תקשורת פנימית מאובטחת ואמינה תתרום להצלחתך

מאת קים קומנדו

אחד הדברים החביבים עליי ביותר בניהולה של חברה קטנה הוא היכולת לפעול מהר. אין דרגי ניהול רבים שמאטים את תהליך קבלת ההחלטות. למעשה, רוב המהלכים מתבצעים בנוכחות הצדדים המעוניינים, במפגש פנים-אל-פנים מסביב לשולחן הדיונים.

אך בשלב מסוים, בהחלט ייתכן שהעסק יגדל עד כדי כך שהסדר מעין זה כבר לא יהיה יעיל. מה שדרוש לך הוא תקשורת רצופה, אמינה ומאובטחת עם גורמים אחרים בחברה, כדי להבטיח שתהליך הצמיחה יתנהל בהצלחה. מה שדרוש לך הוא אינטרה-נט - רשת פנים-ארגונית.

	עצה: אם יש בארגונך חשיבות לנושא בקרת הגירסאות, נצל את פונקציית ההכנסה/הוצאה ב- Windows SharePoint Services כדי לנהל מעקב אחר היסטוריית הגירסאות ולמנוע בלבול מיותר.

אינטרה-נט, או רשת פנים-ארגונית, דומה לאתר אינטרנט. היא משתמשת בפרוטוקולים של האינטרנט, אך מדובר ברשת פנימית ובלעדית של חברה מסוימת (אקסטרה-נט גם היא אתר פנימי או פרטי, אולם הרשאות הגישה ניתנות גם ללקוחות, שותפים ו/או גורמים חיצוניים נוספים).

ברוב הארגונים הגדולים נהוג להפעיל רשת פנים-ארגונית. הפצה של מידע היא משימה אדירה בחברה המעסיקה 10,000 עובדים או יותר. רשת פנים-ארגונית יכולה להקל את המלאכה.

שיתוף פעולה מקוון באמצעות אתר אינטרנט פרטי
בעזרת Windows SharePoint Services, הפתרון של מיקרוסופט ליצירה ולהפעלה של רשתות אינטרה-נט ואקסטרה-נט, תוכל ליצור לוח הודעות מקוון של החברה, ואף לשתף מסמכים.

לי ידועות לפחות שלוש סיבות טובות מדוע כדאי לעסק קטן להשקיע ברשת פנים-ארגונית. הנה הן לפניך:

1. כשצריך לנהל תקשורת מול יותר מאדם אחד, היעילות נפגמת.
אפילו בחברה קטנה מאוד יש בעיות תקשורת. רוב העובדים מגלים מה קורה תוך כדי שיחות חולין או רכילות. סיפורים נוטים להשתנות כשהם עוברים מפה-לאוזן, והתוצאה עלולה להיות עובדים עם מידע לא נכון ועובדים ממורמרים. אם החברה מעסיקה אנשים שעובדים מהבית, אנשים שעבודתם מתבצעת באתרים אחרים ועובדים שמרבים בנסיעות, או שהחברה שלך היא חברה 'וירטואלית', בעיות התקשורת קשות עוד יותר.

כדי שהחברה תצליח, על כל העובדים להיות ערים למטרותיה וליעדיה. אסור להגביל את נושא היעדים ארוכי הטווח או קצרי המועד למפגשים של ההנהלה הבכירה. כל אדם שעובד בחברה חייב לפעול במטרה לממש את היעדים המשותפים הללו.

רשת פנים-ארגונית היא המקום המושלם לפרסם בו דוחות שבועיים סדירים, תזכירים והצהרות תכלית ומטרות. באופן זה, כולם חשופים לאותו המידע.

לדברי טובי ווארד, נשיא חברת Prescient Digital Media לייעוץ בענייני רשתות פנים-ארגוניות, גם חברה שיש בה עובדים מעטים בלבד תפיק תועלת מרשת פנים-ארגונית. גם אם אין לחברה אנשים שפועלים מרחוק, אנשי המכירות והיועצים לא תמיד נמצאים במשרד.

הקמת רשת פנים-ארגונית תוכל לשפר את התקשורת באמצעות לוחות הודעות, הודעות מיידיות, ומפגשי צ'ט מונחים. איך בדיוק?

הבה נבחן תרחיש עסקי טיפוסי. צוות המכירות, המונה חמישה עובדים, אמור ליצור מצגת שתוגש לנשיא החברה ונושאה - כיצד להגדיל את מחזור המכירות בשנת הכספים הבאה.

חמשת האנשים הללו ייכנסו לחדר ישיבות, יאכלו יחד ארוחת צהריים, ישתו קפה וישוחחו במשך שעות. הישיבה הראשונה הופכת למפגש בן שלוש שעות של חילופי רעיונות. בישיבה השנייה סוקרים תחילה את הרעיונות הטובים ביותר מהישיבה הראשונה. המשתתפים דנים בכל רעיון ובודקים אם הוא מעשי או לא. אחרי שלוש או ארבע ישיבות, יהיו בידי צוות המכירות כמה הצעות.

השימוש בלוח דיונים בימים שלפני הישיבות יכול לייעל את התהליך במידה ניכרת. אפשר לדון ברעיונות השונים עוד לפני הישיבה עצמה. בדרך זו, המשתתפים יגיעו לישיבה כשהם ממוקדים יותר.

2. זמן שווה כסף.
נכון, זו קלישאה, אבל קלישאה נכונה.

רשת פנים-ארגונית תאפשר לך לפרסם מידע קריטי לידיעת כל העובדים. אפילו פרסום של מידע מתחום משאבי האנוש חשוב. אחד מעובדיי סיפר שהעובדים במקום העבודה הקודם שלו בילו פעם 45 דקות בניסיון לברר אם החג הקרב נחשב לחופשה בתשלום. מנהל כוח האדם לא היה במשרד באותה שעה, ואף אחד אחר לא ידע את התשובה.

בשלב הראשון אפשר לפרסם לוחות שנה, עקרונות מדיניות של החברה ורשימת הטבות אישיות שהחברה מעניקה. הפרסום במקום גלוי יפחית את בזבוז הזמן. אך אפשר להשתמש ברשת הפנים-ארגונית גם לצרכים מורכבים יותר. היופי שברשת מסוג זה הוא אופיה האינטראקטיבי.

תוכל לחסוך זמן בעזרת טפסים אינטראקטיביים. בקשות לחופשה, הזמנות של ציוד, שינויים במערך ההטבות ועוד - בכל אלה ניתן לטפל במהירות וביעילות.

הקפד לבסס את הרשת הפנימית על עקרונות עיצוב בדוקים. אתה לא יכול סתם כך לפרסם את המידע ולקוות שהעובדים ימצאו אותו. ארגן את הרשת הפנימית כך שתהיה נוחה ככל האפשר למשתמש. הרי אנחנו מנסים לחסוך זמן, לא לתסכל את ציבור המשתמשים.

3. יותר טוב מדואר אלקטרוני.
אולי אתה חושב, "למה שהאיש מכוח אדם לא ישלח את הטופס הזה בדואר אלקטרוני?", או "אני מתקשר מצוין עם העובדים שלי בישיבות ובאמצעות פרסומים על לוח השעם שבמסדרון".

לדברי ווארד, שליחת גירסאות מרובות של אותו מסמך או אותה מצגת בדואר האלקטרוני תגרום לבלבול, ולפעמים לעומס יתר של מידע.

הבה נחזור אל צוות המכירות מהתרחיש הקודם. הצוות החליט על שלוש שיטות עיקריות להגדלת המכירות. עכשיו הם מכינים יחד מצגת ב- PowerPoint.

חמישה אנשים שעובדים יחד על אותו קובץ PowerPoint - הרי זה מתכון לקטסטרופה. אני כבר שומע בדמיוני את הצעקות: "אצל מי הגירסה האחרונה?", "אריאלי, נתת לי את המספרים הלא נכונים. חשבתי שכבר סידרנו את העניין הזה" וכך הלאה.

בעזרת רשת פנים-ארגונית, אנשי צוות המכירות יוכלו לעבוד יחד על קובץ משותף, ולשמור את הגירסה העדכנית ביותר באתר מרכזי.

דבר זה יסייע גם לחסוך במקום בשרת. זה אולי נשמע כמו דבר פעוט או זניח, אך שמירה של גירסאות של קבצים מרובים במחשב האישי של כל עובד גוזלת מקום רב.

איך להתחיל
בטרם תתחיל בהקמת רשת פנים-ארגונית, ודא שברור לך מה אתה רוצה להשיג באמצעותה. ברר כמה עובדים ישתמשו ברשת. וחשוב מכל - בסס אותה על עקרונות עיצוביים טובים. אם המשתמש נדרש לחמש או שש לחיצות על לחצנים כדי לאתר טופס בקשת חופשה, הרי שהאתר מורכב מדי.

עוד עליך להחליט אם תרצה לבנות את הפתרון שלך בעצמך. יועץ יוכל להקים את הרשת הפנים-ארגונית לפי המפרטים שתגדיר, ולשוות לה מראה, תחושה ועקרונות עיצוב לפי בקשתך.

לרשותך גם חבילות תוכנה, כמו Windows SharePoint Services, שיאפשרו לך להתאים אישית ולעצב כמעט הכל בעצמך, בעזרת תבניות מוכנות מראש.

בחבילות תוכנה מסוימות, כמו למשל Instant Intranet Builder, מסד הנתונים המרכזי הוא מסד נתונים של Microsoft Access. חבילות אלה כוללות מנגנוני קישור שיאפשרו לך ליצור בקלות רשת פנים-ארגונית סבירה. אין צורך במומחה IT מיוחד כדי להתקין ולנהל אותה.

לרשותך גם מוצרי תוכנה אחרים, כמו InfoStreet, IntraSmart ו- Intranet Suite. המחיר משתנה בהתאם למספר המשתמשים.

אז מהם בכל זאת החסרונות?
כדי להכין את הרשת הפנים-ארגונית לשימוש העובדים, תצטרך למנות מישהו שיפתח תכנים וינהל אותם. הרעיון הוא לעדכן את המידע באופן שוטף. כיצד תאציל את המשימות הללו? ובכן, הדבר תלוי בגודל החברה. אם אתה מעסיק 10 עובדים, די באדם אחד לטיפול במידע ולניהולו.

אם החברה שלך גדולה יותר, עדיף להפריד בין עדכוני התוכן של המחלקות השונות. אך ללא קשר לגודלה של החברה, תהיה חייב להביא בחשבון את עלות שעות העבודה של מי שיהיה אחראי לניהול התכנים ולתחזוקת הרשת. זכור, אנו עוסקים במחשבים ובתחום זה העניינים אף פעם לא מתנהלים בדיוק כפי שהיינו רוצים שיתנהלו.

תצטרך להשקיע זמן גם בהדרכת העובדים. ייתכן שתצטרך להשקיע גם בשכנוע העובדים להשתמש ברשת. אך לאחר שהמערכת תפעל וכולם יבינו אותה, התשואה על השקעתך תהיה משמעותית.