה יותר אם ישתמשו בכלים הללו בהשוואה לעבר, כאשר נאלצו לבלות ימים ושבועות בנסיעות.

ממחקרים רבים עולה שהשימוש בטכנולוגיות ויעוד מבוססות-אינטרנט מניב רווחי ייעול ותפוקה בטווח הקצר. אולם בטווח הארוך, יש להביא בחשבון את התוצאות של הוצאת המגע האישי מהקשר העסקי, כאשר נמנע משותפים ללחוץ ידיים או לסעוד יחד לפחות מדי פעם בפעם. שומה על בעלי עסקים לזכור עובדה בלתי נמנעת: באקלים העסקי של ימינו, כדי להצליח צריך מזיגה של טכנולוגיה ומגע אישי כאחד. יש צורך בתקציב נסיעות, וצריך לעשות שימוש בטכנולוגיות המתאימות לוויעוד וירטואלי.