Molte società, una sola anagrafica: l’informatizzazione consente risparmi alle Ferrovie dello Stato

Data di pubblicazione: 2005

Le esigenzeTop

Una visione di Gruppo
Usare la tecnologia per migliorare la governance. Questa la strada scelta da Ferrovie dello Stato per raggiungere il massimo livello di integrazione del patrimonio di servizi, informazioni e applicazioni gestito dalle società del Gruppo.
Nel corso degli anni l’autonomia delle varie realtà aziendali, necessaria per cogliere i diversi obiettivi di ciascuna, aveva condotto a una condizione di forte specificità dei sistemi informativi delle singole società con un basso livello di integrazione tra gli stessi. Gli effetti di questa “specializzazione” tecnologica erano evidenti già nei sistemi di posta elettronica: non esisteva una “naming convention” comune né una rubrica di gruppo, per cui lo scambio di comunicazioni all’interno delle società di Ferrovie dello Stato avveniva con le stesse modalità e difficoltà di una corrispondenza esterna.
Per superare questa situazione il Gruppo Ferrovie ha avviato un ambizioso piano di informatizzazione che va a toccare i principali processi aziendali normalizzando, pur in una logica federativa, i processi e le risorse ICT. Il primo passo in questa direzione è stata l’elaborazione di un documento condiviso che ha definito le linee guida e le regole comuni per l’implementazione di un’architettura basata sulla tecnologia Active Directory e l’accesso alle applicazioni. Un gruppo di lavoro, composto dai rappresentanti delle Direzioni ICT delle principali società del Gruppo, ha individuato le modalità per un approccio uniforme valido per tutti ma che, allo stesso tempo, rispettasse l’autonomia di ogni realtà. “Pur lasciando ampia libertà per applicazioni e hardware necessari ai singoli settori di competenza, abbiamo deciso di mettere a fattore comune le infrastrutture di base e tutti gli altri elementi possibili in modo da attivare importanti sinergie e sfruttare al massimo le potenziali economie che ne possono conseguire”, spiega Gianfranco Laganà, Responsabile Infrastrutture e Operazioni IT di FS Holding.

La soluzioneTop

Un progetto fortemente voluto dalla leadership del Gruppo
A fine 2004 la necessità di molte società del Gruppo di adeguare in tempi brevi la propria piattaforma informatica è stata colta come occasione per innescare questa rivoluzione che si basa sulla migrazione a Windows Server 2003 e a Exchange Server 2003. Un ruolo decisivo svolge la soluzione di metadirectory Microsoft Identity Integration Server 2003 (MIIS 2003) che permette una visione unificata di informazioni provenienti da più fonti. Sul perché della scelta di Microsoft rispetto a quella offerta dai concorrenti, la risposta di Laganà è netta: “La tecnologia Microsoft funziona e bene. Le società del Gruppo già la utilizzavano, così quando abbiamo sentito la necessità di far evolvere i nostri sistemi informativi, il passaggio a Windows Server 2003 ed Exchange Server 2003 è sembrato subito la scelta migliore, oltre che la più naturale”.
Nell’ultimo anno, i progetti di informatizzazione hanno ricevuto una forte accelerazione, affinché l’intera infrastruttura ICT facesse un salto di qualità, enfatizzando le sinergie tra le varie società del Gruppo; E’ stato avviato un apposito “crash program” con l’obiettivo di definire le “regole” della comunicazione digitale e l’implementazione delle applicazioni e dei sistemi necessari..
In particolare è stato subito estesa a tutte le aziende una specifica funzionalità di MIIS 2003, chiamata “Gal Sync” (sincronizzazione della Global Address List), che permette di realizzare una “rubrica di gruppo” accessibile dagli utenti.
Questa soluzione ha reso più facile e veloce l’interscambio elettronico di informazioni poiché, aprendo la rubrica, ogni soggetto accede a tutti gli indirizzi di posta elettronica dei dipendenti del gruppo, per cui può mettersi in contatto con qualsiasi collega in modo immediato. Inoltre oggi è semplificato anche l’uso di strumenti innovativi quali le liste di distribuzione, i gruppi di discussione e di competenza, i folder pubblici.
L’impiego di un’infrastruttura di metadirectory a livello di Gruppo consente lo sviluppo di applicazioni avanzate perché assicura la possibilità di utilizzare un archivio logico in grado di fornire le informazioni riguardanti tutti i dipendenti e le risorse delle diverse società di Ferrovie dello Stato. Una delle prime soluzioni a sfruttare le capacità di integrazione di MIIS 2003 è il processo di attivazione delle utenze informatiche.

Obiettivo: un’azienda “paperless”
Finora l’attivazione (provisioning) e la disattivazione (deprovisioning) delle utenze nei sistemi informatici delle Ferrovie dello Stato era un processo basato sull’inserimento di dati trascritti su moduli cartacei, suscettibile quindi di generare errori, discrepanza di informazioni e attribuzioni non univoche degli user name. Per risolvere questa situazione due aziende del Gruppo, FS Holding e Ferservizi, hanno avviato a fine 2003 un progetto per automatizzare l’intera procedura. Il sistema implementato sfrutta, tramite MIIS, le informazioni della Direzione Generale Risorse Umane (HR RUN – Risorse Umane Network) che gestisce tutti i dipendenti. “Adesso, al momento dell’assunzione i dati del lavoratore vengono importati direttamente dal metadirectory in modo da creare l’account utente in Active Directory della struttura della società di appartenenza ed essere poi distribuiti anche ai sistemi IT della altre aziende del gruppo per sincronizzare gli indirizzari”, spiega Laganà. Analogamente, in caso di cessazione del rapporto di lavoro, la direzione del personale effettua la cancellazione del nominativo nel sistema HR RUN e il metadirectory provvede a disattivarlo nella struttura di appartenenza come utente e nelle altre come contatto, impedendo in questo modo l’accesso ulteriore alla posta elettronica e alle altre applicazioni aziendali. L’aggiornamento dei dati avviene ogni notte e produce anche, di riflesso, un drastico abbattimento di costi oltre che di tempo ed errori.

I beneficiTop

Portali intranet per diffondere le informazioni
“Questo modello federativo ci consente di mettere a fattor comune l’intero patrimonio informativo del Gruppo e di attuare così una governance efficace”, assicura Laganà, sottolineando ancora una volta come, con il sistema di metadirectory, sia possibile ottenere un’efficace integrazione gestionale tra i diversi archivi utente e le strutture di directory.
L’ulteriore beneficio derivante dall’implementazione di un’infrastruttura di metadirectory è l’integrazione logica dei sistemi IT delle singole società del gruppo, che assicura una maggiore facilità nella diffusione e nella omogeneizzazione dei contenuti informativi delle applicazioni di portale; un aspetto particolarmente importante nel Gruppo Ferrovie, dove la maggioranza delle società ha realizzato, nell’ambito dei servizi intranet, un proprio portale aziendale destinato alla pubblicazione di dati e all’accesso alle applicazioni relative al proprio patrimonio informativo. “La nuova architettura armonizzerà i differenti portali, ottimizzando la comunicazione e rendendoli un’infrastruttura disponibile per tutti”, riassume Laganà.

L’infrastruttura su cui costruire il futuro
Il metadirectory permette di normalizzare e razionalizzare le informazioni contenute nei data base delle società del gruppo, eliminando discrepanze e ripetizioni determinate dall’inserimento manuale dei dati. Caratteristica propria del metadirectory è infatti quella di lavorare per identità e quindi ora non è più possibile che nelle directory si verifichi la presenza di duplicati o ambiguità. Grazie alla “scrematura” dei dati e ad una struttura di Active Directory correttamente definita, la gestione dei sistemi e delle risorse è migliorata e ora è possibile progettare nuovi servizi e applicazioni. “Con questo progetto il Gruppo Ferrovie dello Stato si arricchisce di un’architettura potente che l’azienda potrà sfruttare nel tempo per sviluppare soluzioni innovative”, sostiene Francesco Mezzasalma, Responsabile Infrastrutture e Sistemi di Automazione d’ufficio di FS Holding, sottolineando l’importanza di disporre di una directory potente e aggiornata, fattore abilitante per ulteriori sinergie di gruppo.
Questa nuova architettura è alla base di nuove applicazioni, tra le quali quella del sistema per il protocollo informatico; gli utenti del nuovo Protocollo utilizzeranno l’Active Directory per accedere ai sistemi. “Abbiamo approfittato della migrazione per introdurre l’Active Directory con un minimo impatto economico e ora abbiamo a disposizione uno strumento che abilita nuovi e interessanti sviluppi per tutto il Gruppo”, conclude Laganà.


Case History in breve

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