Le commesse non hanno più segreti


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*La piattaforma Microsoft che abbiamo implementato ci sta facendo lavorare meglio, in maniera più integrata, rende più rapide ed efficaci le nostre attività, anche quando siamo fuori ufficio o di fronte a un cliente.*

Antonio Rotondo
IT & Quality Manager,
Bedeschi

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LE ESIGENZE

Più di un secolo di storia.

Una fornace per la produzione di laterizi in Russia, una fabbrica di mattoni nel maghreb, un sito per lo stoccaggio del carbone là dove si costruisce una centrale elettrica: questi sono gli impianti che Bedeschi realizza in tutto il mondo, partendo dal “green field” e occupandosi anche delle opere civili, fino alla consegna “chiavi in mano”. Nel gergo del settore si chiama “material handling”, gestione di materiali sfusi: dalle ghiaie alle argille, dalle barbabietole al minerale di ferro, con una recente specializzazione per gli impianti di carico e scarico in ambienti portuali. Questa azienda veneta, nata nel 1908, realizza macchinari imponenti e impianti prevalentemente per i mercati esteri, ha una sede commerciale negli Stati Uniti e uffici di rappresentanza negli Emirati Arabi. Il suo ampio portafoglio di clienti internazionali le ha consentito di superare un periodo di contrazione del mercato, soprattutto in Italia, e oggi la pipeline degli ordini sta tornando ai livelli pre-crisi.

Un business in cui ogni progetto è specifico.

Antonio Rotondo è un ingegnere che in Bedeschi, in oltre vent’anni di servizio, si è occupato di IT, sicurezza, ufficio tecnico e oggi anche di qualità. Da sempre in azienda segue l’organizzazione dei processi, dei flussi, dei tempi, delle attività. Sono aspetti delicati in qualsiasi contesto ma acquistano una rilevanza cruciale in un’azienda che lavora su grandi commesse internazionali, caratterizzate da cicli di vita molto lunghi. “Dalla fase di acquisizione dell’ordine a quella di consegna e messa in servizio possono passare anche più di due anni”, precisa Rotondo. “Gli impianti poi rimangono in esercizio per interi decenni”. È un business in cui ogni progetto ha una storia diversa e irripetibile.

Bedeschi si era dotata di un sistema ERP nel 2002, scegliendo la soluzione Diapason di Gruppo Formula, un sistema che aveva raggiunto i limiti della propria capacità evolutiva, mentre come sistema CRM era in uso una soluzione custom basata sulla piattaforma di messaggistica e collaborazione Lotus Domino. Entrambe le piattaforme erano ormai mature e non erano più in grado di fornire i livelli di servizio, la scalabilità e l’apertura di cui Bedeschi aveva bisogno. Serviva un salto di qualità.

LA SOLUZIONE

In principio è la commessa.

“Noi lavoriamo per commessa” puntualizza Rotondo. “I nostri sistemi informatici devono supportare sia la gestione della produzione sia quella della commessa, con tutte le attività di pre e post vendita, sia a livello di singolo progetto sia per quanto riguarda le analisi di redditività a livello macro”.

A Bedeschi serviva una soluzione che potesse aiutare le persone a gestire e ottimizzare le attività di vendita e i processi operativi, integrando dati di diverso tipo e provenienza: informazioni strutturate, come quelle provenienti dai sistemi gestionali, documenti, messaggi di posta elettronica e risorse multimediali, come foto e video. Una delle risorse informative più importanti per Bedeschi sono le testimonianze dei propri clienti e le immagini degli impianti realizzati. Considerando la quantità del materiale fotografico disponibile e la necessità di poter effettuare ricerche a partire dalle informazioni contenute in un’ordine o in un’offerta, occorreva mettere a disposizione degli utenti funzionalità di navigazione e di ricerca sui metadati, oltre a una disponibilità dei dati anche offline. A ciò si aggiunge l’aumento del volume dei dati di tipo transazionale provenienti dai sistemi gestionali e di CRM.

Occorreva una piattaforma aperta che fosse scalabile e che potesse promuovere un aumento della produttività delle persone grazie a strumenti e servizi di ricerca, produttività e collaborazione che presentassero un elevato livello di integrazione con le applicazioni di Microsoft Office, già familiari alla maggior parte degli utenti.

Nato il quattro luglio.

Quale piattaforma adottare? Serviva un prodotto internazionale, con un’ampia copertura funzionale, un certo margine di personalizzazione e un elevato grado di integrazione con gli strumenti di messaggistica e collaborazione che sono funzionali al modo di lavorare in Bedeschi. Dopo una fase di valutazione delle alternative disponibili l’azienda decide di adottare la piattaforma Microsoft Dynamics con le release Microsoft Dynamics CRM 2011 e Microsoft Dynamics AX 2009, integrando le due applicazioni di business con l’intera piattaforma Microsoft per la produttività e la collaborazione: Microsoft Office, SharePoint Server, Exchange Server. In parallelo con le attività di implementazione, Bedeschi avvia un ciclo di formazione sui nuovi tool, considerando che il passaggio alla nuova piattforma di ERP, CRM e collaboration è previsto nella modalità “big bang”.

Le funzionalità presenti sui sistemi legacy vengono mappate sulla piattaforma Microsoft e nuovi flussi di lavoro, che includono nuovi strumenti di relazione e contact management, vengono implementati. Ciò vale per l’integrazione tra il mondo CRM e quello ERP, in particolare con i moduli di gestione dei progetti e di gestione logistica, ma anche per le funzionalità di upload e download di foto e documenti, resi disponibili da SharePoint. Viene realizzata anche un’integrazione tra dati su SharePoint ed entità del CRM, integrate nelle funzionalità di ricerca sia di SharePoint sia del CRM, mentre l’integrazione con la piattaforma Microsoft per la BI permette di analizzare i dati consolidati estratti da AX. Infine gli utenti possono accedere alle informazioni residenti su SharePoint e CRM anche in mobilità, da Smart Phone.

Il quattro luglio 2011, dopo un progetto durato circa nove mesi, avviene il “big bang” tanto atteso. “Quella data ce la ricordiamo tutti in azienda”, riferisce Rotondo. “Sono stati giorni ‘caldi’, ma li abbiamo superati con successo, anche grazie alla competenza e alla preparazione di chi ci ha seguito nel corso di tutto il progetto, i professionisti di Altitudo”. Su Diapason è stato mantenuto lo storico della parte di produzione e della parte amministrativa, con l’obiettivo di riversarlo successivamente su un datawarehouse, mentre la corrispondenza degli ultimi 5 anni è stata portata nel CRM.

I BENEFICI

Il cliente al centro, per tutti.

L’impatto della tecnologia sui livelli di automazione in Bedeschi è notevole: molte aziende del settore limitano l’accesso ai sistemi CRM a pochi addetti alla vendita o al servizio clienti. Bedeschi offre invece a 110 utenti, praticamente tutti gli utenti aziendali, anche negli Stati Uniti o a Dubai, una vista orientata al cliente attraverso la visibilità di tutte le informazioni rilevanti.

Dare accesso ai sistemi CRM a quasi tutto il personale, fornendo gli adeguati livelli di personalizzazione e riservatezza, significa abilitare la capacità di effettuare correlazioni tra communicazioni e documenti, formando così un quadro ricco di informazioni e dettagli per ogni cliente e costruendo un grande vantaggio in termini di efficienza operativa e competitività sul mercato.

L’installazione di Microsoft Dynamics AX serve invece 40 postazioni di lavoro presso la sede di Limena, nel padovano, gestendo naturalmente contabilità e amministrazione, ma anche tutti i processi di ordine e fatturazione legati al mondo produttivo che in precedenza erano gestiti in modalità separata e che invece ora sono ricondotti nell’ambito della commessa o progetto. “Abbiamo passato l’intero ciclo attivo in AX, anche gli aspetti di gestione delle offerte e vendita dei ricambi”, spiega Rotondo. “Non c’è pezzo, vite o bullone che si muova senza una registrazione all’interno del gestionale, per non parlare della rilevazione dei tempi di lavorazione in officina”.

Fine dei silos informativi.

La capacità di superare le barriere che separano tradizionalmente il mondo delle informazioni strutturate da quello dei documenti e del multimedia, integrandole con potenti funzionalità di ricerca, permette alle persone di Bedeschi di essere molto più produttive nell’acquisizione e gestione delle informazioni e nell’interazione con clienti, partner e colleghi.

Bedeschi ha integrato anche due ambiti tra i quali non è sempre facile costruire un dialogo efficace, ovvero ERP e CRM. La soluzione implementata da Bedeschi vanta una completa integrazione tra Dynamics CRM e Dynamics AX, ottimizzando i flussi di dati e riducendo gli errori. Una delle caratteristiche richieste dal personale di vendita e di progetto era la disponibilità delle informazioni, strutturate e non strutturate, anche offline: oggi le persone di Bedeschi hanno questa possibilità e possono sfruttare strumenti di ricerca e di gestione delle immagini dovunque si trovino.

Il personale di vendita e tutti gli operatori “sul campo” pianificano le proprie attività usando il calendario di Outlook o quello del CRM e possono acquisire materiale offline, come documenti o fotografie, dal portale SharePoint, anche quando non hanno la possibilità di collegarsi ai sistemi centrali, il che permette di ridurre la durata dei cicli di vendita o di quelli di servizio, incrementando l’efficienza delle persone e il livello di integrazione dei processi. “Abbiamo registrato un notevole risparmio di tempo quando si tratta di recuperare informazioni di lavoro rispetto ai metodi di ricerca e di interrogazione che usavamo in precedenza”, commenta Rotondo. “Quella di Outlook è la prima finestra che ciascuno di noi apre la mattina quando arriva in ufficio, ed è l’interfaccia con cui accedere al calendario, alla posta, al CRM, al gestionale e alle risorse documentali, in pochi clic”.

La centralizzazione delle identità degli utenti tra i diversi sistemi riduce infine l’impegno del personale IT nella gestione dei sistemi, aumentando al contempo i livelli di sicurezza e di controllo.


Servizi BI per valutare la redditività.

“Venivamo da un insieme di piattaforme e tecnologie stratificatesi nel tempo e non sempre perfettamente integrate”, ricorda l’ing. Rotondo. “Siamo riusciti a portare a termine una migrazione in modalità big bang verso un insieme di prodotti e tecnologie Microsoft, coinvolgendo l’intera organizzazione e senza allocare personale interno dedicato al progetto, data la necessità di mantenere una continua focalizzazione sul nostro core business”. Bedeschi sta facendo leva sulla soluzione costruita in questi anni estendendo la piattaforma con sistemi di Business Intelligence Microsoft che sostituiranno progressivamente i sistemi in uso basati su tecnologie QlickView. Dopo aver consolidato tutti gli altri ambienti il personale IT di Bedeschi inizia infatti a lavorare sulla BI, creando un datawarehouse che raccoglie dati dai mondi AX e CRM, usando SharePoint come repository e sviluppando contestualmente la reportistica con strumenti Microsoft: SQL Server Integration Services, Analysis Services, Reporting Services e PerformancePoint Services. La reportistica è destinata alla consuntivazione delle commesse: costi e fatturazione, per analisi di redditività, e alle offerte per valutare la distribuzione delle attività a livello geografico.


Dimensioni del cliente: Small Organization
Settore: Automotive, Industrial Equipment & Aerospace
Paese o area geografica: Italy
Soluzioni:
  • Microsoft Dynamics CRM
  • Microsoft Dynamics AX

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