Microsoft Dynamics CRM pomáhá NaCesty.cz starat se o klienty a připravovat individuální newslettery

Cestovní agentura NaCesty.cz se specializuje na prodej zájezdů od německých cestovních kanceláří, které se staly v průběhu let mezi českými zákazníky velice populární. Společnost, zpočátku fungovala s tabulkami v Excelu, kde si obchodníci vedli základní evidenci svých zákazníků. Již po dvou letech od založení ale firma potřebovala přejít na profesionální CRM systém. Sedm let tak již využívá Microsoft Dynamics CRM. V roce 2013 firma přešla na novou verzi. Ta jí přinesla řadu zcela nových funkcí, včetně tvorby individuálních newsletterů na základě předchozích cest daného zákazníka, a znamenala i změnu některých procesů.

Tabulky v Excelu přestaly rychle stačit

Podnikání společnosti NaCesty.cz spočívá ve zprostředkovávání zajímavých zájezdů německých cestovních kanceláří českým zákazníkům. Ti od NaCesty.cz získají všechny potřebné podklady, materiály i cestovní dokumenty v češtině a firma jim poskytne i potřebný servis. Ten spočívá třeba v tom, že NaCesty.cz nabízí na svém webovém portálu, který je pro ni klíčovým prodejním nástrojem, třeba 20 000 vlastních recenzí hotelů v českém jazyce. S NaCesty.cz tak mohou cestovat i ti zákazníci, kteří se nedomluví německy nebo anglicky a přitom mají jistotu, že vědí, do jakého prostředí se chystají na dovolenou. Firma také sama důsledně hlídá kvalitu jednotlivých cestovních kanceláří i hotelů. Všechny kontakty se zákazníky, a to včetně jejich spokojenosti s poskytnutými službami i se službami cestovní kanceláře a hotelu, kde trávili svůj pobyt, pečlivě eviduje. Původně k tomu sloužily tabulky v Excelu, které si vedli jednotlivý obchodníci. To se však velice rychle ukázalo jako dlouhodobě neudržitelný stav. Firma proto již rok od svého vzniku začala hledat profesionální CRM systém.

Microsoft Dynamics CRM byl pro firmu jedinou volbou, chtěla totiž garanci kontinuálního rozvoje

Majitel firmy měl při hledání CRM systému zcela jasnou představu o tom, co by měl splňovat. Předně musel pocházet od firmy, která by byla dostatečnou garancí jeho kontinuálního vývoje. Firma nechtěla spoléhat na systém, u kterého by se mohlo stát, že by po pěti letech přestal existovat. Vyžadovala také dostatečně dlouhou předchozí historii prokazující odhodlání výrobce CRM systému daný produkt udržet na trhu. Dalším klíčovým faktorem byl výběr nadnárodního systému, což jednak zvyšovalo pravděpodobnost, že bude i nadále vyvíjen, a jednak to zvyšovalo i hodnotu firmy při případném budoucím prodeji. Microsoft Dynamics CRM přitom nabídl vše požadované za přijatelnou cenu. Firma navíc byla dlouhodobě s produkty Microsoftu spokojena a možnost přímého ovládání CRM systému z prostředí Outlooku byla taktéž výhodou.

Firma si mohla CRM systém upravovat sama

Majitel firmy si krátce po nasazení Microsoft Dynamics CRM zaplatil specializované dvoudenní školení pro vývojáře pro Microsoft Dynamics CRM. Díky němu byl schopen řadu pokročilejších operací jako např. přidání tlačítka do formuláře, vytvoření formuláře apod. provádět zcela sám. Firma si navíc najala i vlastního vývojáře, který jí postupně upravoval dílčí součásti systému podle jejích potřeb a staral se o to, aby byl CRM systém provázán i s webovým portálem, který firma neustále rozvíjí.

Po 6 letech se vedení rozhodla pro novou verzi systému s novými funkcemi

S tím, jak se firemní internetový portál postupně rozrůstal o nové funkce umožňující širší interakci se zákazníky, vznikala i potřeba nových funkcí v rámci CRM systému. Některé změny už však v rámci staré verze CRM systému nebyly možné. Firma například chtěla zákazníkům nabídnout individuálně generované nabídky na základě jejich předchozích cest a parametrů (např. typ stravování, typ hotelu), které při nich volili. Každý z dvaceti tisíc zákazníků by pak mohl získat individuálně připravenou nabídku zájezdů ve formě pravidelného newsletteru, na základě jeho předchozích cest s agenturou NaCesty.cz a jeho spokojeností s nimi. Firma se proto obrátila na společnost WBI Systems, která provedla migraci Microsoft Dynamics CRM na novou verzi, a to včetně úprav, které si firma v systému za uplynulých šest let vyvinula.

Analýza ukázala, že bude žádoucí některé interní procesy přizpůsobit procesům dle best-practices nastavených v CRM systému

Před samotnou migrací provedla společnost WBI Systems před implementační analýzu, která měla odhalit, jak náročná a efektivní bude migrace všech zákaznických úprav v systému. Analýza ukázala, že některé na míru připravené a upravené procesy jsou v rámci nové verze Microsoft Dynamics CRM pokryty efektivněji a i s ohledem na budoucí aktualizace systému bude účelnější se držet standardně předdefinovaných procesů. V rámci příprav se vedení firmy také seznámilo s novými možnostmi, které nová verze Microsoft Dynamics CRM přináší například v oblasti řízení marketingových kampaní a některé z nich se rozhodlo využít.

Microsoft Dynamics CRM nyní pokrývá všechny procesy

NaCesty.cz v nové verzi Microsoft Dynamics CRM nakonec využil všechny předpřipravené moduly. CRM systém je navíc plně propojen s webovým portálem, který je pro firmu klíčovým prodejním i komunikačním nástrojem. Když si tak zákazník na webu objedná zájezd, je v CRM systému automaticky vytvořena obchodní příležitost, která je přidělena příslušnému obchodníkovi ke zpracování. CRM systém také eviduje veškeré standardizované kroky v rámci komunikace se zákazníkem, a to od projevení zájmu o zájezd až po zhodnocení jeho pobytu na webovém portálu společnosti. Pokud navíc v rámci tohoto hodnocení zadá zákazník podnět k reklamaci, je tato okamžitě řešena v rámci modulu Služby s příslušným obchodníkem. Microsoft Dynamics CRM přitom plně pokrývá unikátní reklamační proces, který kromě reklamace služeb NaCesty.cz může zahrnovat reklamaci služeb leteckého přepravce či cestovní kanceláře. V takovém případě navíc NaCesty.cz zajišťuje i překlady veškeré komunikace mezi zákazníkem a poskytovatelem služby, kterou zprostředkovává. V CRM systému je dokonce nastaveno i upozornění v případě, že obchodní partner na reklamaci nereaguje v nastaveném časovém limitu.

Zákazníci dostávají specializované newslettery na míru

V rámci implementace nové verze CRM systému firma využila i specializovaný modul „E-mail kampaně“ od společnosti Byznys CRM, se kterou implementační partner WBI Systems spolupracuje. Tento modul dokáže individuálně připravované newslettery odesílat prostřednictvím specializované mailingové služby Emailkampane.cz a následně umožňuje vyhodnocovat úspěšnost jednotlivých newsletterů přímo v prostředí Microsoft Dynamics CRM. Firma tak má k dispozici nejen nástroj na přípravu individuálních newsletterů vycházejících z historie zákazníka, ale také nástroj, který tyto newslettery umí spolehlivě rozeslat a následně vyhodnotit jejich úspěšnost. Díky tomu pak firma může upravovat čas rozesílání i obsah a formu připravovaných newsletterů tak, aby s využitím tohoto marketingového nástroje dosáhla co nejlepších obchodních výsledků.

Podniková situace

Majitel firmy měl při hledání CRM systému zcela jasnou představu o tom, co by měl splňovat. Předně musel pocházet od firmy, která by byla dostatečnou garancí jeho kontinuálního vývoje. Firma nechtěla spoléhat na systém, u kterého by se mohlo stát, že by po pěti letech přestal existovat. Vyžadovala také dostatečně dlouhou předchozí historii prokazující odhodlání výrobce CRM systému daný produkt udržet na trhu. Dalším klíčovým faktorem byl výběr nadnárodního systému, což jednak zvyšovalo pravděpodobnost, že bude i nadále vyvíjen, a jednak to zvyšovalo i hodnotu firmy při případném budoucím prodeji. Microsoft Dynamics CRM přitom nabídl vše požadované za přijatelnou cenu. Firma navíc byla dlouhodobě s produkty Microsoftu spokojena a možnost přímého ovládání CRM systému z prostředí Outlooku byla taktéž výhodou.

Řešení

Před samotnou migrací provedla společnost WBI Systems před implementační analýzu, která měla odhalit, jak náročná a efektivní bude migrace všech zákaznických úprav v systému. Analýza ukázala, že některé na míru připravené a upravené procesy jsou v rámci nové verze Microsoft Dynamics CRM pokryty efektivněji a i s ohledem na budoucí aktualizace systému bude účelnější se držet standardně předdefinovaných procesů. V rámci příprav se vedení firmy také seznámilo s novými možnostmi, které nová verze Microsoft Dynamics CRM přináší například v oblasti řízení marketingových kampaní a některé z nich se rozhodlo využít.

Hlavní přínosy

NaCesty.cz v nové verzi Microsoft Dynamics CRM nakonec využil všechny předpřipravené moduly. CRM systém je navíc plně propojen s webovým portálem, který je pro firmu klíčovým prodejním i komunikačním nástrojem. Když si tak zákazník na webu objedná zájezd, je v CRM systému automaticky vytvořena obchodní příležitost, která je přidělena příslušnému obchodníkovi ke zpracování. CRM systém také eviduje veškeré standardizované kroky v rámci komunikace se zákazníkem, a to od projevení zájmu o zájezd až po zhodnocení jeho pobytu na webovém portálu společnosti. Pokud navíc v rámci tohoto hodnocení zadá zákazník podnět k reklamaci, je tato okamžitě řešena v rámci modulu Služby s příslušným obchodníkem. Microsoft Dynamics CRM přitom plně pokrývá unikátní reklamační proces, který kromě reklamace služeb NaCesty.cz může zahrnovat reklamaci služeb leteckého přepravce či cestovní kanceláře. V takovém případě navíc NaCesty.cz zajišťuje i překlady veškeré komunikace mezi zákazníkem a poskytovatelem služby, kterou zprostředkovává. V CRM systému je dokonce nastaveno i upozornění v případě, že obchodní partner na reklamaci nereaguje v nastaveném časovém limitu.

Dimensioni del cliente: Small Organization
Settore: Travel
Paese o area geografica: Czech Republic
Soluzioni:
  • Microsoft Dynamics CRM 2011
Profilo organizzazione: Cestovní agentura NaCesty.cz od roku 2004 zprostředkovává českým zákazníkům zájezdy německých cestovních kanceláří. Firma ročně zprostředkuje na 9 tisíc zájezdů svým 20 tisícům zákazníků z celé České republiky. Kromě zájezdů prodává také letenky. V roce 2011 obdržela od společnosti Air Berlin ocenění Best Agency Award za služby v oblasti prodeje letenek.
Risorse scaricabiliDocumento PDF

Convergence 2014 Europe