Come controllare l'aumento delle spese di viaggio e di rappresentanza
A differenza di alcune spese aziendali, quelle di viaggio e rappresentanza sono tra le più semplici da gestire per un'azienda. Rientrano tra le spese più facilmente controllabili, alla pari delle retribuzioni e dell'assistenza sanitaria. In questo articolo vengono fornite alcune strategie per controllare meglio le spese di viaggio.
In breve
| • | Le aziende dovrebbero stilare una relazione scritta sui criteri di viaggio, assicurarsi che sia compresa dai collaboratori e collocarla online in una posizione prominente. |
| • | Le agenzie di gestione delle spese di viaggio forniscono dati complessivi sulle spese, da utilizzare per ottenere sconti presso i partner preferiti. |
| • | I sistemi di gestione automatizzata delle spese e il controllo automatico delle note spese consentono di ridurre al minimo errori costosi e frodi. |
ZOLL Medical Corp., azienda di Chelmsford, Massachusetts, produttrice di dispositivi di rianimazione, spende dall'1 al 2 percento dei ricavi annui in viaggi aziendali, secondo quanto afferma il direttore finanziario dell'azienda, A. Ernest Whiton. E per una società con 1.000 dipendenti e un fatturato di 211 milioni di dollari nel 2005 si tratta di una somma notevole.
Si consideri che la ZOLL non è l'unica media impresa a spendere tali cifre in viaggi e rappresentanza. Gli uomini d'affari viaggiano di più e l'aumento dei prezzi del carburante ha fatto salire i prezzi dei biglietti aerei. Di conseguenza le spese di viaggio e rappresentanza rischiano di sfuggire al controllo in alcune imprese. Da un sondaggio svolto nel novembre 2005 da American Express tra i responsabili finanziari di medie imprese, il 56 percento dei partecipanti ha previsto un aumento delle spese di viaggio nel 2006.
Tuttavia, a differenza di altre spese aziendali, quelle di viaggio possono essere gestite meglio. Questo perché secondo gli esperti del settore, i principi di base della gestione di questo tipo di spese sono semplici:
| • | Definire le regole sviluppando criteri sui viaggi. |
| • | Sfruttare il potere di spesa. |
| • | Ispezionare attentamente le note spese. |
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Definire i criteri sui viaggi
Mark Walton, responsabile della società di consulenza per i viaggi aziendali Consulting Strategies LLC, con sede a Deerfield, Illinois, consiglia di partire dai criteri scritti sui viaggi aziendali. Senza una guida concreta su quali voli preferire, quali alberghi prenotare e quali spese mettere in nota, anche i collaboratori più onesti opteranno per decisioni costose. Per fare un esempio, secondo un sondaggio svolto nel giugno 2006 da Business Travel News, le medie imprese fanno solo il 48 percento delle prenotazioni online. Basti pensare che le ricerche del settore dimostrano che le aziende potrebbero risparmiare circa il 15 percento acquistando i biglietti sul Web.
"[I criteri sui viaggi] possono variare da due a 40 pagine", afferma Walton. In generale, più i criteri sono specifici, più si risparmia. Tuttavia, occorre evitare i documenti troppo lunghi perché sono complicati e possono produrre reazioni negative nei collaboratori.
"Quando i criteri sono pronti, occorre comunicarli ai collaboratori tramite formazione e pubblicarli sulla Intranet dell'azienda", suggerisce Sushmitha Koka, analista senior alla ricerca della società di consulenza per i viaggi aziendali PayStream Advisors Inc., con sede a Charlotte, Carolina del nord. "Le imprese che lo fanno", dice, "riescono a ridurre le violazioni dei criteri dal 33 percento al 50 percento".
Consolidare la spesa
Un'altra strategia per ridurre le spese di viaggio consiste nel prenotare voli, alberghi e auto a noleggio attraverso un'agenzia specializzata nella gestione dei viaggi aziendali. Si tratta di aziende che forniscono servizi online e telefonici e aiutano le aziende a implementare i criteri sui viaggi. Tali aziende forniscono, soprattutto, dati comprensivi sulle abitudini di spesa da utilizzare per trattare tariffe preferenziali con i partner del settore viaggi.
"I dati portano potere", dice Michael MacNair, presidente e direttore generale di MacNair Travel Management Inc., ad Alexandria, Virginia. Per fare un esempio, alcune linee aeree offrono sconti a società che spendono almeno 500.000 dollari USA l'anno per i biglietti, ma solo se la cronologia d'acquisto è documentabile. "La chiave sta nel sapere quanto si spende e convincere i fornitori che sei in grado di modificare la quota di mercato", dice.
Le grandi aziende non sono le sole a ottenere sconti sui prezzi. Nonostante sia, ad esempio, risaputo che le grandi catene alberghiere non trattino volentieri con le organizzazioni di medie dimensioni, un certo hotel potrebbe offrire tariffe interessanti se i collaboratori dell'azienda sono ospiti frequenti.
È, tuttavia, difficile imporre un fornitore ai collaboratori. Dai risultati di un sondaggio svolto da Business Travel News nel 2005, le medie imprese hanno prenotato il 31 percento dei voli, il 35 percento degli alberghi e il 20 percento delle auto a noleggio presso fornitori non preferiti. Per abbassare i costi, sostiene Koka, le società dovrebbero scoraggiare o proibire i viaggi con partner non approvati, fino a rifiutarsi di rimborsare i collaboratori che infrangono ripetutamente le regole.
Ispezionare le note spese con attenzione
Per evitare errori costosi o frodi, è bene leggere attentamente le note spese dei viaggi aziendali. Da un sondaggio del 2005 svolto da American Express è emerso che il 22 percento delle aziende statunitensi ha intrapreso un'azione disciplinare nei confronti di collaboratori che hanno falsificato le note spese l'anno precedente. Poche organizzazioni dispongono delle risorse necessarie per esaminare ogni singola nota spese, ma i responsabili finanziari dovrebbero controllare almeno una percentuale delle richieste di rimborso regolarmente, suggerisce Koka.
L'adozione dei sistemi di gestione automatizzata delle spese al posto di moduli cartacei o fogli di calcolo consente alle aziende di ridurre le violazioni relative alle note spese.
Popolando in anticipo le note spese con i dati delle società di emissione delle carte di credito si limitano le occasioni di frode e gli errori di immissione manuale. Secondo una ricerca della PayStream Advisors, le revisioni e le approvazioni online possono ridurre drasticamente il costo di elaborazione delle note spese cartacee dell'80 percento o più.
Giustificare meglio i viaggi d'affari
Il modo migliore di ridurre le spese di viaggio è quello di ridurre i viaggi. Mark Adams, responsabile di prodotto di XRT Inc., azienda produttrice di software gestionale di tesoreria con 400 dipendenti e sede a Parigi, afferma che XTR utilizza Microsoft Office Live Meeting per rimpiazzare i viaggi d'affari con sessioni di conferenze Web. "Abbiamo abbattuto i costi di vendita riducendo al minimo i viaggi effettuati per dimostrare i nostri prodotti" afferma Adams.
Il team di implementazione di XRT, inoltre, non ha più bisogno di inviare i consulenti alle sedi dei clienti per eseguire brevi sessioni di formazione. "Se hanno solo bisogno di una o due ore di consulenza, non devono più pagare un giorno intero e le relative spese di viaggio" prosegue Adams. La conferenza Web ha aiutato XRT a dimezzare il budget per i viaggi d'affari.
In ultima analisi, il segreto per controllare le spese di viaggio e rappresentanza ha più ha che fare con gli atteggiamenti piuttosto che con gli strumenti, dichiara Whiton della ZOLL Medical. "Cerchiamo di far capire ai collaboratori che quando si viaggia per affari i criteri per le spese dovrebbero essere quelli che si adotterebbero per le spese personali." Chi viaggia con questo atteggiamento rappresenta un'ottima risorsa per l'azienda e compensa gli sprechi delle spese di viaggio o rappresentanza.
Rich Freeman è un autore freelance di Seattle specializzato in business e tecnologia. Nei primi 14 anni della carriera ha fatto esperienza di marketing strategico e comunicazioni nel settore IT.