Microsoft Dynamics CRM Guida e formazione
Microsoft Dynamics
CRM Guida e formazione
Search Microsoft Dynamics CRM Guida e formazione

Lavorare offline con CRM per Outlook

È possibile utilizzare Microsoft Dynamics CRM per Outlook per accedere ai dati di Microsoft Dynamics CRM quando si è in viaggio. Ad esempio, se ci si reca presso la sede di un cliente, è possibile cercare i propri contatti di CRM, verificare e aggiungere nuove note ed eseguire altre operazioni senza connettersi a Internet.

Quando si attiva la modalità offline con Dynamics CRM per Outlook, il software copia un sottoinsieme di dati di CRM sul disco rigido del computer. Le modifiche apportate in modalità offline vengono archiviate in locale. Quando si esegue nuovamente la connessione al server, le modifiche vengono sincronizzate automaticamente con il server CRM.

In questa pagina:

Prima di attivare la modalità offline

Per attivare la modalità fuori rete

Attivare nuovamente la modalità online

Quali funzionalità non sono disponibili offline?

Altre cose da sapere sulla modalità offline

Prima di attivare la modalità offline

Dynamics CRM per Outlook utilizza la sincronizzazione offline per determinare il sottoinsieme di dati da copiare nel disco rigido locale quando si passa alla modalità offline. Prima di attivare la modalità offline, è possibile modificare questi filtri o crearne di nuovi per sincronizzare solo i dati necessari. È possibile inoltre eliminare, disattivare o attivare i filtri. Ulteriori informazioni: Selezionare i record da utilizzare offline in CRM per Outlook


Suggerimento

Quando si attiva la modalità offline per la prima volta, la sincronizzazione dei dati locali con il server CRM può richiedere un'elevata quantità di tempo, se si dispone di molti dati. Ad esempio, in situazioni del servizio clienti, un caso padre può disporre di migliaia di casi figlio. CRM non è disponibile quando Dynamics CRM per Outlook effettua la sincronizzazione. È possibile abbreviare il tempo utilizzando i filtri di sincronizzazione offline per limitare la quantità di dati sincronizzati.


Per attivare la modalità fuori rete

  • Quando si è pronti per passare alla modalità offline, in Dynamics CRM per Outlook, scegliere File > CRM > Offline.

    Quando si sceglie Offline, Dynamics CRM per Outlook sincronizza i dati nel computer locale utilizzando i filtri sincronizzazione offline. Quando la sincronizzazione è completa, è possibile disconnettere il computer dalla rete.


    Suggerimento

    È possibile stabilire se ci si trova in modalità offline utilizzando uno dei seguenti indicatori:

    • Sulla barra degli strumenti di CRM è visualizzato il pulsante Online.

    • Nel menu CRM è visualizzata l'opzione Online.

    • Se si utilizza Outlook 2010 o Outlook 2013, la scheda CRM visualizza il pulsante Online.


Attivare nuovamente la modalità online

  1. Assicurarsi di essere connessi alla rete dell'organizzazione.

  2. Scegliere File > CRM > Online.

Quali funzionalità non sono disponibili offline?

Non disponibili fuori rete

  • Assegnare record

  • Post

  • Conversione di offerte in ordini di vendita

  • Conversione di ordini di vendita in fatture

  • Gestione dell'amministrazione del sistema

  • Aggiornamento della configurazione del sistema

  • Gestione degli impegni di tipo servizio

  • Gestione dei servizi

  • Utilizzo del calendario dei servizi e del calendario dell'area di lavoro

  • Modifica di articoli

  • Modifica o gestione della documentazione di vendita

  • Modifica delle organizzazioni

  • Condivisione di record

  • Rilevamento di record duplicati

  • Gestione dei processi di sistema

  • Esecuzione di alcuni test di diagnostica

  • Esecuzione di regole del flusso di lavoro

  • Creazione di una mini-campagna e delle attività correlate da una Stampa unione

  • Registrare le attività assegnate

  • Aggiornare la funzionalità di offerta

  • Seguire o smettere di seguire nei feed attività

  • Temi personalizzati

Disponibilità limitata offline

  • Creazione o visualizzazione di report (basati su gruppi di dati locali e dati offline)

  • Esecuzione di alcuni processi aziendali (plug-in) personalizzati

Disponibili per la visualizzazione ma non per la modifica in modalità offline

  • Articoli

  • Documentazione di vendita

  • Modelli di stampa unione

Altre cose da sapere sulla modalità offline

  • Utilizzo condiviso di un computer. Tutti gli utenti che accedono in locale a un computer su cui è installato Dynamics CRM per Outlook possono potenzialmente accedere ai dati di CRM archiviati nel database offline. L'utilizzo condiviso di un computer che esegue Dynamics CRM per Outlook non è supportato.

  • Come CRM gestisce le modifiche effettuate da più utenti.CRM applica le aggiunte e le modifiche al server CRM nello stesso ordine in cui vengono immesse. Se si apporta una modifica a un record in modalità offline, e un altro utente modifica lo stesso record in quel periodo di tempo, quando si tornerà in modalità online la propria modifica sovrascriverà le modifiche apportate dall'altro utente in modalità offline.

  • Flussi di lavoro: In modalità offline, CRM disabilita le notifiche del flusso di lavoro. Se le modifiche apportate in modalità offline sono impostate in modo da attivare un processo di sistema o un processo del flusso di lavoro automatizzato, quando l'utente sarà tornato online, il processo verrà attivato automaticamente.

  • Rilevamento duplicati.CRM disabilita il rilevamento duplicati in modalità offline. Il rilevamento duplicati viene riattivato automaticamente quando si torna online. È possibile impostare un'opzione personale per determinare come i record duplicati vengono gestiti durante la sincronizzazione. Ulteriori informazioni:.Impostare le opzioni personali che interessano la registrazione e la sincronizzazione tra CRM e Outlook o Exchange

  • Messaggi non consegnati. I messaggi di posta elettronica potrebbero non essere consegnati se il server di posta elettronica non è disponibile o possono essere bloccati se il destinatario non desidera ricevere messaggi di posta elettronica. In questi casi, il messaggio e-mail viene salvato nella cartella Bozze di Outlook, ma in Microsoft Dynamics CRM viene creato un impegno chiuso. In Microsoft Dynamics CRM, utilizzare la visualizzazione E-mail in sospeso per vedere i messaggi e-mail non inviati.

    Quando lavori offline, i messaggi di posta elettronica inviati vengono salvati nella coda offline di Outlook. Quando si torna a lavorare in modalità online, Microsoft Dynamics CRM cerca automaticamente di inviarli e crea gli impegni. Se non è possibile inviare un messaggio di posta elettronica, Microsoft Dynamics CRM lo salva come impegno bozza, ma non comparirà nella cartella Bozze di Outlook.

  • Autorizzazioni di sicurezza offline. Un utente dispone delle stesse autorizzazioni di sicurezza sia in modalità offline che in modalità online.

  • Aggiunta di un tipo di record correlato utilizzando il pulsante Aggiungi (+). Se si è offline, non è possibile aggiungere un tipo di record correlato utilizzando il pulsante Aggiungi (+). Aggiungere il tipo di record correlato quando si è online, quindi passare offline.

Informativa sulla privacy

Per usare Microsoft Dynamics CRM per Outlook, è necessario effettuare l'accesso utilizzando le proprie credenziali (un indirizzo di posta elettronica e una password). È possibile decidere di salvare queste informazioni a livello locale per non doverle reinserire a ogni apertura di Outlook. Se si decide di salvare queste informazioni localmente, CRM per Outlook si connetterà automaticamente a Microsoft Dynamics CRM Online a ogni apertura di Outlook.

Dopo il primo accesso e utilizzo di CRM per Outlook, la connessione tra il computer dell'utente e CRM Online rimarrà sempre attiva ogni volta che si accede a Internet. È possibile scegliere di disattivare la connessione tra il proprio computer e CRM solo mediante un'impostazione di configurazione, ma se si disabilita la connessione, le prestazioni di CRM per Outlook potrebbero risultare diminuite.

Se si utilizza CRM per Outlook per registrare i messaggi e-mail, il thread e-mail sarà visibile agli utenti dell'organizzazione autorizzati a visualizzarlo.

Per ogni messaggio e-mail ricevuto in CRM per Outlook, l'indirizzo e-mail del mittente e del destinatario e l'oggetto del messaggio verranno inviati a CRM Online. In questo modo in CRM Online è possibile verificare o meno se un particolare messaggio deve essere archiviato dal servizio CRM Online. Dopo aver impostato la registrazione, una copia dell'elemento viene conservata nel servizio CRM e sarà visibile agli altri utenti dell'organizzazione che dispongono delle autorizzazioni appropriate. Quando viene disattivata la registrazione di un elemento, la copia dell'elemento viene automaticamente eliminata dal servizio CRM Online solo se l'elemento è di proprietà dell'utente.

Se si utilizza Microsoft Dynamics CRM per Outlook, quando si passa alla modalità offline, viene creata e archiviata nel computer locale una copia dei dati che si stanno utilizzando. I dati vengono trasferiti da CRM Online al computer mediante una connessione SSL protetta e viene mantenuto un collegamento tra la copia locale e CRM Online. La volta successiva che si esegue l'accesso a CRM Online, i dati locali verranno sincronizzati con CRM Online.

Un amministratore stabilisce se gli utenti dell'organizzazione sono autorizzati o meno a passare alla modalità offline con Microsoft Dynamics CRM per Outlook utilizzando i ruoli di sicurezza.

Gli utenti e gli amministratori possono configurare le entità scaricate tramite la sincronizzazione offline utilizzando l'impostazione Filtri sincronizzazione nella finestra di dialogo Opzioni. In alternativa, gli utenti e gli amministratori possono configurare i campi scaricati (e caricati) utilizzando Opzioni avanzate nella finestra di dialogo Filtri sincronizzazione.

Se si utilizza Microsoft Dynamics CRM Online, quando si utilizza la funzionalità Sincronizzazione con Outlook, i dati di CRM che si sta cercando di sincronizzare verranno "esportati" in Outlook. Viene mantenuto un collegamento tra le informazioni in Outlook e le informazioni in CRM Online per garantire che queste restino sempre attuali. La sincronizzazione Outlook scarica solo gli ID record CRM pertinenti che devono essere utilizzati quando un utente tenta di registrare e impostare un elemento di Outlook. I dati aziendali non sono memorizzati nel dispositivo.

Un amministratore stabilisce se gli utenti dell'organizzazione sono autorizzati a sincronizzare i dati CRM in Outlook utilizzando i ruoli di sicurezza.

 
Queste informazioni sono state utili?