Therabel e Microsoft Dynamics NAV, all’insegna dell’ottimizzazione dei processi aziendali

Data di pubblicazione: 2011

Le esigenzeTop

Therabel GiEnne Pharma nasce in Italia come filiale del gruppo Therabel nel marzo 1997, dalla cessione di un ramo d'azienda di Nordmark Farmaceutici. Ricerche e prodotti sono concentrati nell’ambito delle aree cardiovascolare, dolore e gastroenterologia. Therabel non svolge ricerca, ma investe in studi clinici, ovvero sviluppo di nuove indicazioni e di nuove forme galeniche di molecole già esistenti. L’azienda produce vari tipi di forme farmaceutiche, attraverso la partnership con specifici fornitori che sono coinvolti nel processo produttivo. Dopo 60 anni di attività prima in Belgio, poi in Francia, nei Paesi Bassi e in Italia, l'ambizione di Therabel è quella di diventare un gruppo farmaceutico europeo, presente in tutti i maggiori Paesi della Comunità Europea.
La realtà italiana della multinazionale del farmaco, per quanto attiene i sistemi informativi, era dotata di un sistema AS/400 che nel tempo si era arricchito di programmi personalizzati. L’AS/400 copriva la gestione della contabilità, del magazzino, degli ordini, del ciclo attivo e passivo. Una volta constatata la progressiva fatica del sistema in uso, l’azienda si è trovata di fronte a due possibili strade da percorrere per far fronte alle nuove necessità: l'espansione dell'AS/400, oppure l'introduzione di un sistema più moderno.
Therabel ha optato per la seconda possibilità in quanto, contestualmente, la casa madre stava suggerendo alle proprie società l’adozione di Microsoft Dynamics NAV, senza imporre una centralizzazione dei sistemi. Le realtà nazionali non sono infatti riconducibili a un’unica architettura, in quanto il mercato farmaceutico è differenziato per singolo Paese. Alla Francia, primo paese ad aver implementato il nuovo ERP, sono seguiti Belgio e Italia.
Therabel Italia ha scelto di adottare la soluzione Microsoft Dynamics NAV non prima comunque di aver valutato differenti opportunità (AS/400, piattaforme ibride…). Per l’implementazione è stato scelto un partner storico sulla piattaforma Microsoft Dynamics NAV e già conosciuto dalla azienda, Microsys, apprezzato per le competenze sulle piattaforme Microsoft e considerato quindi naturale implementatore di Microsoft Dynamics NAV.

La soluzioneTop

Il nuovo ERP adottato da Therabel gestisce oggi tutte le fasi cruciali dell’amministrazione, della logistica e della Supply Chain.
Per quanto attiene l’amministrazione, Microsoft Dynamics NAV supporta: la contabilità generale e la gestione analitica; la contabilità clienti e fornitori; la gestione cespiti, il budget per reparto e natura di spesa integrato nel workflow di approvazione delle richieste di acquisto. Microsoft Dynamics NAV è inoltre interfacciato con un sistema esterno di invio massivo di fatture, e consente l'uso di commesse per specifiche attività, per esempio la gestione dei congressi.
Per quanto riguarda logistica e Supply Chain, l’ERP gestisce gli acquisti, il magazzino, il conto lavoro e le vendite.
Si integra con l'operatore logistico per i diversi flussi in entrata (ordini, spedizioni, giacenze, carichi…) e in uscita (richiesta di spedizione verso clienti). Consente inoltre l'integrazione via XML con il Ministero della Salute per la tracciabilità del farmaco e fornisce le statistiche di vendita.
Alcuni aspetti qui elencati meritano un approfondimento: l’ERP Microsoft consente il controllo del budget e del workflow degli impegni di spesa. Questa funzionalità di controllo non era prevista in AS/400, mentre oggi in Therabel viene eseguita una corretta gestione, anche temporale, dei costi.
Grazie a questa implementazione la società è anche in grado di rispondere con tempestività alle nuove richieste che provengono dalla casa madre. I processi sono oggi tutti tracciati all'interno della soluzione, senza che si renda necessario l’uso di strumenti esterni, ciò ha permesso di ottenere una maggior efficienza complessiva. Infine, a supporto degli utenti, sono stati organizzati a cura dei key user di riferimento e di Microsys, momenti formativi, seguiti dal training on the job.

La tracciabilità del farmaco
Ogni azienda in ambito farmaceutico deve rapportarsi con il Ministero della Salute. Per evitare la contraffazione dei farmaci, sono state negli anni adottate procedure che richiedono alle aziende il dettaglio dei movimenti di vendita dei propri prodotti: in sostanza, una totale tracciabilità. Oggi questo importante lavoro, effettuato affinché Therabel sia conforme con le regole indicate dal Ministero, viene eseguito all’interno di Microsoft Dynamics NAV. La soluzione, a partire dalle transazioni di magazzino, genera i file per il Ministero che sono trasmessi secondo le periodicità statuite.

La gestione del magazzino in outsourcing
Negli anni il sistema AS/400 in uso presso Therabel aveva reso complessa la comunicazione tra l’azienda e il gestore del magazzino, come sempre chiamato ad adeguarsi alle richieste mandante-cliente per tutto ciò che attiene i flussi informativi relativi a movimentazione e stoccaggio della merce. Grazie all’adozione di Microsoft Dynamics NAV, lo scambio dei dati avviene via FTP, oltre ad avere sviluppato nuovi flussi di dati: questa modalità ha notevolmente migliorato la comunicazione col magazzino. La gestione articolata e complessa dei listini, specie per quanto attiene le gare ospedaliere, ha sostituito la procedura custom sviluppata su AS/400. La stessa complessità è stata replicata nell'ERP Microsoft, che però ha portato in dote una maggiore facilità d’uso e una maggiore flessibilità (ad esempio, è ora possibile procedere alla stampa di tutti i dati dell’offerta per il cliente senza dover riscrivere il documento in Word, come avveniva in passato).

I beneficiTop

Negli ultimi due anni Therabel ha dovuto affrontare le richieste sempre più numerose e stringenti – per tempistica e quantità di informazioni – in ambito reportistica da parte della casa madre. Aver adottato l’ERP Microsoft consentirà all’azienda farmaceutica di rispondere con rapidità a ogni tipo di richiesta.
La nuova soluzione consente inoltre una gestione del budget che non era implementata nella soluzione AS/400. Infatti, Microsoft Dynamics NAV importa ed esporta facilmente i dati in Microsoft Excel in modalità nativa, consentendo una migliore gestione degli stessi.
Oggi Therabel riesce a controllare in maniera puntuale la spesa prima che venga allocata, in modo che sia rispondente effettivamente al budget. Con tutti i dati caricati in Microsoft Dynamics NAV, l’azienda otterrà un risparmio di tempi e di costi. Un futuro sviluppo legato alla soluzione prevede l'implementazione del modulo di tesoreria; è in fase di studio – in questo caso a livello di gruppo – l’implementazione anche di un modulo per il “cash pooling”.
Un altro vantaggio emerso dall’adozione di Microsoft Dynamics NAV è la facilità di integrazione della soluzione con moduli esterni. "Abbiamo adottato un sistema aperto che ci garantisce una gestione integrata delle informazioni ed è in grado di adattarsi alle esigenze dell'azienda, che con il passare del tempo aumentano e si fanno via via più impegnative”, afferma la responsabile amministrativa Antonella Larossa. "Quello che abbiamo implementato – precisa il direttore amministrativo finanziario Monica Spagnuolo - è un flusso, prima completamente cartaceo, legato agli ordini di acquisto. La soluzione Microsoft ha consentito una migliore tracciabilità dell’emissione degli ordini automatizzando i processi attraverso il workflow di approvazione”.
Per quanto riguarda il delicato tema della tracciabilità del farmaco, Microsoft Dynamics NAV riesce non solo a generare la reportistica di vendita per il Ministero, ma tiene anche traccia delle eccezioni che si possono verificare. “In questo modo Therabel ha tracciata tutta la casistica legata alla vita dei bollini identificativi delle confezioni e riesce a collegare la parte relativa agli sfridi, ossia agli scarti di lavorazione, con la produzione”, commenta Federico Coletti, direttore della logistica.
Microsoft Dynamics NAV sta portando in Therabel un nuovo modo di pensare e vivere i ruoli professionali: grazie alla semplicità e alla chiarezza della soluzione, le attività non sono più legate alle competenze specifiche di singole persone. Questo comporta una maggiore flessibilità nei processi e un unico sistema si interfaccia in maniera univoca con le singole risorse. "Il che significa, per esempio, che diverse procedure possono essere seguite da persone nuove o diverse, senza che ciò comporti onerosi passaggi di consegna”, commenta il direttore finanziario.
Aver adottato un nuovo e più efficiente sistema di workflow di approvazione degli ordini ha inoltre velocizzato le procedure: i responsabili potranno apporre la loro approvazione in mobilità, per un miglioramento dell’intera procedura.
Fondamentale, per il progetto di implementazione, l’apporto di un partner certificato come Microsys. Commenta Federico Coletti: “Abbiamo avuto al fianco un partner che ha mostrato una profonda esperienza sul prodotto e sulle architetture Microsoft. Con loro è stato facile giungere alle migliori soluzioni per soddisfare le nostre richieste. Ottimi professionisti ci hanno accompagnato in quello che si è subito rivelato un progetto ambizioso, specie se ricordiamo che Microsoft Dynamics NAV è stato implementato in un'azienda farmaceutica, che ha caratteristiche diverse dalle aziende di altri settori merceologici. Microsys e Microsoft sono arrivate là dove Therabel attendeva risposte”.


Il cliente

"Therabel, grazie all’adozione di Microsoft Dynamics NAV, è in grado di rispondere con sollecitudine ai cambiamenti di rotta richiesti dal mercato a dalla casa madre. La tempistica viene rispettata, gli obblighi di legge sono osservati, tutto procede linearmente."

Monica Spagnuolo, Direttore amministrativo e finanziario

I partner

Case History in breve

  • Dimensione azienda: Media Azienda
  • Settore industriale: Chimico e Farmaceutico
  • Scenari:
    • Efficienza Operativa
  • Esigenze di Business:
    • Efficienza e produttività
    • Gestione e analisi dei dati
  • Vantaggi: Microsoft Dynamics NAV ha portato in Therabel un nuovo modo di pensare e vivere i ruoli professionali: grazie alla semplicità e alla chiarezza della soluzione, tutte le attività non sono più legate alle specifiche competenze della persona. Questo garantisce una maggiore flessibilità nei processi.
  • Risparmio: Microsoft Dynamics NAV consente il controllo del budget e del workflow degli impegni di spesa. Questa opportunità di controllo, non prevista nel precedente sistema, consente una corretta gestione, anche temporale, dei costi.
  • Prodotti:
  • Regione: Lombardia