Le esigenzeTop
Organizzare il cambiamento per vincere la sfida
I primi a sentire l’esigenza di cambiare modo di lavorare sono stati i manager dei Sistemi Informativi, coerentemente con le linee strategiche definite dalla direzione generale. La funzione Sistemi Informativi e Telecomunicazioni (SIT) di Sviluppo Italia, l’Agenzia nazionale per lo sviluppo d’impresa e l’attrazione di investimenti, si occupa della erogazione e gestione dei servizi informatici (posta elettronica, back-up, help-desk, installazione e configurazione degli apparati hardware e software) e gestisce ogni anno un portafoglio di circa cento progetti in ambito IT, che vanno dallo sviluppo software alla manutenzione e innovazione delle infrastrutture IT, dalla gestione sistemistica degli apparati hardware alla gestione delle telecomunicazioni, fino alla definizione e revisione dei processi organizzativi aziendali con impatti in ambito IT.
Al suo interno lavora il team di Program Management, quattro persone che hanno deciso di seguire la strada del cambiamento dei processi di gestione, per vincere una sfida in nome dell’innovazione.
Fatta eccezione per qualche caso, infatti, fino a oggi la funzione SIT operava per singole linee di attività. In pratica, ogni responsabile gestiva le sue attività esclusivamente all’interno della propria area. La difficoltà di integrazione tra le diverse aree di Information Technology – sviluppo e tecnologia – era evidente, e portava a un rallentamento dei flussi di informazioni relativi alle modalità e ai tempi di realizzazione degli obiettivi delle diverse attività. Il sistema, inoltre, non consentiva l’integrazione per progetto e, dunque, la gestione strutturata delle risorse in un’ottica di visibilità integrata e condivisione generale.
“Il problema era che, pur lavorando a ritmi sostenuti, a volte era difficile avere un quadro completo ed esaustivo delle attività in corso e dei relativi obiettivi, e soprattutto rendicontare e rendere visibile ai responsabili e a noi stessi la qualità del lavoro svolto e le informazioni relative ai progetti”, racconta Matteo Campana, responsabile dei Sistemi Informativi.
Ecco perché il team di Program Management dei Sistemi Informativi ha deciso di dotarsi di un nuovo sistema informativo, capace di dare valore alle risorse umane e materiali impegnate, agli obiettivi e ai risultati raggiunti, in più, passare da una rendicontazione amministrativa a una per progetti. Da una soluzione stand-alone, che comunque utilizzava Microsoft Office Project 2003 a livello client, si è così passati al sistema completo client-server di Enterprise Project Management (EPM) di Microsoft.
La soluzioneTop
Dalla rendicontazione per progetti alla gestione integrata delle risorse: così si innova il project management in Sviluppo Italia
Per gestire la mole e la complessità dei progetti della funzione Sistemi Informativi, fin dall’inizio l’idea del Program Management è stata quella di impostare una metodologia e trovare uno strumento operativo in cui innestare le procedure e le attività metodologiche studiate, per poi sperimentare in una prima fase tale metodologia sullo strumento e infine metterlo a sistema.
La scelta dei responsabili della funzione SIT è caduta quasi immediatamente sulla soluzione Microsoft per l’EPM (Microsoft Office Project Server 2003, Microsoft Office Project Professional 2003 e Microsoft Office Web Access), sia per l’integrazione ottimale con la piattaforma tecnologica Microsoft esistente, sia per i costi decisamente contenuti del licensing, grazie al contratto Enterprise Agreement.
La soluzione adottata, che comprende Microsoft Office Project Server 2003, Microsoft Office Project Professional 2003 e Microsoft Office Project Web Access, ha permesso fin dalla fase sperimentale di gestire le risorse professionali e materiali in un unico bacino di informazioni e di rendicontare l’attività complessiva per progetti, invece che per voci amministrative.
Un passaggio organizzativo non indifferente per tutta l’azienda, se si pensa che la rendicontazione è una fase fondamentale delle attività di Sviluppo Italia. Da una parte, infatti, l’azienda ha la necessità di capire quali sono i costi, le risorse, i tempi, i risultati ottenuti internamente alle funzioni. Dall’altra parte, Sviluppo Italia rendiconta molti progetti all’esterno, soprattutto a ministeri ed enti pubblici, che utilizzano a loro volta un sistema che divide le attività svolte per fasi, vale a dire per progetti.
Sviluppo Italia, inoltre, lavora spesso con strutture di consulenza o agenzie esterne a cui affida parti di progetti. Anche questa attività è stata integrata in EPM, nel senso che all’interno del sistema sono stati inseriti, a livello di risorse gestibili nei progetti, sia i profili professionali interni sia quelli dei fornitori con le relative tariffe, tanto che oggi è possibile gestire sia risorse interne che risorse esterne.
“Dal punto di vista della reportistica siamo in grado di gestire e di monitorare le risorse e l’impegno complessivo di un determinato fornitore per un certo periodo di tempo, nel corso dell’anno”, sottolinea Stefano Frasca. “In questo modo il controllo delle attività esterne diventa sicuramente più semplice”.
I beneficiTop
Oltre la sperimentazione: quando i risultati si vedono subito
All’inizio il progetto è stato sperimentato su un numero limitato di commesse. Col passare del tempo, però, i project manager si sono resi conto che conveniva caricare sulla nuova piattaforma tutti i progetti, in modo da avere una risposta più concreta dal sistema. Con la soluzione Microsoft per l’EPM questo passaggio si è rivelato molto efficace. È stato possibile, di conseguenza, razionalizzare tutte le informazioni relative a un centinaio di progetti in termini di attività, costi relativi e costi complessivi sostenuti, e avere così una visione di insieme di tutto l’avanzamento dei progetti.
Paolo Furlotti è consulente senior di Eureka Service, il partner Microsoft che ha seguito il progetto dall’inizio: “Alla fine la strada si è spianata quasi improvvisamente, ed è stato facile inserire tutti i progetti e vedere come potenzialmente si poteva creare il budget dell’intera funzione”, ricorda Furlotti.
Aggiunge Stefano Frasca, Responsabile della Funzione Program Manager SIT: “Il sistema ci ha consentito di poter estrarre già quest’anno un budget dettagliato per progetti, cosa che ci ha aiutato nell’analisi delle attività dandoci una serie di informazioni, per esempio per centro di costo o per tipologia di progetto, che abbiamo già potuto sfruttare pur essendo ancora in fase sperimentale”.
Una volta definiti i template di utilizzo, il sistema si è dimostrato flessibile anche verso le nuove indicazioni provenienti dal controllo di gestione circa la riaggregazione di alcune voci, grazie soprattutto alla facilità e velocità di aggiornamento dei dati.
La soluzione Microsoft per l’EPM semplifica i processi e permette di governare le informazioni
La piattaforma Microsoft per l’EPM ha dato un aiuto fondamentale per quanto riguarda il controllo e la pianificazione di tutte le attività dell’area. “La nuova piattaforma si è rivelata molto flessibile”, dice Matteo campana. “Consente di censire, gestire e pianificare attività e risorse, e di avere una vista di sintesi e analitica di tutte le attività delle aree IT che sono state ricondotte ai progetti”.
Con la piattaforma Microsoft per l’EPM è stato facile standardizzare i progetti, razionalizzare le informazioni a corredo di ciascuna attività, e quindi poter analizzare l’intero portafoglio progetti con un insieme esauriente di informazioni. Spiega Paolo Furlotti: “Non si perde tempo per riaggregare il dato: le informazioni sono omogenee, progetto per progetto, e seguono degli standard preordinati, perciò l’estrazione a livello di portfolio progetti è praticamente immediata”.
Un altro vantaggio è dato dall’avere una piattaforma server: migliorano le prestazioni, la sicurezza, e c’è la possibilità di poter implementare sulla stessa infrastruttura attività di altre aree. Tant’è che, per la fase imminente d’implementazione, il Program Management ha predisposto un’infrastruttura tecnologica capace di adattarsi trasversalmente a tutti i livelli aziendali.
La soluzione Microsoft per l’EPM consente inoltre di visualizzare e programmare il carico di attività sui diversi profili professionali. “Un’analisi di questo tipo ci consente di capire dove stiamo andando, di quante risorse necessitiamo, in che misura dobbiamo appoggiarci all’esterno o ai nostri profili interni, come gestire le sovrapposizioni temporali delle risorse su più progetti nello stesso periodo, quanto possiamo risparmiare”, spiega Stefano Frasca.
Il Program Management ha già pensato all’integrazione con i prodotti di “collaboration” della famiglia Microsoft (Sharepoint Portal Server 2003, Office System 2003).
Enterprise Project Management a regime: un nuovo modo di lavorare
Una volta messa a regime la soluzione EPM, il team di Program Management esplorerà le funzionalità attualmente appena “accennate”, come per esempio la possibilità di far accedere via web persone coinvolte nella gestione dei progetti a vario titolo.
Con Microsoft Project Web Access, infatti, sarà implementata in modo consistente la parte di reportistica e di analisi. “Uno strumento di condivisione di questo tipo è fondamentale per noi – ribadisce Stefano Frasca – dato che lavoriamo in un network geografico e abbiamo la necessità di gestire i progetti sulla Intranet aziendale con i nostri clienti territoriali”.
L’interfaccia Web della soluzione Microsoft per l’EPM offre il vantaggio di poter dare a ogni utente il profilo necessario: dal sistemista che deve semplicemente inserire un timesheet e visualizzare i propri progetti in maniera verticale, fino ad arrivare al top management incaricato di gestire l’attività complessiva su tutte le aree.
In questa fase, così come è avvenuto durante la sperimentazione, verrà condotta un’attività di formazione che coinvolgerà risorse a vario livello, secondo il modello “people-process-technology”, che parte dalla descrizione della metodologia alla base del project management per arrivare alle caratteristiche specifiche dello strumento.
L’obiettivo finale del progetto di implementazione della nuova piattaforma di project management in Sviluppo Italia è quello di far diventare la piattaforma Microsoft per l’EPM lo strumento di gestione dei progetti trasversale all’interno di tutta la funzione Sistemi Informativi.
Non solo. La nuova soluzione, una volta a regime, potrà coinvolgere tutti i livelli aziendali, perché la gestione di progetti complessi costituisce il nucleo principale delle attività di Sviluppo Italia.
Un nuovo modo di lavorare, dunque, per migliorare i processi di gestione di chi opera per la Pubblica Amministrazione.
