Le esigenze - La comunicazione da rendere unificata Top
Dal 1945 l’azienda Caprari opera, a livello internazionale, nel settore della progettazione e produzione di pompe ed elettropompe centrifughe e crea soluzioni avanzate per la gestione del ciclo integrato dell’acqua. Con headquarter a Modena, la società ha una decina di sedi estere in Europa, Africa, Australia e Cina. Comunicazioni agili ed efficaci sono basilari per il business di Caprari, conosciuta sul mercato per essere un’azienda moderna e in grado di trovare soluzioni per ogni esigenza di movimentazione acqua.
Fino a oggi Caprari ha gestito le comunicazioni attraverso un centralino tradizionale, installato da oltre 10 anni, ora al limite delle sue possibilità tecnologiche e un sistema di videoconferenza ancora valido, ma costoso e di utilizzo limitato.
La curiosità e l’attenzione nei confronti delle soluzioni tecnologiche più all’avanguardia spinge i Sistemi Informativi di Caprari a studiare la soluzione Microsoft Office Communication Server: “Il desiderio era quello di introdurre quanto prima in azienda – spiega Giorgio Porta, Responsabile dell’infrastruttura tecnologica e dello sviluppo degli applicativi Web – una soluzione di Unified Communications, quale naturale sviluppo di una moderna comunicazione integrata aziendale”. Nel frattempo viene lanciata sul mercato Microsoft Lync. “L’arrivo di questa soluzione è stata per noi una spinta fortissima in quanto ci offriva l’opportunità di non sostituire solamente il centralino, ma anche di pensare finalmente in termini di ‘comunicazioni aziendali integrate’ estendibile anche alle sedi estere”.
La fase di valutazione e analisi del progetto legato a Microsoft Lync viene compiuta insieme al Microsoft Gold Certified Gruppo Infor, impegnata anche nell’implementazione.
La soluzione - Microsoft Lync piace per semplicità d’uso e funzionalitàTop
Essendo presenti sul mercato anche altre soluzioni di Unified Communications, Caprari ha effettuato uno studio comparato di Microsoft Lync e di proposte di altri vendor. La scelta è ricaduta proprio su Microsoft Lync, per vari motivi: “Da almeno 20 anni Caprari utilizza, con soddisfazione, prodotti Microsoft, dei quali i Sistemi Informativi hanno una buona conoscenza; l’integrazione della nuova soluzione con gli applicativi già in uso sarebbe quindi risultata molto semplice; anche i minori costi associati alla proposta Microsoft hanno contribuito alla decisione.” La possibilità, offerta da Microsoft, di effettuare un’installazione di prova ha poi consentito di verificare e toccare con mano le potenzialità e la semplicità d’uso prima dell’implementazione definitiva.
Attualmente il progetto è in fase di attuazione. La roadmap prevede che, entro la fine del 2011, il sistema sarà installato in tutta l’azienda (250 postazioni). Nel 2012 verrà esteso allle filiali (circa 100 postazioni). La soluzione sarà distribuita progressivamente, ma agli utenti non è ancora stato comunicato ufficialmente il rilascio: “Che avverrà quando anche la parte di fonia sarà stata integrata, e dopo che gli utenti saranno stati debitamente formati”, precisa Porta.
La connessione del gateway AudioCodes per l’interfacciamento al centralino esistente – necessaria nella fase di transizione da una tecnologia all’altra – è stata risolta grazie alla collaborazione del partner Gruppo Infor e dei tecnici della società AudioCodes. Progressivamente saranno dismessi i telefoni e il centralino esistenti.
Per quanto riguarda la formazione, verranno organizzati corsi cui i dipendenti potranno partecipare in gruppo. L’attività formativa sarà a cura del personale helpdesk di Caprari, formato dall’equipe del Gruppo Infor.
I benefici - Dati, fonia, presenza, conferenze: all in one per una nuova visione della collaborazione aziendale Top
Il cambio che sta avvenendo in Caprari, relativo alla gestione delle comunicazioni, è epocale: “Da sempre in azienda è esistita la figura del centralino, cui venivano demandate tutte le problematiche e richieste relative alla fonia. Con Microsoft Lync ogni utente è responsabilizzato e può gestire in autonomia l’uso del telefono.
Caprari ha sempre dimostrato una forte attenzione nei confronti delle tecnologie più innovative abilitanti il business. L’azienda aveva già in uso una soluzione di videoconferenza: “Che per la specificità degli strumenti veniva utilizzata – precisa Porta – solo per riunioni di alto profilo e in una sala riunioni dedicata, Microsoft Lync consente una diffusione capillare del videoconferencing in quanto i dipendenti dell’azienda potranno invece, senza spostarsi dalla scrivania, attivare videoconferenze, anche one to one”.
L’adozione di Microsoft Lync porterà le persone di Caprari a lavorare in modo nuovo, si attende Giorgio Porta: “Era latente da un po’, nei vari settori aziendali, il desiderio di trovare strumenti per condividere le informazioni, i documenti e comunicare in maniera moderna con gli altri utenti. Siamo certi che, con le funzionalità di Microsoft Lync, le persone verranno aiutate a gestire meglio il proprio tempo e la relazione. Sapere se un collega è presente, se può essere contattato, se può vedere in real time un certo documento e apporre i propri commenti, sono tutti esempi che ci conducono ad affermare che anche il core business di Caprari beneficerà di questa nuova rinnovata modalità di comunicazione. Al punto che ci attendiamo che tutte le problematiche che tipicamente si presentano nel quotidiano verranno affrontate e risolte in meno tempo”.
Da Microsoft Lync Caprari si aspetta che le persone possano attivare comunicazioni con un semplice click, personalizzare la comunicazione, usare l’instant massaging come soluzione alternativa a una chiamata, in estrema rapidità. In base al calendario di Outlook le persone potranno predisporre il proprio profilo e indicare presenza e assenza. Sul desktop potranno essere condivisi documenti, mentre le riunioni verranno indette e confermate dal singolo partecipante.
L’attesa è forte anche nei confronti dell’uso di Microsoft Lync da dispositivi mobile. In questo caso significherebbe per l’azienda – soprattutto per tutta la rete commerciale distribuita in tutte le regioni del mondo – vedere abbattuti gli onerosi costi di telefonia mobile. “Una soluzione che, attraverso il wi-fi, porterebbe con sé un grosso risparmio economico”.
Dal punto di vista “Corporate” Microsoft Lync avrà il merito di contribuire al nuovo corso nelle interazioni tra casa madre e filiali. Mentre un tempo, spiega Porta: “Le filiali erano sostanzialmente autonome nella gestione dei propri sistemi, ultimamente è stata introdotta una nuova vision che prevede il coinvolgimento della struttura ICT centrale nell’armonizzazione di strumenti e processi; la comunicazione integrata sarà uno degli asset più evidenti.”
I benefici - Verso le Unified Communications, concretamenteTop
Quello che l’azienda sta vivendo è solo l’inizio di un processo che avrà sviluppi importanti. È il concetto di “Unified Communications” a essere ingaggiante, commenta Porta: “E nel tempo avrà un peso sempre maggiore. Lo sforzo che stiamo compiendo di integrazione della soluzione con la parte di fonia, l’impegno nei confronti degli utenti, cui sarà richiesto un cambio di mentalità nella gestione quotidiana dei rapporti coi colleghi, avrà ottimi ritorni in termini di efficienza lavorativa e miglior comunicazione”.
Anche nel caso della soluzione Microsoft Lync, afferma il Responsabile: “Microsoft ha dimostrato, ancora una volta, di essere un’azienda assolutamente in sintonia con le esigenze tecnologiche, nel più ampio senso del termine, delle aziende, in grado di fornire supporto e innovazione tecnologica ai clienti”. Interviene Fabrizio Montali, Amministratore Delegato e Presidente di Gruppo Infor: “Gruppo Infor ha seguito Caprari nel processo decisionale e nella concretizzazione del progetto proposto. Un lavoro comune che ha dato i suoi frutti grazie a Lync, una piattaforma tecnologica che permette la massima integrazione sui sistemi esistenti aprendo nuove frontiere della collaborazione sia all'interno sia all'esterno, non solo con un abbattimento dei costi, ma un vera e propria evoluzione nelle modalità di scambio informazioni e collaborazione”.
Il progetto non sarebbe stato di così agevole realizzazione se Caprari non avesse potuto contare sul supporto e la competenza del Gruppo Infor di Parma: “Che non solo ci ha sostenuto nelle scelte, a livello tecnico e di implementazione, ma ci ha anche fornito le garanzie relative alla buona conclusione del progetto, utilizzando come esempio l’implementazione della soluzione, appena uscita sul mercato, proprio presso la sede del Gruppo Infor”.
Conclude Montali: "Da diversi anni Gruppo Infor è in prima linea sull'Unified Communications e grazie alla ventennale partnership con Microsoft abbiamo potuto cogliere fin da subito gli enormi vantaggi in termini di produttività e collaborazione dati dalle soluzioni UC di Microsoft. La partnership con Microsoft ci ha consentito di raggiungere elevati livelli di competenze in breve tempo grazie all'accesso alle risorse di formazione, beta testing, ecc. L'integrazione con la parte Voice ha aggiunto valore consentendoci di proporci al cliente come interlocutore a 360° per la comunicazione e collaborazione".
