Valorizzare il capitale umano delle Forze di Polizia attraverso l’innovazione dei processi

Data di pubblicazione: 2009

Le esigenzeTop

Valorizzare il capitale umano
Il management della Direzione Centrale ha deciso di puntare sulla valorizzazione e sulla motivazione delle persone appartenenti all’organizzazione e chiamate a collaborare in un contesto interforze. L’esperienza, le relazioni, le informazioni e la conoscenza dei collaboratori costituisce infatti un enorme capitale da utilizzare e incrementare costantemente. L’obiettivo era di mettere in campo un meccanismo virtuoso
di ascolto e coordinamento mirato al miglioramento continuo delle performance. Si è reso necessario
un metodo semplice ed efficace per approfondire le interazioni tra le risorse umane all’interno dell’organizzazione e per rivalutare attività e tecnologie nei vari contesti operativi, anche in riferimento
alla gestione della conoscenza, dei documenti e delle informazioni. L’obiettivo finale: ottenere migliori risultati nell’attività di contrasto alla criminalità grazie a un uso ottimale delle informazioni e delle competenze. Per questo è stato indispensabile garantire a tutti gli operatori di Polizia strumenti operativi adeguati e un contesto di lavoro capace di corrispondere alle motivazioni professionali: in tale ambiente le richieste e i suggerimenti provenienti dagli operatori delle prime linee possono emergere più facilmente, secondo un’impostazione culturale innovativa e attenta alla persona, che coniuga al meglio efficacia ed efficienza con collaborazione e condivisione sicura dell’informazione.

La soluzioneTop

Dalle persone ai processi
I processi operativi sono il DNA di una organizzazione: descrivono le modalità secondo le quali le persone eseguono ogni giorno le direttive impostate. Vanno di conseguenza documentati e migliorati nel tempo affinché siano facilmente fruibili dagli utilizzatori finali. Per la Direzione Centrale della Polizia Criminale questo si è tradotto nella scelta di una metodologia e di uno strumento di documentazione e analisi dei processi in linea con la propria cultura basata sulla valorizzazione delle persone. La soluzione adottata si basa su una metodologia sviluppata e brevettata da SPHIDA, partner Microsoft, che mira alla riduzione dei rischi operativi legati al fattore umano. La metodologia di SPHIDA per il continuo miglioramento dei processi è stata pensata per replicare i successi della già nota metodologia “Six Sigma” con particolare riferimento ai processi di tipo “information work”. Questi processi, infatti, sono eseguiti dalle persone (knowledge workers) e non dalle macchine e si basano dunque sullo scambio dinamico di informazioni e conoscenza, sulla collaborazione e sulla capacità che hanno le persone opportunamente motivate di innovare e risolvere i problemi in maniera creativa. Pertanto, mentre Six Sigma ricerca ed elimina i difetti e gli errori nei processi (applicabile specialmente a processi eseguiti da macchine), la metodologia brevettata da SPHIDA, denominata Citizen Sigma, identifica, valuta e controlla i rischi operativi che impediscono alle persone nell’organizzazione di essere produttive e di raggiungere gli obiettivi di performance impostati dal management, a partire da una corretta definizione e documentazione dei processi stessi.
Requisito fondamentale era la compatibilità e l’integrazione con l’ambiente Microsoft Office. La Soluzione proposta si basa sulla combinazione di Microsoft Office System con alcuni plugin sviluppati ad hoc. In particolare, la strumentazione principale ruota intorno a Microsoft Visio 2007, piattaforma di produttività individuale e di gruppo con cui l’Ente può rappresentare diagrammi e gestire i processi di business. Il partner Microsoft ha fornito inoltre un plug-in per Office Visio che combina l’alta qualità di un prodotto Microsoft con le funzionalità mirate alla documentazione, analisi e ottimizzazione dei processi operativi basati sulle persone e che implementa i principi della metodologia innovativa sviluppata dal partner.

I beneficiTop

Dare valore alle idee
Il metodo innovativo sviluppato da SPHIDA e supportato dalla soluzione basata su Microsoft Visio ha consentito di far emergere ed evidenziare rapidamente le problematiche affrontate quotidianamente dagli operatori chiamati a descrivere le proprie mansioni chiarendo ulteriormente ruoli e responsabilità. Ha aiutato l’Amministrazione pubblica a individuare proposte e nuove soluzioni gestionali provenienti dalle prime linee.
Il processo implementato grazie a Microsoft Visio abbatte sensibilmente i costi legati al “change management”. Inoltre, l’analisi di processo costituisce un prezioso strumento di supporto alle decisioni del management poiché fornisce il quadro operativo completo relativo ad attività, persone, tecnologie e luoghi di lavoro. La gestione contemporanea di questi aspetti consente alla Direzione Centrale della Polizia Criminale di moltiplicare i benefici derivanti dalle diverse tipologie di iniziative. Questo approccio garantisce, inoltre, la digitalizzazione dei processi centrati sulle persone e risponde alle loro esigenze reali, modellando le soluzioni informatiche attorno alla cultura dell’organizzazione e in armonia con le pratiche lavorative esistenti.
Sul piano più generale l’utilizzo della metodologia elaborata dal partner Microsoft e della soluzione ha consentito la massima valorizzazione delle risorse umane, costantemente considerate al centro delle attività, quale patrimonio delle migliori conoscenze ed esperienze a vantaggio dell’organizzazione stessa. Grazie a processi definiti e documentati tramite Microsoft Office Visio 2007 la Direzione Centrale è in grado di standardizzare ulteriormente le proprie operazioni, riutilizzando al meglio la conoscenza degli operatori più esperti.


I partner

Case History in breve

  • Dimensione azienda: Grande Azienda
  • Settore industriale: Pubblica Amministrazione
  • Scenari:
    • Business Productivity
  • Esigenze di Business:
    • Efficienza e produttività
  • Prodotti:
  • Regione: Lazio

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