SharePoint 2007 assicura a SACE più efficienza nella gestione documentale e nel workflow

Data di pubblicazione: 2009

Le esigenzeTop

Maggiore efficienza al servizio delle imprese italiane nel mondo
Sostenere la competitività di banche e imprese italiane nel mondo attraverso l’offerta di un’ampia gamma di prodotti e servizi assicurativi e finanziari. È questa la mission di SACE, la S.p.A. controllata al 100% dal Ministero dell’Economia e delle Finanze, protagonista della gestione del credito in Italia. SACE svolge un ruolo strategico per il Sistema Paese: un’attività delicata che comporta la gestione e la conservazione di una mole importante di documentazione a supporto delle operazioni svolte. “Le nostre polizze hanno per oggetto attività particolarmente complesse e di lungo periodo. La documentazione che dobbiamo esaminare preliminarmente e poi conservare per molti anni a corredo dei contratti è molto voluminosa perché deve comprendere dati progettuali, atti amministrativi, bilanci, ecc.”, spiega Massimo Sarti, Responsabile Innovazione e Supporto della Divisione Sistemi Informativi di SACE. Per garantire efficienza alla propria struttura, la società utilizzava una piattaforma documentale e un motore di workflow, ma le prestazioni erano insoddisfacenti. “Sia FileNet sia eProcess, i due sistemi che impiegavamo in precedenza, erano obsoleti e non più adatti all’evoluzione delle attività di SACE e ai livelli qualitativi di servizio che vogliamo offrire. Inoltre”, aggiunge Sarti “richiedevano un utilizzo eccessivo di risorse hardware e software”. Dopo un’attenta analisi dei sistemi e degli applicativi in uso, SACE, insieme al Microsoft Gold Certified Partner Proge-Software, ha analizzato le possibili alternative tecnologiche, individuando in Microsoft Office SharePoint Server 2007 la soluzione migliore per le proprie esigenze e lo sviluppo delle attività. Riuscendo, per di più, a ottenere un rilevante taglio dei costi per licenze e manutenzione.

La soluzioneTop

Una tecnologia all’altezza dei nuovi compiti di SACE
La piattaforma FileNet e la soluzione di workflow eProcess erano da tempo sotto osservazione: le loro performance, spiega ancora Sarti, erano diventate inadeguate rispetto all’evoluzione delle attività di SACE. “Non ci siamo limitati a promuovere una semplice migrazione della tecnologia del back-end, ma abbiamo colto l’opportunità del cambio di piattaforma per fare il punto su tutte le soluzioni che utilizzavamo e per migliorare l’efficienza della struttura”, afferma Sarti. Per far questo è stato avviato insieme a un partner esperto come Proge-Software un particolareggiato studio sui sistemi esistenti che ha fatto emergere con chiarezza quali fossero i margini di miglioramento e le razionalizzazioni possibili. Sulla base di questi dati concreti è stato avviato il processo di scelta della tecnologia, che ha portato all’individuazione di Microsoft Office SharePoint Server 2007 come la soluzione migliore dal punto di vista delle funzionalità e dei costi. “I vantaggi operativi ed economici che ci offriva la tecnologia Microsoft erano evidenti e non lasciavano spazi a dubbi”, continua Sarti.
Con il nuovo sistema, SACE dispone di un repository centrale e sicuro per tutti i documenti del gruppo, indipendentemente dalla fonte che li genera. Le applicazioni accedono automaticamente alla documentazione conservata su SharePoint attraverso un processo gestito da un Web Service appositamente creato per lasciare inalterati alcuni sistemi satelliti della vecchia soluzione come, per esempio, la protocollazione a norma CNIPA e la scansione e acquisizione dei documenti. “Era uno dei requisiti del progetto e siamo molto contenti di come è stato realizzato da Proge-Software utilizzando la tecnologia Microsoft”, dichiara Sarti.
La migrazione ai nuovi sistemi non ha reso necessaria alcuna attività di formazione specifica per il personale del front-end.

I beneficiTop

Operatività ed efficienza ai massimi livelli, con rilevante taglio dei costi
Per il personale SACE tutto è ora più semplice con la nuova piattaforma di gestione documentale basata su Microsoft Office SharePoint Server 2007. Le migliorie apportate ai sistemi fanno sì che chi è autorizzato, con pochi click, riesca a consultare la polizza o qualsiasi altro tipo di documento conservato nel repository unico, sfruttando anche le numerose altre funzionalità che sono state aggiunte o arricchite, come quelle di ricerca avanzata, quanto mai necessaria visti gli oltre 500mila documenti in archivio.
“Con la migrazione a Microsoft Office SharePoint Server 2007 e Microsoft SQL Server, SACE ha significantemente ridotto i costi delle licenze rispetto a quando usava FileNet” afferma Sarti, ricordando come questo risparmio sia stato ottenuto non a discapito dell’efficienza, ma, al contrario, migliorando e potenziando l’infrastruttura e i sistemi. Inoltre, anche i costi per la manutenzione sono diminuiti drasticamente perché l’ambiente Microsoft è di gran lunga più conosciuto e SACE dispone di risorse interne già esperte. “Ora non dipendiamo più completamente dai fornitori, ma possiamo risolvere i problemi da soli, internamente. Un vantaggio in più”, aggiunge Sarti “che avrà ricadute rilevanti e prolungate nel tempo”. Grazie all’Enterprise Agreement, poi, SACE potrà utilizzare sempre l’ultima versione dei prodotti Microsoft e accedere a una gamma di servizi dedicati. Dal punto di vista hardware, il nuovo sistema ha permesso di ridurre anche il numero di server impiegati, passati da cinque a tre, semplificando l’infrastruttura e riducendo le risorse necessarie.


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